Un(e) Assistant(e) Administratif et Financier
Offre n° O013251114001217
Publiée le 14/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Les Marronniers, Aubagne (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
14/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L’agent exerce ses missions au C.C.A.S, plus précisément au Service Autonomie à Domicile, sous l’autorité du Responsable de la gestion et de la qualité des interventions à domicile. L’assistant de gestion et coordination assure un rôle central de coordination administrative et de suivi de l’activité. Il implique une collaboration étroite avec les responsables de service, la direction et les partenaires institutionnels. L’environnement est dynamique, exigeant rigueur, sens de l’organisation et discrétion professionnelle.
Missions / conditions d'exercice
1. Suivi administratif, qualité et amélioration continue
• Élaborer les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Pôle.
• Participer à la déclaration des données réglementaires (ex. : plateforme NOVA).
• Suivre et mettre à jour les indicateurs d’activité, de qualité et tableaux de bord.
• Participer à l’élaboration et à l’analyse des indicateurs utiles à la décision.
• Contribuer au suivi des outils métiers et au contrôle de la télégestion.
• Coconstruire et actualiser les procédures internes (référents métiers, architecture réseau…).
• Participer au traitement des réclamations et à la mise en oeuvre d’actions correctives.
2. Accueil, communication et gestion quotidienne
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et agents.
• Centraliser, enregistrer et diffuser les demandes et informations utiles.
• Rédiger, actualiser et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, tableaux…).
• Appuyer l’accueil des intervenants AIDE et SOIN.
3. Appui RH
• Contribuer à la continuité du service (remplacements, ajustements d’organisation).
• Préparer les dossiers agents et les documents liés aux entretiens, congés, absences, formations.
• Saisir les éléments d’absences des agents sur le le logiciel métier (absences, formations, etc…)
• Organiser l’accueil et le suivi des stagiaires
• Suivre les aspects liés à la vie de l’agent, absences, frais de déplacements, formations, en lien avec la responsable RH du C.C.A.S.
4. Participation aux instances et projets
• Préparer les réunions internes (ordres du jour, convocations, comptes rendus…).
• Participer à l’organisation des projets, groupes de travail et commissions de recrutement.
5. Référent Pole Autonomie aux affaires générales
Le référent Pole Autonomie aux affaires générales est l’interlocuteur privilégié du Pole Affaires Générales pour toutes les questions liées au fonctionnement administratif du Pôle.
• Il assure le rôle de référent pour les questions de facturation et de gestion des bons de commande.
• Il est le référent archives du Pôle Autonomie.
• Il assure également la fonction de référent pour le logiciel métier
• Il dispose d’un accès aux plateformes de tickets (GLPI DDNI, GLPI travaux, ARCHE, etc…)
II. GESTION FINANCIÈRE ET FACTURATION DE L’AIDE À DOMICILE
1. Relation avec les financeurs
• Créer et mettre à jour les dossiers des financeurs.
• Assurer le lien avec les organismes et suivre les évolutions de procédures.
2. Facturation
• Élaborer et suivre la facturation des prestations (usagers et financeurs).
• Vérifier la cohérence entre les logiciels (logiciel métier, Domiphone).
• Créer et diffuser les journaux de facturation, publipostage, mise sous pli.
3. Régie de recettes
• Encaisser les paiements (chèques, espèces, CESU, virements).
• Gérer les relances, rejets et impayés.
• Suivre les encaissements avec le SGC, tenir le grand livre, éditer les attestations fiscales.
• Traiter les bordereaux de recette (P503) en lien avec le budget.
4. Statistiques et bilans
• Produire les éléments statistiques pour les bilans (CARSAT, NOVA, CD…).
• Créer et exploiter des requêtes si nécessaire.
V - CONTRAINTES :
Participation à des évènements ponctuels, réunions, rencontres en dehors des heures de travail
RELATIONS & TRAVAIL COLLABORATIF :
Direction du C.C.A.S., autres services C.C.A.S. et Ville
Conseil Départemental
A.R.S.
CARSAT et autres caisses
Autres institutions ou partenaires
• Élaborer les documents administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Pôle.
• Participer à la déclaration des données réglementaires (ex. : plateforme NOVA).
