Assistante de direction - Direction de la commande publique
Offre n° O013260226000162
Publiée le 26/02/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 place de l'Hôtel de ville, Rognac (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Assurer le secrétariat, la gestion administrative et le suivi des procédures de marchés publics, des contrats reconductibles et des demandes de financements extérieurs, incluant l’intégration des dossiers sur les plateformes dédiées et leur traçabilité.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative des marchés publics
• Assurer la mise en forme, le classement et l’archivage des dossiers de marchés.
• Rédiger les courriers liés aux procédures (notifications, demandes de pièces…).
• Assurer la transmission des documents aux services internes et partenaires.
• Tenir et actualiser les tableaux de suivi des procédures de marchés.
2. Préparation et suivi des instances (CAO)
• Organiser les commissions d’appel d’offres : convocations, dossiers, quorum.
• Préparer les dossiers de séance.
• Assurer le suivi administratif post-commission.
3. Suivi et exécution administrative des marchés
• Suivre les pièces contractuelles et financières (Attestation de vigilance… )
• Gérer les marchés et accords-cadres reconductibles (échéances, reconductions).
• Centraliser les contrats de maintenance et suivre leurs échéances.
4. Gestion des financements extérieurs et subventions
Constituer administrativement les dossiers de demandes de subventions :
• Intégrer et déposer les demandes sur les plateformes dématérialisées des financeurs (État, Région, Département, agences).
• Assurer la traçabilité des dépôts, accusés, complétudes et décisions.
• Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi des subventions (dépôt, instruction, attribution…).
• Assurer l’interface avec les financeurs et les services internes.
• Suivre les échéances, pièces complémentaires et demandes des financeurs.
5. Secrétariat et organisation du service
• Accueil téléphonique, gestion du courrier, parapheur et classement.
• Gestion des agendas, réunions et notes internes.
• Rédaction des comptes rendus de réunions.
• Appui à la Directrice dans la coordination du service.
6. Gestion administrative RH du service
• Suivi des agents (congés, absences, formations, plannings).
• Transmission des éléments à la DRH.
• Assurer la mise en forme, le classement et l’archivage des dossiers de marchés.
• Rédiger les courriers liés aux procédures (notifications, demandes de pièces…).
• Assurer la transmission des documents aux services internes et partenaires.
• Tenir et actualiser les tableaux de suivi des procédures de marchés.
2. Préparation et suivi des instances (CAO)
• Organiser les commissions d’appel d’offres : convocations, dossiers, quorum.
• Préparer les dossiers de séance.
• Assurer le suivi administratif post-commission.
3. Suivi et exécution administrative des marchés
• Suivre les pièces contractuelles et financières (Attestation de vigilance… )
• Gérer les marchés et accords-cadres reconductibles (échéances, reconductions).
• Centraliser les contrats de maintenance et suivre leurs échéances.
4. Gestion des financements extérieurs et subventions
Constituer administrativement les dossiers de demandes de subventions :
• Intégrer et déposer les demandes sur les plateformes dématérialisées des financeurs (État, Région, Département, agences).
• Assurer la traçabilité des dépôts, accusés, complétudes et décisions.
• Tenir et mettre à jour les tableaux de suivi des subventions (dépôt, instruction, attribution…).
• Assurer l’interface avec les financeurs et les services internes.
• Suivre les échéances, pièces complémentaires et demandes des financeurs.
5. Secrétariat et organisation du service
• Accueil téléphonique, gestion du courrier, parapheur et classement.
• Gestion des agendas, réunions et notes internes.
• Rédaction des comptes rendus de réunions.
• Appui à la Directrice dans la coordination du service.
6. Gestion administrative RH du service
• Suivi des agents (congés, absences, formations, plannings).
• Transmission des éléments à la DRH.
Profils recherchés
Savoirs
• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Notions de marchés publics
• Procédures administratives
• Gestion de dossiers et archivage
Savoir-faire
• Organisation et gestion des priorités
• Capacité rédactionnelle ; bonne maitrise de l’orthographe
• Maîtrise des outils ;
• Informatiques et bureautiques (WORD, EXCEL,) ;
• Classement ; Suivi de procédures
• Coordination d’interlocuteurs multiples
• Gestion d’agendas et d’instances
Savoir-être
• Rigueur et fiabilité
• Réactivité et capacité à gérer l’urgence
• Discrétion et confidentialité
• Loyauté et sens du service public
• Autonomie et sens de l’organisation
• Diplomatie et travail en équipe
• Fonctionnement des collectivités territoriales
• Notions de marchés publics
• Procédures administratives
• Gestion de dossiers et archivage
Savoir-faire
• Organisation et gestion des priorités
• Capacité rédactionnelle ; bonne maitrise de l’orthographe
• Maîtrise des outils ;
• Informatiques et bureautiques (WORD, EXCEL,) ;
• Classement ; Suivi de procédures
• Coordination d’interlocuteurs multiples
• Gestion d’agendas et d’instances
Savoir-être
• Rigueur et fiabilité
• Réactivité et capacité à gérer l’urgence
• Discrétion et confidentialité
• Loyauté et sens du service public
• Autonomie et sens de l’organisation
• Diplomatie et travail en équipe
Contact et modalités de candidature
Contact
0442877643
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation sur le site emploi.territorial.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.