Au sein de la Direction Générale Adjointe Ville Protégée (DGAP), vous exercerez à la Division Prévention du Bataillon de Marins-Pompiers de Marseille.
La Division Prévention, dans son rôle d’identification des situations à risques d’incendie ou de panique, réalise dans le cadre des commissions de sécurité ou en qualité de service d’incendie et de secours, le traitement, l’instruction et le suivi de près de 20000 établissements implantés sur le territoire de la commune de Marseille.
Par la suite, celle-ci propose les actions susceptibles d’améliorer le niveau de sécurité de manière à retrouver un niveau de sécurité jugé satisfaisant.
Afin d’assurer un suivi et une traçabilité d’environ 18000 courriers par an, la personne responsable du secrétariat aura la charge d’une équipe pour organiser l’enregistrement des courriers entrants, la diffusion de ceux-ci à travers les différents bureaux de la Division, la gestion du courrier départ ainsi que l’ensemble de la numérotation afférente aux ordres de la Division, rapports d’étude ou de visites, procès-verbaux, et tout autre document prêt à l’envoi.
En terme de secrétariat de commission, la tenue à jour de la planification, le suivi des avis défavorables, des avis différés et des notifications vers pétitionnaires s’ajoutent à la rédaction des ordres du jour des commissions et à la convocation des membres.
Le contrôle de forme et l’archivage des productions de la Division est une mission particulièrement importante tout comme l’accueil physique et téléphonique des différents pétitionnaires.

Sous l’autorité du Chef de la Division Prévention, votre rôle consistera à gérer une cellule de management de l’information et son personnel, assurer l’accueil physique et téléphonique des différents pétitionnaires et participer à des réunions à forts enjeux.

Vos principales missions seront :

• Organiser les missions du secrétariat et manager une équipe ;
• Adapter l’organisation du secrétariat au fur et à mesure des évolutions des projets « digitalisation » et « dématérialisation » ;
• Suivre, tracer, numéroter et archiver l’ensemble de la documentation entrante et sortante de la Division ;
• Mettre en place les différentes commissions de sécurité de la saisine du pétitionnaire jusqu’à l’envoi des procès-verbaux associés aux lettres de notification afférentes.

Titulaire d’une formation administrative (Bac à Bac +2), vous disposez d’une expérience significative d’au moins 5 années sur un poste de secrétariat.
Force de proposition, vous appréciez manager et travailler en équipe et savez faire preuve de dynamisme et de réactivité.
Doté(e) du sens des responsabilités et du respect de la hiérarchie, vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre rigueur et votre disponibilité.