Agent Administratif Logement
Offre n° O013240417001376
Publiée le 17/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Forte d'une population de plus de 45000 habitants qui en fait la 5e ville du département des Bouches-du-Rhône, la ville d'Aubagne est reconnue pour son dynamisme économique, culturel et sportif. Mais c'est aussi une cité riche de son patrimoine et de ses traditions qui participent à sa renommée.
Lieu de travail
AUBAGNE
Poste à pourvoir le
15/06/2024
Date limite de candidature
19/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
- ENVIRONNEMENT
Au sein de la Direction Aménagement et Gestion du Patrimoine, vous êtes l'assistant(e) du service Logement - Habitat. Vous assurez plus particulièrement le secrétariat du service et vous êtes la référente OPEN Courrier. Vous assurez le suivi et la mise en place des tableaux de bord et de reporting pour la Responsable du service.
Au sein de la Direction Aménagement et Gestion du Patrimoine, vous êtes l'assistant(e) du service Logement - Habitat. Vous assurez plus particulièrement le secrétariat du service et vous êtes la référente OPEN Courrier. Vous assurez le suivi et la mise en place des tableaux de bord et de reporting pour la Responsable du service.
Missions / conditions d'exercice
Missions, activités et conditions d'exercice II - MISSIONS
1/ Traitement du courrier et secrétariat du service :
Vous êtes garante de la bonne exécution des tâches administratives du service et en assurez le secrétariat.
Vous êtes la référente OPEN Courrier. A ce titre, vous supervisez l'activité confiée à l'agent dédié. Vous informez votre hiérarchie des priorités à traiter, et rédigez des courriers de réponses en lien avec l'adjointe du service. Vous veillez également à ce que les courriers préparés par l'agent en charge du traitement du courrier soient conformes avec la charte graphique.
Vous êtes en charge du classement des documents et de leur archivage (papier et informatique).
Vous assurerez le secrétariat de l'élue déléguée au Logement et à l'Habitat (courriers appels occasionnels).
2/ Suivi des tableaux de bord et de reporting :
Vous veillez à ce que les outils de suivi, tableaux de bord et de reporting soient correctement renseignés et tenus à jour (suivi des attributions, permanences, habitat indigne, ...).
3/ Accueil du public sur RDV en cas de besoin :
Vous renseignez les usagers sur les démarches à effectuer pour demander un logement social et les pièces à fournir. Vous les orientez vers les partenaires, et recueillez les éléments nécessaires à la mise à jour de leur dossier sous PELEHAS. Vous participez à la tenue des tableaux de suivi ad hoc (accueil physique au bureau du CCAS sur RDV, accueil téléphonique le cas échéant le matin en cas d'absence des agents concernés).
4/ Missions annexes en binôme avec l'adjointe du service :
Gestion administrative des congés, gestion de l'agenda et des messages à l'attention de la responsable du service.
Vous pouvez être amené à vous déplacer pour des réunions. Vous veillez à la continuité du service et à la circulation des informations au sein de l'équipe.
1/ Traitement du courrier et secrétariat du service :
Vous êtes garante de la bonne exécution des tâches administratives du service et en assurez le secrétariat.
Vous êtes la référente OPEN Courrier. A ce titre, vous supervisez l'activité confiée à l'agent dédié. Vous informez votre hiérarchie des priorités à traiter, et rédigez des courriers de réponses en lien avec l'adjointe du service. Vous veillez également à ce que les courriers préparés par l'agent en charge du traitement du courrier soient conformes avec la charte graphique.
Vous êtes en charge du classement des documents et de leur archivage (papier et informatique).
Vous assurerez le secrétariat de l'élue déléguée au Logement et à l'Habitat (courriers appels occasionnels).
2/ Suivi des tableaux de bord et de reporting :
Vous veillez à ce que les outils de suivi, tableaux de bord et de reporting soient correctement renseignés et tenus à jour (suivi des attributions, permanences, habitat indigne, ...).
3/ Accueil du public sur RDV en cas de besoin :
Vous renseignez les usagers sur les démarches à effectuer pour demander un logement social et les pièces à fournir. Vous les orientez vers les partenaires, et recueillez les éléments nécessaires à la mise à jour de leur dossier sous PELEHAS. Vous participez à la tenue des tableaux de suivi ad hoc (accueil physique au bureau du CCAS sur RDV, accueil téléphonique le cas échéant le matin en cas d'absence des agents concernés).
4/ Missions annexes en binôme avec l'adjointe du service :
Gestion administrative des congés, gestion de l'agenda et des messages à l'attention de la responsable du service.
Vous pouvez être amené à vous déplacer pour des réunions. Vous veillez à la continuité du service et à la circulation des informations au sein de l'équipe.
Profils recherchés
III - QUALITES REQUISES
- Rigueur, esprit d'initiative et d'équipe, autonomie, discrétion, réactivité et discernement,
- Sens de l'organisation et du service public, qualités relationnelles et d'écoute, adaptabilité aux différents publics,
IV - COMPETENCES DEMANDEES
- Culture administrative indispensable et expérience sur un poste d'accueil appréciée
- Maîtrise des outils informatiques : traitement de texte (Word), tableur (Excel), Publipostage
- Compétences rédactionnelles
- Maîtrise de l'analyse du caractère d'urgence des sollicitations et gestion des priorités
La connaissance du milieu HLM, des réseaux sociaux, des cités et des populations fragiles serait un plus, ainsi que la connaissance de la réglementation afférente au logement social.
- Rigueur, esprit d'initiative et d'équipe, autonomie, discrétion, réactivité et discernement,
- Sens de l'organisation et du service public, qualités relationnelles et d'écoute, adaptabilité aux différents publics,
IV - COMPETENCES DEMANDEES
- Culture administrative indispensable et expérience sur un poste d'accueil appréciée
- Maîtrise des outils informatiques : traitement de texte (Word), tableur (Excel), Publipostage
- Compétences rédactionnelles
- Maîtrise de l'analyse du caractère d'urgence des sollicitations et gestion des priorités
La connaissance du milieu HLM, des réseaux sociaux, des cités et des populations fragiles serait un plus, ainsi que la connaissance de la réglementation afférente au logement social.
Contact
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.