Sous la direction de la Responsable du service Etat Civil, l’agent d’état civil/formalités instruit et constitue les actes d’état-civil, enregistre et délivre des documents administratifs. Assure l’accueil physique et téléphonique des différents publics au sein de sa structure, participe à l’organisation des opérations funéraires, de recensement de la population et du recensement militaire. Il assure la gestion des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports et participe également à l’organisation des élections

ACTIVITES PRINCIPALES :
*Etat-Civil
- Organiser les travaux liés à l’Etat-civil
- Renseigner le public sur les informations relatives à l’Etat-civil
- Réceptionner les déclarations et établissement des actes d’état civil
- Etablir les dossiers de mariage, baptême et assister l’élu dans la célébration
- Tenir administrativement les registres d’état civil
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille…)

*Gestion des cimetières
- Organiser les travaux liés à la gestion des cimetières
- Gérer les inhumations et les titres de concession
- Contrôler et délivrer les diverses autorisations (services des Pompes Funèbres...)
- Attribuer, reprendre ou renouveler les concessions funéraires ;
- Maintenir à jour le fichier cimetière

*Gestion du recensement militaire
*Gestion du recensement de la population
- Enregistrer sur le logiciel de l’INSEE les logements recensés.
*Gestion des élections
- Recevoir les inscriptions, les radiations, les changements d’adresse sur la liste électorale
- Gérer et assurer la révision de la liste électorale
- Participer aux différentes opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux
- Tenir les registres des listes électorales, effectuer les mises à jour nécessaires

*Assurer la gestion des demandes de CNI / Passeports
- Assurer les RDV de dépôts et de remises des titres,
- Traiter les dossiers au dépôt,
- S'informer et informer les usagers sur la réglementation en matière de CNI / passeports
- Assurer le suivi des retours de dossier par le CERT : suivi des dossiers, appels téléphoniques usagers,

*Gestion du courrier arrivé par voie postale ou électronique
- Courrier postal : trier et enregistrer le courrier postal, scanner, archiver et assurer sa diffusion
- Courrier électronique : trier et diffuser les courriers électroniques au bon interlocuteur, les enregistrer au courrier arrivé lorsque nécessaire.

ACTIVITES SPECIFIQUES
- Préparer l'organisation des mariages
- Participer à l'organisation des scrutins électoraux (préparation des dossiers, inscriptions sur les listes électorales, participation à la gestion administrative des bureaux de vote, participation aux opérations de dépouillement...)

Savoirs :
- Cadre réglementaire en matière d’état-civil
- Conventions internationales sur la délivrance des actes
- Droit des personnes à travers les registres d'état civil
- Droit des étrangers résidant sur le territoire - Notions des coutumes des pays
- Maîtrise de l’outil informatique (traitement de texte, Excel, Powerpoint, utilisation de logiciels métiers)
- Législation sur l'autorité et transmission du nom, du prénom
- Législation en matière électorale
- Législation en matière funéraire
- Procédures de l'adoption, de la recherche des origines
- Procédures relatives au mariage (formalités, publication des bans, mariage in extremis, etc...)
- Procédures relatives aux formalités administratives
- Progiciel de gestion de l'état civil

Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner le public sur les services de l'état civil
- Auditionner les couples pour le consentement mutuel
- Contrôler les actes juridiques, attestations et justificatifs fournis
- Délivrer sur demandes des extraits de registre
- Etablir les actes de publication pour les mariages
- Etablir les différents actes d'état civil
- Expliquer les actes et leurs conséquences
- Expliquer les procédures et les modalités pour les différents actes d'état civil
- Inscrire le mariage dans le registre
- Préparer les actes et livret de famille
- Règles communes à la rédaction des actes d'état civil
- Rédiger des courriers, arrêtés, actes administratifs divers

Savoir-être :
- A l’écoute, d’empathique
- Organisé
- Priorisé son travail selon les objectifs
- Rigoureux, précis
- Appliqué
- Polyvalent
- Impassible