Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, la nouvelle municipalité entend promouvoir de nouvelles politiques publiques afin de rendre Marseille plus juste, plus verte et plus durable, en mettant les citoyennes et citoyens au centre de ses prérogatives.
Afin d’accompagner ces engagements, la Ville de Marseille peut compter sur la force de ses 12 000 agents avec la volonté de renforcer et de transformer son administration pour un service public innovant et moderne. La Direction du Protocole, sous l’autorité directe du Directeur Général des Services, est chargée de mettre en œuvre les missions de représentations du Maire et des élus et d’organiser l’ensemble du fonctionnement logistique et technique de l’Hôtel de Ville, au cœur de l’administration municipale.
Contexte :
La Direction du Protocole est dotée de 3 services dont la coordination est absolument indispensable au bon fonctionnement quotidien de l’institution :
• Le service gestion du protocole, chargé de la coordination des cérémonies officielles et des déplacements
• Le service des manifestations protocolaires, chargé d’organiser le montage des manifestations et de les accompagner sur le plan technique
• Le service de l’administration générale, chargé du fonctionnement administratif de la direction et des moyens humains et matériels nécessaires déployés sur le périmètre de l’Hôtel de Ville.

Votre rôle consistera à :
• Effectuer un accueil physique et téléphonique ;
• Gérer un ou plusieurs agendas ;
• Réceptionner des courriers ou parapheurs et en assurer la diffusion et/ou le suivi ;
• Préparer des dossiers et constituer des archives (dématérialisées ou non) ;
• Planifier et organiser des réunions ou visio-conférences ;
• Effectuer des réservations (salles de réunion, déplacements..) ;
• Mettre en forme des courriers, les enregistrer, les archiver et les diffuser
• Prendre contact avec d’autres secrétariats ou services ;
• Procéder aux commandes de fournitures de bureau
• Résoudre des problèmes logistiques ou informatiques mineurs en lien avec les services compétents.

Vous possédez le niveau BAC ou êtes titulaire du BAC.
Vous avez des compétences en secrétariat (et une expérience professionnelle dans ce domaine.
Vous maîtrisez le logiciel Libre Office, le publipostage, la prise de notes, l’usage d’Internet et les outils de gestion de fichiers.
Vous avez l’esprit d’équipe, le sens du service public, une bonne présentation et une forte disponibilité. Vous êtes reconnu(e) pour vos excellentes qualités relationnelles et votre sens de la diplomatie, vos capacités d'organisation, d’adaptation, de rigueur et de réactivité.
Vous savez faire preuve de sérieux, de réserve et de discrétion