• Suivre et mettre à jour les indicateurs d’activité, de qualité et tableaux de bord.
• Participer à l’élaboration et à l’analyse des indicateurs utiles à la décision.
• Contribuer au suivi des outils métiers et au contrôle de la télégestion.
• Coconstruire et actualiser les procédures internes (référents métiers, architecture réseau…).
• Participer au traitement des réclamations et à la mise en oeuvre d’actions correctives.
2. Accueil, communication et gestion quotidienne
• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et agents.
• Centraliser, enregistrer et diffuser les demandes et informations utiles.
• Rédiger, actualiser et diffuser les documents administratifs (courriers, notes, tableaux…).
• Appuyer l’accueil des intervenants AIDE et SOIN.
3. Appui RH
• Contribuer à la continuité du service (remplacements, ajustements d’organisation).
• Préparer les dossiers agents et les documents liés aux entretiens, congés, absences, formations.
• Saisir les éléments d’absences des agents sur le le logiciel métier (absences, formations, etc…)
• Organiser l’accueil et le suivi des stagiaires
• Suivre les aspects liés à la vie de l’agent, absences, frais de déplacements, formations, en lien avec la responsable RH du C.C.A.S.
4. Participation aux instances et projets
• Préparer les réunions internes (ordres du jour, convocations, comptes rendus…).
• Participer à l’organisation des projets, groupes de travail et commissions de recrutement.
5. Référent Pole Autonomie aux affaires générales
Le référent Pole Autonomie aux affaires générales est l’interlocuteur privilégié du Pole Affaires Générales pour toutes les questions liées au fonctionnement administratif du Pôle.
• Il assure le rôle de référent pour les questions de facturation et de gestion des bons de commande.
• Il est le référent archives du Pôle Autonomie.
• Il assure également la fonction de référent pour le logiciel métier
• Il dispose d’un accès aux plateformes de tickets (GLPI DDNI, GLPI travaux, ARCHE, etc…)
II. GESTION FINANCIÈRE ET FACTURATION DE L’AIDE À DOMICILE
1. Relation avec les financeurs
• Créer et mettre à jour les dossiers des financeurs.
• Assurer le lien avec les organismes et suivre les évolutions de procédures.
2. Facturation
• Élaborer et suivre la facturation des prestations (usagers et financeurs).
• Vérifier la cohérence entre les logiciels (logiciel métier, Domiphone).
• Créer et diffuser les journaux de facturation, publipostage, mise sous pli.
3. Régie de recettes
• Encaisser les paiements (chèques, espèces, CESU, virements).
• Gérer les relances, rejets et impayés.
• Suivre les encaissements avec le SGC, tenir le grand livre, éditer les attestations fiscales.
• Traiter les bordereaux de recette (P503) en lien avec le budget.
4. Statistiques et bilans
• Produire les éléments statistiques pour les bilans (CARSAT, NOVA, CD…).
• Créer et exploiter des requêtes si nécessaire.
V - CONTRAINTES :
Participation à des évènements ponctuels, réunions, rencontres en dehors des heures de travail
RELATIONS & TRAVAIL COLLABORATIF :
Direction du C.C.A.S., autres services C.C.A.S. et Ville
Conseil Départemental
A.R.S.
CARSAT et autres caisses
Autres institutions ou partenaires
Profils recherchés
III – QUALITÉS & COMPÉTENCES REQUISES :
• Compétences en communication écrite et orale
• Aisance avec les chiffres et production de statistiques
• Capacité d’analyse et de rédaction
• Organisation et gestion du temps
• Qualités relationnelles
• Respect du secret professionnel
• Sens du travail d’équipe et du service public
• Maitrise avancée des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint…)
• Capacité d’écoute et d’adaptation
• Compétences en communication écrite et orale
• Aisance avec les chiffres et production de statistiques
• Capacité d’analyse et de rédaction
• Organisation et gestion du temps
• Qualités relationnelles
• Respect du secret professionnel
• Sens du travail d’équipe et du service public
• Maitrise avancée des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint…)
• Capacité d’écoute et d’adaptation
Contact et modalités de candidature
Contact
0442181919
Informations complémentaires
Candidatures à adresser sur l’Espace Citoyen, Rubrique Aubagne Recrut’ via le lien ci-dessous
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.