Au sein de la Direction des Solidarités et de l'Action Sociale (DSAS), rattachée à la Direction Générale Adjointe « Ville Plus Juste, Plus Sûre et Plus Proche » (DGAJSP), vous participez à l’organisation de la vie de la Direction et coordonnez les activités administratives au sein de l’équipe des fonctions supports.

Contexte

En tant que Direction opérationnelle de la DGAJSP, la Direction des Solidarités et de l’Action Sociale est chargée de mettre en œuvre la stratégie d’action sociale de la Ville de Marseille.
Poursuivant un objectif de développement de ses actions à destination des plus démunis, la DSAS possède le seul SAMU Social municipal de France, ainsi qu’un service de Collecte de Dons et de Gestion de bains douches municipaux.
Direction en plein développement et structuration la DSAS ré-internalise ses fonctions supports (administrative, Rh, comptabilité) afin de renforcer les deux services opérationnels.
Dans ce contexte, le secrétariat est chargé de la gestion et du suivi des dossiers mais également de la correspondance. Il organise et tient à jour les plannings de congés en lien avec la gestionnaire RH.
Le secrétariat intervient de manière privilégiée auprès des cheffes de services de la DSAS sur le suivi et la transmission d’information de la direction. Il procède également à la réservation des salles de réunions.
Le secrétariat a la responsabilité des titres restaurants (gestionnaire titulaire) et s’organise une fois par mois avec le gestionnaire suppléant du contrôle, du suivi et de la distribution des titres aux agents de la DSAS.

Votre rôle consistera à :

• Gérer le courrier, les parapheurs et les circuits de diffusion ;
• Préparer et suivre les dossiers (saisie et mise en forme des divers documents) ;
• Enregistrer le courrier sur le logiciel Igecour ;
• Assurer l’accueil des partenaires reçus sur le site (visites occasionnelles) ;
• Apporter votre appui à la conception et au pilotage des grands projets de la Direction ;
• Être partie prenante du travail de l’équipe Administrative et Financière (SAF) ;
• Être mobilisé(e) en renfort administratif sur les différents services de la DSAS en fonction des besoins ;
• Contribuer à la transmission d’informations auprès du personnel en lien avec le Responsable Administratif ;
• Effectuer le suivi et la distribution des titres restaurant en binôme avec un autre agent référent au sein de la Direction ;
• Participer au suivi de la gestion du parc informatique de la Direction avec les référents de la Direction d’Appui Fonctionnel de la DGAJSP.



Vos avantages

• Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
• Prestations sociales (tickets restaurant, comité d’action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...)

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d’un diplôme en secrétariat ou équivalent, vous disposez d’une expérience sur un poste similaire.
Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement des collectivités territoriales, les instances, process et circuits de décision.
Vous maîtrisez l’expression écrite et orale, les techniques de secrétariat ainsi que les outils bureautiques et informatiques.
Doté(e) de qualités relationnelles, vous êtes capable de travailler en équipe et savez respecter la confidentialité.
Organisé(e) et précis(e), vous faites preuve d’une grande rigueur dans la gestion du temps et des calendriers.

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