GESTIONNAIRE COMPTABLE ET ADMINISTRATIF DU CONSERVATOIRE
Offre n° O013251211000226
Publiée le 11/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Forte d'une population de plus de 45000 habitants qui en fait la 5e ville du département des Bouches-du-Rhône, la ville d'Aubagne est reconnue pour son dynamisme économique, culturel et sportif. Mais c'est aussi une cité riche de son patrimoine et de ses traditions qui participent à sa renommée.
Lieu de travail
7 Boulevard Jean Jaurès, Aubagne (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
15/01/2026
Date limite de candidature
15/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Accueillir, renseigner les usagers et assurer la gestion administrative des dossiers des élèves et des activités pédagogiques. Gérer la régie de recettes et la régie d’avance.
Missions / conditions d'exercice
Référente pour les départements : cuivres, bois, cordes, théâtre et les cours de chœurs, musique actuelle et musique de chambre
Référente du logiciel Rhapsodie
Paramétrages
Changement d’année
Lien avec la société RDL
Formation des collègues
Assurer l’accueil physique et téléphonique :
Renseignement pédagogique
Orienter le public vers les personnes compétentes.
Distribuer et notifier la clef des salles aux enseignants
Distribuer et notifier le prêt d’une salle à un élève
Assurer l’ouverture et la fermeture de la porte d’entrée (alarme).
S’assurer que toutes les salles utilisées aient bien été fermées ainsi que les fenêtres et les lumières.
Assurer le lien avec les familles :
Prévenir téléphoniquement les familles en cas d’absence des professeurs
Rentrer dans le logiciel les absences excusées ou non.
Envoyer un mail aux parents en cas d’absence injustifiée d’un élève.
Gérer la boite mail pour les orienter vers les personnes compétentes et y répondre quand ça concerne son domaine de compétences
Gérer les inscriptions et les réinscriptions :
Envoyer le mail d'information sur l’ouverture des réinscriptions aux familles
Préparer les fiches par professeur pour les réinscriptions (cuivres ; bois ; cordes ; Théâtre)
Traitement des réinscriptions et inscriptions des départements suivants : cuivres ; bois ; cordes ; Théâtre et des demandes pour une inscription seule en FM ou Pratique collective
Revenir vers les familles par téléphone ou mail pour les pièces manquantes.
Créer dans le logiciel les cours de Théâtre, chœurs, musiques actuelles et musique de chambre ; y entrer les élèves.
Gérer les emplois du temps, rentrer les cours individuels des départements suivants : cuivres ; bois ; cordes
Préparer les listes pour l'affichage des nouveaux élèves des départements en charge ainsi que la répartition des élèves en chœurs et Théâtre.
Effectuer les tâches diverses de secrétariat :
Envoyer les mails aux familles pour les départements cuivres ; bois ; cordes ainsi que les chœurs, la musique actuelle et la musique de chambre.
Editer des attestations de niveau pour les départements ci-dessus
Réaliser des requêtes en fonction des demandes.
Envoyer les mails aux enseignants et faire les relances.
Assurer la distribution du courrier arrivant par voie postale ou par voie interne
Trier, classer et archiver.
Régie :
Gérer la régie de recettes
Facturation :
Calculer le QF pour la facturation
Facturer les familles (frais de scolarité),
Vérifier les mandats SEPA pour les familles qui en font le choix et faire les prélèvements
Réceptionner des règlements et en faire tout le traitement
Faire le lien avec le service finance et le Trésor Public
Référente du logiciel Rhapsodie
Paramétrages
Changement d’année
Lien avec la société RDL
Formation des collègues
Assurer l’accueil physique et téléphonique :
Renseignement pédagogique
Orienter le public vers les personnes compétentes.
Distribuer et notifier la clef des salles aux enseignants
Distribuer et notifier le prêt d’une salle à un élève
Assurer l’ouverture et la fermeture de la porte d’entrée (alarme).
S’assurer que toutes les salles utilisées aient bien été fermées ainsi que les fenêtres et les lumières.
Assurer le lien avec les familles :
Prévenir téléphoniquement les familles en cas d’absence des professeurs
Rentrer dans le logiciel les absences excusées ou non.
