Officier d'état civil
Offre n° O013260128000275
Publiée le 28/01/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de l'Hôtel de ville, Rognac (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
L’officier d’état civil, assure les missions inhérentes aux fonctions d’Officier d’état civil à savoir :
• Assure l’accueil physique et téléphonique des administrés et traite leurs demandes ;
• Assure la remise, aux administrés, de la documentation nécessaire à l’élaboration des dossiers reçus par le service et de toute documentation à caractère général.
• Assure l’accueil physique et téléphonique des administrés et traite leurs demandes ;
• Assure la remise, aux administrés, de la documentation nécessaire à l’élaboration des dossiers reçus par le service et de toute documentation à caractère général.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
• Enregistre et traite le courrier du service ;
• Est Officier d’état civil :
• Assure la gestion et le suivi des actes de l’état civil :
o NAISSANCE / RECONNAISSANCE : rédige, délivre et assure le suivi des actes de naissance et de reconnaissance, assure la tenue et le suivi des registres, met à jour les livrets de famille ;
o MARIAGE : reçoit et instruit les dossiers de mariage, assure la publication des bans et traite l’ensemble des formalités préalables et postérieures à la cérémonie, assure l’ensemble du suivi administratif des dossiers ainsi que la tenue des registres ;
o DECES : reçoit les familles, délivre les titres de concessions funéraires, constitue les dossiers en lien avec les services de Pompes Funèbres (décès commune et hors commune, inhumation, demande de crémation, exhumation…), traite l’ensemble des formalités administratives, assure le suivi et la mise à jour du logiciel "cimetière" ainsi que la tenue et le suivi des registres ;
o PARRAINAGES CIVILS : reçoit et instruit les dossiers de parrainages civils, traite l’ensemble des formalités inhérentes au dossier ;
o PACS : reçoit et instruit les dossiers de PACS et célèbre les cérémonies, assure l’ensemble du suivi administratif des dossiers ;
• Procède aux rectifications des actes de l’état civil relevant de sa compétence, en collaboration avec le responsable du service, procède au suivi des rectifications relevant de la compétence du Tribunal Judiciaire et classe les dossiers ;
• Reçoit et instruit les dossiers de demandes de changement de nom et de prénom ;
• Participe au suivi et à l’actualisation de la liste électorale, à l’édition des cartes électorales, ainsi qu’à la préparation et l’organisation matérielle des scrutins, en vue de leur bon déroulement ;
• Assure le recensement citoyen des administrés dans le cadre des obligations militaires et en assure la transmission trimestrielle auprès du Bureau du Service National ;
• Prépare et participe au tirage au sort annuel des jurés d’assises, reçoit les électeurs concernés et constitue le tableau récapitulatif ;
• Traite les demandes diverses telles que : délivrance des certificats de vie, demande de duplicata de livret de famille, légalisation de signature…
Missions secondaires :
• Participe à l’organisation et au suivi du recensement de la population en collaboration avec le responsable du service et l’INSEE.
• Assure l’accueil physique et téléphonique des administrés :
o Reçoit, renseigne et oriente le public vers les services compétents ;
o Remet aux administrés :
- La documentation nécessaire à l’élaboration des dossiers reçus par le service Accueil Etat Civil ;
- La documentation à caractère général (plan de la ville, guide, horaires des services etc.).
• Informe le Cabinet du Maire et des Elus des doléances et des requêtes des administrés ;
• Effectue l’aménagement de l’espace réservé à l’accueil, centralise et tient à jour les supports écrits et l’affichage ;
• Réceptionne les colis et/ou oriente vers les services demandeurs.
