Secrétariat de la direction du cabinet
Offre n° O013251017000584
Publiée le 17/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville, Istres (Bouches-du-Rhône)
Poste à pourvoir le
01/12/2025
Date limite de candidature
20/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de Monsieur le Maire, l'agent sera placé sous la responsabilité du directeur de cabinet
Missions / conditions d'exercice
ASSURER L'ENSEMBLE DU SUIVI ADMINISTRATIF, LOGISTIQUE ET ORGANISATIONNEL LIÉ AUX FONCTIONS DE VICE-PRÉSIDENT DE LA MÉTROPOLE.
PRÉPARATION DES RÉUNIONS, GESTION DES DOSSIERS, DES DÉPLACEMENTS, TRAITEMENT DU COURRIER ET COORDINATION ENTRE LES INSTANCES MÉTROPOLITAINES.
Activités principales du poste :
- Préparer les dossiers des réunions du Maire dans le cadre de sa délégation de Vice-Président de la Métropole ... collecte des documents, relecture, mise en forme, diffusion
- Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers en cours
- Planifier et organiser les réunions de coordination entre la mairie, les élus métropolitains et les différentes institutions
- Réceptionner et vérifier la diffusion des comptes rendus
- Gérer les agendas du Maire et des Vice-Présidents pour la planification des réunions et la
coordination avec les différents services, institutions ...
- Organiser la logistique des réunions et déplacements sur le territoire métropolitain
- Assurer la cohérence des planning avec les obligations institutionnelles (Conseils,
Commissions ... )
- Traitement des appels téléphoniques avec différentes institutions (Préfecture, Sous-Préfecture, Métropole, Gipreb, GPMM .... )
- Assurer la réception, le tri et l'enregistrement du courrier « arrivé » adressé au Maire dans le cadre de sa délégation de Vice-Président
- Frapper, mettre en forme et suivre les courriers réponses
PRÉPARATION DES RÉUNIONS, GESTION DES DOSSIERS, DES DÉPLACEMENTS, TRAITEMENT DU COURRIER ET COORDINATION ENTRE LES INSTANCES MÉTROPOLITAINES.
Activités principales du poste :
- Préparer les dossiers des réunions du Maire dans le cadre de sa délégation de Vice-Président de la Métropole ... collecte des documents, relecture, mise en forme, diffusion
- Assurer la mise à jour et le suivi des dossiers en cours
- Planifier et organiser les réunions de coordination entre la mairie, les élus métropolitains et les différentes institutions
- Réceptionner et vérifier la diffusion des comptes rendus
- Gérer les agendas du Maire et des Vice-Présidents pour la planification des réunions et la
coordination avec les différents services, institutions ...
- Organiser la logistique des réunions et déplacements sur le territoire métropolitain
- Assurer la cohérence des planning avec les obligations institutionnelles (Conseils,
Commissions ... )
- Traitement des appels téléphoniques avec différentes institutions (Préfecture, Sous-Préfecture, Métropole, Gipreb, GPMM .... )
- Assurer la réception, le tri et l'enregistrement du courrier « arrivé » adressé au Maire dans le cadre de sa délégation de Vice-Président
- Frapper, mettre en forme et suivre les courriers réponses
Profils recherchés
Savoir (connaissances théoriques, titres requis*):
- Connaissance du fonctionnement de la Métropole et des différentes instances
- Maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des procédures administrative
Savoir-faire (connaissances pratiques):
- Capacité à gérer plusieurs agendas simultanément
- Rigueur et sens de l'organisation dans la préparation et le suivi des dossiers
- Discrétion, sens de la confidentialité
Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe ... ):
- Sens du relationnel et du service public
- Réactivité, autonomie et capacité d'adaptation
- Connaissance du fonctionnement de la Métropole et des différentes instances
- Maîtrise de l'orthographe
- Maîtrise des procédures administrative
Savoir-faire (connaissances pratiques):
- Capacité à gérer plusieurs agendas simultanément
- Rigueur et sens de l'organisation dans la préparation et le suivi des dossiers
- Discrétion, sens de la confidentialité
Savoir-être (qualités relationnelles, esprit d'équipe ... ):
- Sens du relationnel et du service public
- Réactivité, autonomie et capacité d'adaptation
Contact et modalités de candidature
Contact
0413295247
Informations complémentaires
Présélection sur dossier et expérience.
Candidature à adresser uniquement via le site.
Non ouvert aux agents contractuels
Candidature à adresser uniquement via le site.
Non ouvert aux agents contractuels
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.