Envoyer un mail aux parents en cas d’absence injustifiée d’un élève.
Gérer la boite mail pour les orienter vers les personnes compétentes et y répondre quand ça concerne son domaine de compétences
Gérer les inscriptions et les réinscriptions :
Envoyer le mail d'information sur l’ouverture des réinscriptions aux familles
Préparer les fiches par professeur pour les réinscriptions (cuivres ; bois ; cordes ; Théâtre)
Traitement des réinscriptions et inscriptions des départements suivants : cuivres ; bois ; cordes ; Théâtre et des demandes pour une inscription seule en FM ou Pratique collective
Revenir vers les familles par téléphone ou mail pour les pièces manquantes.
Créer dans le logiciel les cours de Théâtre, chœurs, musiques actuelles et musique de chambre ; y entrer les élèves.
Gérer les emplois du temps, rentrer les cours individuels des départements suivants : cuivres ; bois ; cordes
Préparer les listes pour l'affichage des nouveaux élèves des départements en charge ainsi que la répartition des élèves en chœurs et Théâtre.
Effectuer les tâches diverses de secrétariat :
Envoyer les mails aux familles pour les départements cuivres ; bois ; cordes ainsi que les chœurs, la musique actuelle et la musique de chambre.
Editer des attestations de niveau pour les départements ci-dessus
Réaliser des requêtes en fonction des demandes.
Envoyer les mails aux enseignants et faire les relances.
Assurer la distribution du courrier arrivant par voie postale ou par voie interne
Trier, classer et archiver.
Régie :
Gérer la régie de recettes
Facturation :
Calculer le QF pour la facturation
Facturer les familles (frais de scolarité),
Vérifier les mandats SEPA pour les familles qui en font le choix et faire les prélèvements
Réceptionner des règlements et en faire tout le traitement
Faire le lien avec le service finance et le Trésor Public
Profils recherchés
Savoir :
o Maitrise des logiciels de bureautique,
o Maitrise progressive nécessaire du logiciel Rhapsodie ,
o Capacités rédactionnelles,
o Capacités de suivi budgétaire et de gestion d’une régie de recettes,
o Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement artistique.
Savoir-faire :
o Savoir travailler dans des situations d’urgence,
o Savoir hiérarchiser les priorités,
o Savoir planifier et organiser sa charge de travail,
o Définir et mettre en oeuvre des procédures.
Savoir-être :
o Autonomie et discrétion,
o Respect de la déontologie de l'enseignement et sens du service public,
o Qualités relationnelles avec tous les interlocuteurs,
o Capacité d’adaptation, réactivité, polyvalence,
o Capacité à travailler en équipe avec des cultures professionnelles variées,
o Capacité à encadrer et déléguer avec assertivité et bienveillance.
o Maitrise des logiciels de bureautique,
o Maitrise progressive nécessaire du logiciel Rhapsodie ,
o Capacités rédactionnelles,
o Capacités de suivi budgétaire et de gestion d’une régie de recettes,
o Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement artistique.
Savoir-faire :
o Savoir travailler dans des situations d’urgence,
o Savoir hiérarchiser les priorités,
o Savoir planifier et organiser sa charge de travail,
o Définir et mettre en oeuvre des procédures.
Savoir-être :
o Autonomie et discrétion,
o Respect de la déontologie de l'enseignement et sens du service public,
o Qualités relationnelles avec tous les interlocuteurs,
o Capacité d’adaptation, réactivité, polyvalence,
o Capacité à travailler en équipe avec des cultures professionnelles variées,
o Capacité à encadrer et déléguer avec assertivité et bienveillance.
Contact et modalités de candidature
Contact
0442181919
Informations complémentaires
Pour postuler vous devez fournir :
Un CV et une lettre de motivation
L’arrêté de dernière situation administrative
Les 3 derniers bulletins de salaire ainsi que bulletin du mois de décembre
Tout document justifiant de votre formation et de votre expérience professionnelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attestation…)
Un CV et une lettre de motivation
L’arrêté de dernière situation administrative
Les 3 derniers bulletins de salaire ainsi que bulletin du mois de décembre
Tout document justifiant de votre formation et de votre expérience professionnelle (diplôme, contrats, fiche de poste, attestation…)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.