• Enregistre et traite le courrier du service ;
• Est Officier d’état civil :
• Assure la gestion et le suivi des actes de l’état civil :
o NAISSANCE / RECONNAISSANCE : rédige, délivre et assure le suivi des actes de naissance et de reconnaissance, assure la tenue et le suivi des registres, met à jour les livrets de famille ;
o MARIAGE : reçoit et instruit les dossiers de mariage, assure la publication des bans et traite l’ensemble des formalités préalables et postérieures à la cérémonie, assure l’ensemble du suivi administratif des dossiers ainsi que la tenue des registres ;
o DECES : reçoit les familles, délivre les titres de concessions funéraires, constitue les dossiers en lien avec les services de Pompes Funèbres (décès commune et hors commune, inhumation, demande de crémation, exhumation…), traite l’ensemble des formalités administratives, assure le suivi et la mise à jour du logiciel "cimetière" ainsi que la tenue et le suivi des registres ;
o PARRAINAGES CIVILS : reçoit et instruit les dossiers de parrainages civils, traite l’ensemble des formalités inhérentes au dossier ;
o PACS : reçoit et instruit les dossiers de PACS et célèbre les cérémonies, assure l’ensemble du suivi administratif des dossiers ;
• Procède aux rectifications des actes de l’état civil relevant de sa compétence, en collaboration avec le responsable du service, procède au suivi des rectifications relevant de la compétence du Tribunal Judiciaire et classe les dossiers ;
• Reçoit et instruit les dossiers de demandes de changement de nom et de prénom ;
• Participe au suivi et à l’actualisation de la liste électorale, à l’édition des cartes électorales, ainsi qu’à la préparation et l’organisation matérielle des scrutins, en vue de leur bon déroulement ;
• Assure le recensement citoyen des administrés dans le cadre des obligations militaires et en assure la transmission trimestrielle auprès du Bureau du Service National ;
• Prépare et participe au tirage au sort annuel des jurés d’assises, reçoit les électeurs concernés et constitue le tableau récapitulatif ;
• Traite les demandes diverses telles que : délivrance des certificats de vie, demande de duplicata de livret de famille, légalisation de signature…
Missions secondaires :
• Participe à l’organisation et au suivi du recensement de la population en collaboration avec le responsable du service et l’INSEE.
• Assure l’accueil physique et téléphonique des administrés :
o Reçoit, renseigne et oriente le public vers les services compétents ;
o Remet aux administrés :
- La documentation nécessaire à l’élaboration des dossiers reçus par le service Accueil Etat Civil ;
- La documentation à caractère général (plan de la ville, guide, horaires des services etc.).
• Informe le Cabinet du Maire et des Elus des doléances et des requêtes des administrés ;
• Effectue l’aménagement de l’espace réservé à l’accueil, centralise et tient à jour les supports écrits et l’affichage ;
• Réceptionne les colis et/ou oriente vers les services demandeurs.
Profils recherchés
- Savoirs :
• Accueil physique et téléphonique ;
• Fonctionnement et environnement des collectivités territoriales ;
• Idéalement expérience professionnelle relative à un poste d’état civil ou à défaut connaissance du domaine vivement souhaitée ;
• Maîtrise de logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur) et idéalement des logiciels métiers (SIECLE ETAT CIVIL, ETERNITE, PACNI, RECENSEMENT CITOYEN, LOGICIEL FINANCES, SUFFRAGE WEB, COMEDEC) ;
• Maîtrise parfaite des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire ; bonne qualité rédactionnelle.
- Savoir-faire
• Communiquer avec clarté et précision, à l’oral comme à l’écrit
• Organiser, gérer les priorités, respecter les procédures et les délais ;
• Classer et archiver les documents de façon pertinente et efficace ;
• Actualiser ses connaissances, suivre l’évolution réglementaire et législative.
- Savoir-être
• Grande rigueur, organisation et méthode ;
• Aisance relationnelle, adaptabilité, disponibilité ;
• Confidentialité, discrétion et diplomatie ;
• Sens de l’accueil et du service public ;
• Travail en équipe et en coopération,
• Esprit d’initiative,
• Polyvalent (e).
• Accueil physique et téléphonique ;
• Fonctionnement et environnement des collectivités territoriales ;
• Idéalement expérience professionnelle relative à un poste d’état civil ou à défaut connaissance du domaine vivement souhaitée ;
• Maîtrise de logiciels bureautiques (traitement de texte, tableur) et idéalement des logiciels métiers (SIECLE ETAT CIVIL, ETERNITE, PACNI, RECENSEMENT CITOYEN, LOGICIEL FINANCES, SUFFRAGE WEB, COMEDEC) ;
• Maîtrise parfaite des règles d’orthographe, syntaxe et grammaire ; bonne qualité rédactionnelle.
- Savoir-faire
• Communiquer avec clarté et précision, à l’oral comme à l’écrit
• Organiser, gérer les priorités, respecter les procédures et les délais ;
• Classer et archiver les documents de façon pertinente et efficace ;
• Actualiser ses connaissances, suivre l’évolution réglementaire et législative.
- Savoir-être
• Grande rigueur, organisation et méthode ;
• Aisance relationnelle, adaptabilité, disponibilité ;
• Confidentialité, discrétion et diplomatie ;
• Sens de l’accueil et du service public ;
• Travail en équipe et en coopération,
• Esprit d’initiative,
• Polyvalent (e).
Contact et modalités de candidature
Contact
0442877643
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation sur le site emploi.territorial
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.