ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(E) - RESIDENCE AUTONOMIE OUSTAOU
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Offre n° O013240322000532
Publiée le 22/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
AIX-EN-PROVENCE
Poste à pourvoir le
21/04/2024
Date limite de candidature
21/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
28h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(E) - RESIDENCE AUTONOMIE OUSTAOU
Missions / conditions d'exercice
L'assistant(e) administratif(ve) de la Résidence est le premier niveau d'écoute des usagers et de leurs familles. Il/elle est le point d'entrée pour toutes les démarches administratives en lien avec la résidence (contrat de séjour, facturation des prestations notamment.
Par sa rigueur, sa qualité de communication et son autonomie, il assure la sécurisation administrative et comptable du service.
MISSIONS PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir le public (usagers, familles, partenaires extérieurs, entreprises tierces)
Prendre des messages, assurer le traitement des appels téléphoniques et courriels entrants
Orienter les demandes aux services, personnes compétentes, en fonction de leur objet, leur degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication, renseigner les interlocuteurs sur le fonctionnement et l'organisation de la structure
Traitement de dossier, planification et secrétariat :
Rédiger tous courriers, documents et actes administratifs
Trier, classer, numériser, archiver la documentation de la résidence
Gérer et actualiser la base de données résidents
Utiliser le logiciel métier de gestion de la résidence
Conseiller les usagers sur les procédures, en lien notamment avec les agents du CCAS
Préparer les dossiers pour les diverses instances (Conseil de la Vie Sociale, Conseil d'administration du CCAS)
Assurer la saisie et le suivi de la facturation des prestations de la Résidence
Assister la responsable de l'Etablissement dans le suivi de l'agenda, des plannings
Par sa rigueur, sa qualité de communication et son autonomie, il assure la sécurisation administrative et comptable du service.
MISSIONS PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique du public :
Accueillir le public (usagers, familles, partenaires extérieurs, entreprises tierces)
Prendre des messages, assurer le traitement des appels téléphoniques et courriels entrants
Orienter les demandes aux services, personnes compétentes, en fonction de leur objet, leur degré d'urgence
Présenter des documents d'information et de communication, renseigner les interlocuteurs sur le fonctionnement et l'organisation de la structure
Traitement de dossier, planification et secrétariat :
Rédiger tous courriers, documents et actes administratifs
Trier, classer, numériser, archiver la documentation de la résidence
Gérer et actualiser la base de données résidents
Utiliser le logiciel métier de gestion de la résidence
Conseiller les usagers sur les procédures, en lien notamment avec les agents du CCAS
Préparer les dossiers pour les diverses instances (Conseil de la Vie Sociale, Conseil d'administration du CCAS)
Assurer la saisie et le suivi de la facturation des prestations de la Résidence
Assister la responsable de l'Etablissement dans le suivi de l'agenda, des plannings
Profils recherchés
Formation et/ou expérience dans le domaine de l'assistance administrative avec expérience souhaitée
Excellente pratique de l'accueil du public, téléphonique et physique
Maitrise des outils informatiques
Capacité rédactionnelle et aisance relationnelle
Sens du service au public,
Dynamisme, diplomatie et autonomie dans le travail
Strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Faculté d'adaptation rapide
Conditions :
Poste à pourvoir : dès que possible
Temps de travail : temps non complet soit 17h30 par semaine
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
Emploi soumis à l'obligation vaccinale contre la Covid-19
Excellente pratique de l'accueil du public, téléphonique et physique
Maitrise des outils informatiques
Capacité rédactionnelle et aisance relationnelle
Sens du service au public,
Dynamisme, diplomatie et autonomie dans le travail
Strict respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Faculté d'adaptation rapide
Conditions :
Poste à pourvoir : dès que possible
Temps de travail : temps non complet soit 17h30 par semaine
Recrutement par voie statutaire ou contractuelle
Emploi soumis à l'obligation vaccinale contre la Covid-19
Contact
Contact
0442957070
Informations complémentaires
Adresser lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ
À l'adresse suivante :
Mairie de la Roque d'Anthéron
Service Ressources Humaines
2 avenue de l'Europe Unie
13640 LA ROQUE D'ANTHERON
À l'adresse suivante :
Mairie de la Roque d'Anthéron
Service Ressources Humaines
2 avenue de l'Europe Unie
13640 LA ROQUE D'ANTHERON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.