Assistante de Direction-Gestionnaire de dossiers
Offre n° O012240416001650
Publiée le 16/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Flavin
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
16/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
GRADE DE REFERENCE : Catégorie B de la filière administrative
GRADE D’ACCES : Catégorie C de la filière administrative
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE : Le poste est rattaché à la Direction des Collèges située à Flavin, sous l’autorité du Directeur.
GRADE D’ACCES : Catégorie C de la filière administrative
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE : Le poste est rattaché à la Direction des Collèges située à Flavin, sous l’autorité du Directeur.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
- Effectuer tous travaux de secrétariat classique (enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents, préparation de dossiers…)
- Rédiger des notes (rapports, mails) sur demande de la Direction et réaliser divers travaux bureautiques (compte-rendu, ordres de mission, tableaux…).
- Accueillir et orienter les personnes (physiquement et téléphoniquement) ; Assurer un lien fonctionnel efficace avec les services internes et externes du Pôle et les établissements scolaires.
- Tenir le planning et l’agenda de la Direction ; Organiser les déplacements et les réunions au plan logistique ; Gestion de la boîte mail de la Direction des Collèges.
- Préparer les dossiers de la direction (dossiers administratifs et techniques, dossiers en lien avec les organisations syndicales…).
- Suivre les dossiers de demandes de subventions.
- Prendre les initiatives nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la Direction au plan matériel (gestion des fournitures, stock de papier…) et humain (congés, horaires…).
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
- De nombreux projets sont en cours, et pourront permettre à l’agent de diversifier ses compétences en y étant associé : mise en œuvre du transfert partiel des gestionnaires, mise en place de plans d’interventions dans les collèges publics, établissement du règlement du Service de Restauration et d’Hébergement des collèges publics, mise en place du Projet Alimentaire Territorial en lien avec le Pôle Solidarités des Territoires…
- Etablir et suivre les frais des agents des collèges, en l’absence de coordonnateurs (logiciel GFD).
- L’agent est amené à assurer l’intérim de l’Assistante du Directeur Général Adjoint du Pôle.
- Effectuer tous travaux de secrétariat classique (enregistrement des courriers, classement, reproduction de documents, préparation de dossiers…)
- Rédiger des notes (rapports, mails) sur demande de la Direction et réaliser divers travaux bureautiques (compte-rendu, ordres de mission, tableaux…).
- Accueillir et orienter les personnes (physiquement et téléphoniquement) ; Assurer un lien fonctionnel efficace avec les services internes et externes du Pôle et les établissements scolaires.
- Tenir le planning et l’agenda de la Direction ; Organiser les déplacements et les réunions au plan logistique ; Gestion de la boîte mail de la Direction des Collèges.
- Préparer les dossiers de la direction (dossiers administratifs et techniques, dossiers en lien avec les organisations syndicales…).
- Suivre les dossiers de demandes de subventions.
- Prendre les initiatives nécessaires afin d’assurer le bon fonctionnement quotidien de la Direction au plan matériel (gestion des fournitures, stock de papier…) et humain (congés, horaires…).
MISSIONS COMPLÉMENTAIRES :
- De nombreux projets sont en cours, et pourront permettre à l’agent de diversifier ses compétences en y étant associé : mise en œuvre du transfert partiel des gestionnaires, mise en place de plans d’interventions dans les collèges publics, établissement du règlement du Service de Restauration et d’Hébergement des collèges publics, mise en place du Projet Alimentaire Territorial en lien avec le Pôle Solidarités des Territoires…
- Etablir et suivre les frais des agents des collèges, en l’absence de coordonnateurs (logiciel GFD).
- L’agent est amené à assurer l’intérim de l’Assistante du Directeur Général Adjoint du Pôle.
Profils recherchés
APTITUDES ET QUALIFICATIONS :
- Méthode, rigueur et organisation,
- Posséder des capacités d’initiative, d’anticipation et de réactivité,
- Capacités rédactionnelles et relationnelles,
- Maîtrise de la communication orale et écrite ;
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet…), les outils de communication, les techniques d’accueil et de secrétariat.
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
- Connaissance des processus administratifs de la collectivité, et connaissance des logiciels de gestion dédiés.
MOYENS MIS A DISPOSITION :
- Outils de bureautique classique (Word, Excel et PowerPoint…).
- Logiciels spécifiques : Congés (Incovar), Rapport et Délibération (Airs Délib), Frais de déplacement (GFD), Planning des collèges.
- Téléphone fixe, ordinateur portable.
CONTRAINTES :
- Disponibilité pour s’adapter au plan de charge de la Direction
- Continuité de service sur les périodes de congés scolaires.
- Continuité de service du secrétariat de la Direction Générale du Pôle.
- Méthode, rigueur et organisation,
- Posséder des capacités d’initiative, d’anticipation et de réactivité,
- Capacités rédactionnelles et relationnelles,
- Maîtrise de la communication orale et écrite ;
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, internet…), les outils de communication, les techniques d’accueil et de secrétariat.
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité.
- Connaissance des processus administratifs de la collectivité, et connaissance des logiciels de gestion dédiés.
MOYENS MIS A DISPOSITION :
- Outils de bureautique classique (Word, Excel et PowerPoint…).
- Logiciels spécifiques : Congés (Incovar), Rapport et Délibération (Airs Délib), Frais de déplacement (GFD), Planning des collèges.
- Téléphone fixe, ordinateur portable.
CONTRAINTES :
- Disponibilité pour s’adapter au plan de charge de la Direction
- Continuité de service sur les périodes de congés scolaires.
- Continuité de service du secrétariat de la Direction Générale du Pôle.
Contact
Lien de candidature
Informations complémentaires
contacts :
Monsieur Stéphane GOUBELLE 05.65.59.34.71 stephane.goubelle@aveyron.fr.
Monsieur Stéphane GOUBELLE 05.65.59.34.71 stephane.goubelle@aveyron.fr.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.