Assistant(e) des Elus
Offre n° O012260715001891
Publiée le 28/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville, Rodez (Aveyron (12))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la direction du Directeur Général des Services, vous occupez un rôle crucial dans l’accompagnement au quotidien des élus assurant l’organisation de leurs activités, la gestion de leurs agendas et la préparation des réunions, déplacements et événements. Véritable relais d’information, vous centralisez les demandes, hiérarchisez les priorités et assurez le suivi administratif des dossiers.
A ce titre, vous entretenez des relations régulières avec les services, le Cabinet, les partenaires institutionnels et les usagers, tout en garantissant l’accueil, la circulation de l’information et la qualité du fonctionnement administratif et politique...
A ce titre, vous entretenez des relations régulières avec les services, le Cabinet, les partenaires institutionnels et les usagers, tout en garantissant l’accueil, la circulation de l’information et la qualité du fonctionnement administratif et politique...
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative et organisationnelle de l’agenda des élus :
- Planifier et mettre à jour les agendas des élus
- Centraliser les demandes de rendez-vous
- Organiser les réunions : convocations, réservations de salles, préparation matérielle
- Préparer les dossiers de rendez-vous de réunions (documents, notes, etc.)
- Assurer le relais administratif entre l’élu et les services dans le cadre des décisions prises
Coordination opérationnelle et communication :
- Faire l’interface entre les élus, le cabinet, les services, les partenaires et le public
- Organiser la circulation de l’information, la transmission des courriers et courriels aux élus
- Mettre à jour les calendriers partagés et outils collaboratifs et gérer les circuits administratifs (signatures, parapheurs, etc.)
Gestion administrative et secrétariat :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires et des usagers
- Centraliser, analyser et orienter les demandes vers les bons interlocuteurs (services, élus)
- Mettre à jour des bases de données, registres et tableaux de suivi
- Saisir et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Scanner, photocopier et assembler des documents pour diffusion
- Assurer le classement et l’archivage des documents physiques et numériques
- Planifier et mettre à jour les agendas des élus
- Centraliser les demandes de rendez-vous
- Organiser les réunions : convocations, réservations de salles, préparation matérielle
- Préparer les dossiers de rendez-vous de réunions (documents, notes, etc.)
- Assurer le relais administratif entre l’élu et les services dans le cadre des décisions prises
Coordination opérationnelle et communication :
- Faire l’interface entre les élus, le cabinet, les services, les partenaires et le public
- Organiser la circulation de l’information, la transmission des courriers et courriels aux élus
- Mettre à jour les calendriers partagés et outils collaboratifs et gérer les circuits administratifs (signatures, parapheurs, etc.)
Gestion administrative et secrétariat :
- Assurer l’accueil téléphonique et physique des partenaires et des usagers
- Centraliser, analyser et orienter les demandes vers les bons interlocuteurs (services, élus)
- Mettre à jour des bases de données, registres et tableaux de suivi
- Saisir et mettre en forme courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs
- Scanner, photocopier et assembler des documents pour diffusion
- Assurer le classement et l’archivage des documents physiques et numériques
Profils recherchés
Savoir :
- Maîtriser l'organisation du travail et la gestion du temps
- Comprendre le contexte et les enjeux de la collectivité, en connaître les circuits et les procédures administratives
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite de qualité.
- Bien connaître les missions des services de la collectivité et la relation des services avec les élus
- Connaissances des règles des écrits administratifs
Savoir-être :
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Excellentes qualités relationnelles, bon sens et diplomatie
- Sens de l'accueil : disponibilité, écoute
- Grande rigueur
- Forte réactivité
- Obligations de discrétion et confidentialité
- Qualités rédactionnelles
Contraintes et spécificités du poste :
- Poste avec une forte autonomie
- Grande disponibilité : pics d'activité en fonction des obligations du service
- Interlocuteurs internes : agents de la collectivité tous services confondus, élus du conseil municipal.
- Interlocuteurs externes : partenaires et prestataires extérieurs
- Maîtriser l'organisation du travail et la gestion du temps
- Comprendre le contexte et les enjeux de la collectivité, en connaître les circuits et les procédures administratives
- Connaître les règles de l'expression orale et écrite de qualité.
- Bien connaître les missions des services de la collectivité et la relation des services avec les élus
- Connaissances des règles des écrits administratifs
Savoir-être :
- Autonomie dans l'organisation du travail
- Excellentes qualités relationnelles, bon sens et diplomatie
- Sens de l'accueil : disponibilité, écoute
- Grande rigueur
- Forte réactivité
- Obligations de discrétion et confidentialité
- Qualités rédactionnelles
Contraintes et spécificités du poste :
- Poste avec une forte autonomie
- Grande disponibilité : pics d'activité en fonction des obligations du service
- Interlocuteurs internes : agents de la collectivité tous services confondus, élus du conseil municipal.
- Interlocuteurs externes : partenaires et prestataires extérieurs
Contact et modalités de candidature
Contact
0565778800
Informations complémentaires
Avantages collectifs au travail
- Prime de fin d’année
- Titres restaurant (participation employeur de 50%)
- Participation à la mutuelle labellisée PREVOYANCE
- Participation à la mutuelle SANTE (convention de participation)
- Comité d’Action Sociale
- Forfait Mobilité Durable
- Régime indemnitaire RIFSEEP
- RTT
- Prime de fin d’année
- Titres restaurant (participation employeur de 50%)
- Participation à la mutuelle labellisée PREVOYANCE
- Participation à la mutuelle SANTE (convention de participation)
- Comité d’Action Sociale
- Forfait Mobilité Durable
- Régime indemnitaire RIFSEEP
- RTT
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.