AGENT ADMINISTRATIF GUICHET UNIQUE ASSOCIATIONS (h/f)
Offre n° O013260119001158
Publiée le 19/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rond Point des Messageries Maritimes, La Ciotat (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
01/04/2026
Date limite de candidature
09/03/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Gérer les réservations de l’outil du Guichet Unique Associations
Missions / conditions d'exercice
Activités du poste :
• Réceptionner et traiter les demandes de réservation déposées via le portail en ligne par les associations et les services de la collectivité.
• Gérer les demandes de réservation émanant de tiers (structures externes, partenaires, etc.).
• Vérifier la saisie correcte et complète des demandes dans le logiciel métier.
• Identifier et gérer les conflits ou doublons de réservation.
• Contrôler la complétude administrative des dossiers (assurance, formulaires CERFA, autorisations…).
• Veiller à la transmission des éléments nécessaires à la facturation des occupations.
• Assurer la coordination administrative et réglementaire des manifestations organisées par la Direction, y compris les demandes d’intervention.
• Générer et envoyer les courriers de relance ou de régularisation des réservations.
• Accompagner les utilisateurs (Associations, services municipaux) dans la compréhension et l’utilisation du logiciel de réservation.
• Assurer l’activité de la Régie du Guichet Unique en tant que suppléant
o Tenir la régie de recettes en l’absence du régisseur titulaire
o Contrôler et suivre la production de la facturation des activités
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service.
• Réceptionner et traiter les demandes de réservation déposées via le portail en ligne par les associations et les services de la collectivité.
• Gérer les demandes de réservation émanant de tiers (structures externes, partenaires, etc.).
• Vérifier la saisie correcte et complète des demandes dans le logiciel métier.
• Identifier et gérer les conflits ou doublons de réservation.
• Contrôler la complétude administrative des dossiers (assurance, formulaires CERFA, autorisations…).
• Veiller à la transmission des éléments nécessaires à la facturation des occupations.
• Assurer la coordination administrative et réglementaire des manifestations organisées par la Direction, y compris les demandes d’intervention.
• Générer et envoyer les courriers de relance ou de régularisation des réservations.
• Accompagner les utilisateurs (Associations, services municipaux) dans la compréhension et l’utilisation du logiciel de réservation.
• Assurer l’activité de la Régie du Guichet Unique en tant que suppléant
o Tenir la régie de recettes en l’absence du régisseur titulaire
o Contrôler et suivre la production de la facturation des activités
Les missions peuvent évoluer en fonction des besoins du service.
Profils recherchés
APTITUDE(S) REQUISE(S) POUR LE POSTE
• Rigueur (respect des directives et procédures)
• Excellent relationnel, adaptabilité et diplomatie
• Capacités d’organisation et de planification
• Capacité à l’adaptation au logiciel métier
FORMATION(S) REQUISE(S)
• Bonne connaissance de l’outil informatique (EXCEL, WORD)
• Maitrise appréciée du logiciel métier GMA
• Connaissance du milieu associatif appréciée
•
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
• Participer aux évènementiels de la Direction des Politiques associatives
• Rigueur (respect des directives et procédures)
• Excellent relationnel, adaptabilité et diplomatie
• Capacités d’organisation et de planification
• Capacité à l’adaptation au logiciel métier
FORMATION(S) REQUISE(S)
• Bonne connaissance de l’outil informatique (EXCEL, WORD)
• Maitrise appréciée du logiciel métier GMA
• Connaissance du milieu associatif appréciée
•
CONDITIONS DE TRAVAIL, RISQUES PROFESSIONNELS, CONTRAINTES DU POSTE
• Participer aux évènementiels de la Direction des Politiques associatives
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CONDITIONS DE TRAVAIL
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS.
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
Dans le cadre du dépôt de votre candidature, nous vous rappelons que l’indication d’une adresse postale complète et précise sur votre CV ou lettre de motivation est essentielle.
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Par mail : pole.gpec@mairie-laciotat.fr
Télétravail possible au-delà de neuf mois de prise de poste, à raison d'une journée maximum par semaine ou sur des jours flottants.
AVANTAGES COLLECTIVITE
RTT, prime de fin d'année et prime variable liée au CIA, cantine professionnelle ou titres restaurants, COS.
Prise en charge sur mutuelle labellisée au terme de 6 mois de présence dans la collectivité.
Prise en charge sur prévoyance santé dans le cadre d’un contrat groupe.
Dans le cadre du dépôt de votre candidature, nous vous rappelons que l’indication d’une adresse postale complète et précise sur votre CV ou lettre de motivation est essentielle.
En effet, lors de l’envoi de courriers, une adresse incomplète ou imprécise peut entraîner des retours, ce qui peut retarder le traitement de votre dossier.
Voici la liste des pièces à fournir lors du dépôt de candidature :
Pour les agents titulaires de la fonction publique :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
Pour les agents contractuels :
• Curriculum Vitae
• Lettre de motivation
👉 À noter : les copies des diplômes ne sont pas requises au moment du dépôt de candidature, mais seront demandées si votre dossier est retenu pour la suite du processus de sélection.
Nous vous remercions de votre compréhension et de votre rigueur dans la constitution de votre dossier.
LA COMMUNE DE LA CIOTAT
Rondpoint des Messageries Maritimes
BP 161
13 708 LA CIOTAT CEDEX
Par mail : pole.gpec@mairie-laciotat.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.