Chargé d'accueil et de gestion administrative
Offre n° O013240326000656
Publiée le 26/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Septèmes-les-Vallons
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
25/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (IFSE) + tickets restaurant + participation mutuelle et prévoyance + Comité d'œuvres sociales
Descriptif de l'emploi
En raison du départ en disponibilité d'un agent, la collectivité de Septèmes-les-Vallons recherche un agent chargé d'accueil et de gestion administrative pour le service Education - Transport.
Missions / conditions d'exercice
1. Activités principales :
- Accueillir et informer les publics;
- Assurer les inscriptions liées à l'activité du service Enfance Education : inscriptions scolaires, aux services de restauration et d'animation périscolaire ;
- Traiter les aspects matériels et comptables afférents au fonctionnement des écoles ;
- Assurer la vente des abonnements des transports scolaires ;
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives ;
- Participer à l'organisation du service ;
- Traiter les différents documents et courriers ;
- Traiter informatiquement les dossiers.
2. Activités secondaires :
- Représenter la collectivité lors de réunions en lien avec les missions de la direction ;
-Se tenir informé des procédures instaurées par la Métropole Aix-Marseille Provence en matière de transport.
3. Activités spécifiques :
- Exécuter, suivre et mettre en forme des décisions et dossiers liés au transport sur le territoire de la commune ;
- Gérer et suivre la régie.
- Accueillir et informer les publics;
- Assurer les inscriptions liées à l'activité du service Enfance Education : inscriptions scolaires, aux services de restauration et d'animation périscolaire ;
- Traiter les aspects matériels et comptables afférents au fonctionnement des écoles ;
- Assurer la vente des abonnements des transports scolaires ;
- Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives ;
- Participer à l'organisation du service ;
- Traiter les différents documents et courriers ;
- Traiter informatiquement les dossiers.
2. Activités secondaires :
- Représenter la collectivité lors de réunions en lien avec les missions de la direction ;
-Se tenir informé des procédures instaurées par la Métropole Aix-Marseille Provence en matière de transport.
3. Activités spécifiques :
- Exécuter, suivre et mettre en forme des décisions et dossiers liés au transport sur le territoire de la commune ;
- Gérer et suivre la régie.
Profils recherchés
1. Savoirs :
- Connaissances des procédures administratives, comptables et financières afférentes à l'activité du service ;
- Connaissance des logiciels bureautiques Word et Excel, de la messagerie Outlook, et des applicatifs métiers CONCERTO et CIRIL Finances ;
- Techniques de communication orale et écrite ;
- Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire ;
- Connaissance des techniques rédactionnelles administratives de base ;
- Connaissance des fonctions et rôles des membres de la collectivité.
2. Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner les usagers de façon adaptée et professionnelle ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
- Rendre compte des situations et rédiger des rapports ;
- Mettre en forme et présenter les dossiers ;
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers, rédiger des comptes-rendus ;
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Respecter les échéances ;
- Vérifier la conformité de la procédure administrative ;
- Vérifier la validité de l'information traitée.
3. Savoir-être :
- Rigueur et organisation ;
- Sens du travail en équipe ;
- Aptitudes relationnelles ;
- Sens de l'écoute ;
- Autonomie ;
- Réactivité ;
- Sens de l'initiative ;
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve ;
- Agilité mentale ;
- Connaissances des procédures administratives, comptables et financières afférentes à l'activité du service ;
- Connaissance des logiciels bureautiques Word et Excel, de la messagerie Outlook, et des applicatifs métiers CONCERTO et CIRIL Finances ;
- Techniques de communication orale et écrite ;
- Maîtrise des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire ;
- Connaissance des techniques rédactionnelles administratives de base ;
- Connaissance des fonctions et rôles des membres de la collectivité.
2. Savoir-faire :
- Accueillir et renseigner les usagers de façon adaptée et professionnelle ;
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques ;
- Rendre compte des situations et rédiger des rapports ;
- Mettre en forme et présenter les dossiers ;
- Prendre des notes, mettre en forme tous types de courriers, rédiger des comptes-rendus ;
- Préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- Respecter les échéances ;
- Vérifier la conformité de la procédure administrative ;
- Vérifier la validité de l'information traitée.
3. Savoir-être :
- Rigueur et organisation ;
- Sens du travail en équipe ;
- Aptitudes relationnelles ;
- Sens de l'écoute ;
- Autonomie ;
- Réactivité ;
- Sens de l'initiative ;
- Discrétion professionnelle et devoir de réserve ;
- Agilité mentale ;
Contact
Contact
0491963109
Informations complémentaires
Adresser un curriculum vitae ainsi qu'une lettre de motivation à l'attention de Madame la Directrice des Ressources Humaines.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.