Responsable administratif polyvalent (h/f)
Offre n° O011251020000158
Publiée le 20/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Mairie hotel de ville 11250 saint hilaire, Saint-Hilaire (Aude)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
20/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Effectuer les missions d’accueil, de classement, de comptabilité, de gestion de plannings, de standard téléphonique, de saisie informatique, de préparation de dossiers, de recherches documentaires, d’encaissement en régies, de traitement des dossiers d’urbanisme, d’état-civil.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
- Collaboration avec le Secrétaire de Mairie : la gestion état-civil, l’aide sociale, la paie des agents, la gestion de l’abbaye…
- Faire le lien entre les agents, les élus, les associations, les parents d’élèves et le public
- Gestion administrative du périscolaire
- Gestion du parc immobilier communal locatif
- Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger, accueillir le public
- Organiser et prendre les rendez-vous
- Planifier les réunions et rédiger des procès-verbaux détaillés
- Préparer et distribuer des courriels, mémos, formulaires…
- Aider à la préparation de rapports réguliers
- Développer et tenir un système d’archivage
- Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures de bureau
- Passer les commandes de fournitures de bureau, de produits d’entretien, rechercher de nouvelles offres de fournisseurs
- Tenir à jour les listes de coordonnées
- Organiser les déplacements
- Soumettre et rapprocher les rapports de dépense
- Assister les visiteurs, de manière générale
- Servir de point contact avec les administrés
- Gérer la gestion et location des salles communales
- Gérer et instruire les demandes d’urbanisme
- Gérer et instruire les demandes d’état-civil
Activités secondaires
- Recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants
- Gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats
Polyvalence
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.
- Collaboration avec le Secrétaire de Mairie : la gestion état-civil, l’aide sociale, la paie des agents, la gestion de l’abbaye…
- Faire le lien entre les agents, les élus, les associations, les parents d’élèves et le public
- Gestion administrative du périscolaire
- Gestion du parc immobilier communal locatif
- Répondre aux appels téléphoniques et les rediriger, accueillir le public
- Organiser et prendre les rendez-vous
- Planifier les réunions et rédiger des procès-verbaux détaillés
- Préparer et distribuer des courriels, mémos, formulaires…
- Aider à la préparation de rapports réguliers
- Développer et tenir un système d’archivage
- Mettre à jour et appliquer les politiques et procédures de bureau
- Passer les commandes de fournitures de bureau, de produits d’entretien, rechercher de nouvelles offres de fournisseurs
- Tenir à jour les listes de coordonnées
- Organiser les déplacements
- Soumettre et rapprocher les rapports de dépense
- Assister les visiteurs, de manière générale
- Servir de point contact avec les administrés
- Gérer la gestion et location des salles communales
- Gérer et instruire les demandes d’urbanisme
- Gérer et instruire les demandes d’état-civil
Activités secondaires
- Recensement obligatoire, renseignements nouveaux habitants
- Gérer les relations avec les associations et suivre les partenariats
Polyvalence
- Participer à toutes les tâches nécessaires au bon fonctionnement du service public.
Profils recherchés
- Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
- Connaissance opérationnelle du matériel de bureau, tel que les imprimantes, les télécopieurs…
- Maitrise de MS Office
- Excellentes capacités de gestion des tâches et du temps
- Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes
- Excellentes compétences de communication orale et écrite
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
- Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
- Sens du contact, de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Autonomie, initiative
- Discrétion
- Forte disponibilité
- Sens de la hiérarchie, placée sous l’autorité exclusive du Maire
- Connaissance opérationnelle du matériel de bureau, tel que les imprimantes, les télécopieurs…
- Maitrise de MS Office
- Excellentes capacités de gestion des tâches et du temps
- Souci du détail et capacité à résoudre les problèmes
- Excellentes compétences de communication orale et écrite
- Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches à la fois.
- Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
- Sens du contact, de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Autonomie, initiative
- Discrétion
- Forte disponibilité
- Sens de la hiérarchie, placée sous l’autorité exclusive du Maire
Contact et modalités de candidature
Contact
0468694115
Informations complémentaires
Lettre de motivation obligatoire, CV obligatoire, arrêtés de positionnement administratif.
Adresse de l'employeur
COMMUNE DE SAINT-HILAIRE
>Mairie hotel de ville 11250 saint hilaire
11250 Saint hilaire
>Mairie hotel de ville 11250 saint hilaire
11250 Saint hilaire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.