La mission principale de l’assistant administratif sera d’effectuer l’accueil de public, la gestion administrative et la saisie informatique relative à un dispositif d’accompagnement socio-professionnel (Plie - Plan local pour l’insertion et l’emploi).

Missions Principales
- Accueil téléphonique/physique et renseignements des personnes orientées vers le PLIE ;
- Réalisation de l’inscription des personnes orientées (gestion administrative et création du dossier sur le logiciel Viesion) ;
- Gestion des dossiers des personnes suivies dans le PLIE : contrôle, mise à jour, classement, réalisation de courriers, traitement de tableaux ;
- Mise à jour de l’extranet du Département des dossiers des allocataires du RSA suivis dans le Plie ;
- Traitement administratif des commissions mensuelles et hebdomadaire et des aides individuelles Plie ;
- Création et mise à jour de tableaux Excel ;
- Transmission d’informations et relations avec les partenaires ;
- Organisation des réunions et rendez-vous des agents service (planification, réservation de salle/véhicule, frais de déplacement, ordre de mission) ;
- Classement, archivage ;
- Gestion des actions collectives du Plie (réservations salles /matériels, extraction, traitement et envoi des feuilles d’émargement, préparation des dossiers supports).

Missions Spécifiques
- Gestion des notes, courriers, compte-rendu de réunion du service : mise en forme, organisation et suivi du circuit de visas et de signatures, gestion des envois/transmission, mailing ;
- Réalisation de documents simples de communication ;
- Appui dans l’organisation d’évènements ;
- Correspondant du service sur les moyens généraux ;

Connaissances
• Secrétariat
• Logiciel de traitement de texte, tableur.

Aptitudes
• Sens de l’accueil et de l’écoute
• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Maîtrise de l’outil informatique
• Capacité d’adaptation
• Travail en équipe
• Aptitude rédactionnelle souhaitables