Assistant Administratif
Offre n° O013251002000747
Publiée le 02/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville, Istres (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
06/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous la Direction Générale Adjointe Administration Générale, l'agent sera placé sous l’autorité du responsable de la Direction Accueil Usagers
Missions / conditions d'exercice
- Connaître toutes les missions et obligations qui incombent à un officier d'état civil
- Contrôler et à veiller à la bonne tenue des registres d'état civil
- Réceptionner et traiter tous les actes de l'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès,
changement de noms, changement de prénoms)
- Être un interlocuteur privilégié avec les autres administrations (Tribunaux, Préfecture, ... )
- Rédiger divers courriers et mails
- Traiter les dossiers de jugement de divorce et de séparation de corps
- Participer aux auditions préalables à la cérémonie des mariages
- Procéder à la mise à jour des actes
- Délivrer des actes d'état civil aux administrés
- Mettre à jour les actes et registres par les mentions
- Délivrer et mettre à jour les livrets de famille
- Gérer les demandes de débits de boissons
- Prendre les arrêtés relatifs aux besoins du services
- Procéder en fin d'année à la répartition et au numérotage des feuilles d'état civil des registres de
l'année à venir
- Délivrer différentes autorisations (fermeture de cercueil, crémation, ... )
- Accueillir et renseigner le public
- Traiter les dossiers de PACS et de mariage
- Traiter les dossiers de changement de nom
- Traiter les dossiers de changement de prénom et participer à la commission de changement de
prénom
- Incrémenter et faire vivre les tableaux de bord
- Traiter le courrier
- Traiter les demandes intranet
- Traiter les demandes COMEDEC
- Former et être tuteur des nouveaux agents pour l'acquisition des informations et compétences
nécessaires à la bonne exécution de leurs missions.
- Archivage
Activités accessoires du poste :
- Assister l'élu pour la célébration des mariages et des baptêmes en semaine et le samedi
- Contrôler et à veiller à la bonne tenue des registres d'état civil
- Réceptionner et traiter tous les actes de l'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès,
changement de noms, changement de prénoms)
- Être un interlocuteur privilégié avec les autres administrations (Tribunaux, Préfecture, ... )
- Rédiger divers courriers et mails
- Traiter les dossiers de jugement de divorce et de séparation de corps
- Participer aux auditions préalables à la cérémonie des mariages
- Procéder à la mise à jour des actes
- Délivrer des actes d'état civil aux administrés
- Mettre à jour les actes et registres par les mentions
- Délivrer et mettre à jour les livrets de famille
- Gérer les demandes de débits de boissons
- Prendre les arrêtés relatifs aux besoins du services
- Procéder en fin d'année à la répartition et au numérotage des feuilles d'état civil des registres de
l'année à venir
- Délivrer différentes autorisations (fermeture de cercueil, crémation, ... )
- Accueillir et renseigner le public
- Traiter les dossiers de PACS et de mariage
- Traiter les dossiers de changement de nom
- Traiter les dossiers de changement de prénom et participer à la commission de changement de
prénom
- Incrémenter et faire vivre les tableaux de bord
- Traiter le courrier
- Traiter les demandes intranet
- Traiter les demandes COMEDEC
- Former et être tuteur des nouveaux agents pour l'acquisition des informations et compétences
nécessaires à la bonne exécution de leurs missions.
- Archivage
Activités accessoires du poste :
- Assister l'élu pour la célébration des mariages et des baptêmes en semaine et le samedi
Profils recherchés
Savoir (connaissances théoriques, titres requis*)
- Etre polyvalente pour s'adapter aux besoins du service
- Avoir des connaissances en matière de droit civil
- Maîtriser les instructions générales relatives à l'état civil
- Participer à des stages et formations pour suivre l'évolution de la législation
- Avoir la délégation pour exercer les fonctions d'officier d'état civil
Savoir-faire (connaissances pratiques)
- Aptitude à se former à l'utilisation de logiciels spécifiques au service
- Posséder une bonne connaissance de l'outil informatique, d'intranet et d'internet
Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe ... )
- Avoir le sens du service public
- Discrétion et devoir de confidentialité sont les qualités requises pour exercer ces fonctions qui
nécessitent par ailleurs une grande capacité d'écoute
- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités et du travail en équipe
. RISQUES PROFESSIONNELS
- Faire face à l'agressivité du public
- Risque de présentation de faux documents
- Etre polyvalente pour s'adapter aux besoins du service
- Avoir des connaissances en matière de droit civil
- Maîtriser les instructions générales relatives à l'état civil
- Participer à des stages et formations pour suivre l'évolution de la législation
- Avoir la délégation pour exercer les fonctions d'officier d'état civil
Savoir-faire (connaissances pratiques)
- Aptitude à se former à l'utilisation de logiciels spécifiques au service
- Posséder une bonne connaissance de l'outil informatique, d'intranet et d'internet
Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe ... )
- Avoir le sens du service public
- Discrétion et devoir de confidentialité sont les qualités requises pour exercer ces fonctions qui
nécessitent par ailleurs une grande capacité d'écoute
- Avoir le sens de l'organisation, des responsabilités et du travail en équipe
. RISQUES PROFESSIONNELS
- Faire face à l'agressivité du public
- Risque de présentation de faux documents
Contact et modalités de candidature
Contact
0413295247
Informations complémentaires
Présélection sur dossier et expérience.
Candidature à adresser uniquement via le site.
Non ouvert aux agents contractuels
Candidature à adresser uniquement via le site.
Non ouvert aux agents contractuels
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.