• Accueillir, renseigner et orienter les usagers à l’espace de réception (connaissance des partenaires institutionnels et de l’environnement social)
• Recueillir la demande de l’usager et faire remonter l’information via les outils mis en place ou à mettre en place (cahier de liaison, …)
• Réceptionner les appels téléphoniques, orienter vers l’interlocuteur adapté ou prendre un message
• Contrôler l’accès et la circulation des personnes au sein de la structure
• Réaliser la gestion du courrier (collecte, tri, distribution, …)
• Effectuer des tâches administratives courantes (classement, saisie informatique, préparation de courriers, affranchissement, …)
• Actualiser l’affichage et les plaquettes d’information mises à disposition des usagers et salariés
• Coordonner le planning d’occupation des salles d’activités, des minibus et des permanences sociales le cas échéant.
• Utiliser le logiciel d’inscription, facturation et de suivi des présences
• Travailler en collaboration avec le reste de l’équipe pour garantir la constitution administrative des dossiers
• En charge de la caisse : effectuer l’encaissement et le suivi des paiements, établir des reçus et effectuer mensuellement un état de caisse
• Effectuer des prises de note et établir les comptes rendus de réunion