Missions liées à la Gestion du Fichier électoral :
Tenue à jour de la liste électorale (inscriptions, radiations, modifications)
Vérifications des pièces justificatives et traitements des demandes (en ligne, courrier, guichet),
Application des règles relatives au Répertoire Electoral Unique (REU-INSEE)
Enregistrement et suivi des procurations électorales,
Analyse des retours postaux des cartes électorales et mise en œuvre de démarches de recherche (croisements de fichiers, contacts avec les électeurs, vérifications administratives…) afin de mettre à jour les adresses ou engager une procédure de radiation.

Missions liées à la commission de contrôle des listes électorales :
Assurer le renouvellement de la commission de contrôle chargée de la régularité des listes électorales, conformément aux textes en vigueur (tous les 3 ans ou à l’occasion de chaque renouvellement intégral du conseil municipal),
Assurer la préparation administrative des séances : rédaction et envoi des convocations, élaboration et mise à disposition des documents de travail pour les membres de la commission,
Assurer le suivi des réclamations relatives aux inscriptions ou radiations d’électeurs, et la prise en compte des décisions rendues par la commission de contrôle.

Missions relatives à la gestion des jurés d’assises :
Organisation et réalisation du tirage au sort des jurés d’assises en séance publique, conformément au Code de procédure pénale,
Rédaction du procès-verbal officiel du tirage au sort,
Information du public sur la tenue du tirage via les supports de communication municipaux (site internet, réseaux sociaux)
Envoi des questionnaires de renseignements aux personnes tirées au sort,
Traitement et suivi des réponses : réception, vérification des conditions légales, gestion des demandes de dispense ou d’exclusion,
Transmission de la liste préparatoire complète au Président de la cour d’assises, dans le respect des délais réglementaires.

Missions principales Etat-civil :
Accueillir les usagers et enregistrer les déclarations relatives à l’état civil : reconnaissances, naissances, décès.
Rédiger, enregistrer et délivrer les actes d’état civil conformément à la réglementation en vigueur.
Assurer la réception des futurs époux pour la signature du projet de mariage civil.
Instruire et constituer les dossiers de mariage, vérifier la complétude et la conformité des pièces.
Assurer la légalisation de signatures et la certification conforme de documents à destination de l’étranger.
Délivrer divers certificats administratifs : certificat de vie, certificat de résidence, etc.
Informer et orienter les administrés concernant les démarches liées au PACS, au changement de prénom ou de nom.
Préparer, éditer et remettre les livrets de famille.
Maintenir une relation directe et de qualité avec les usagers dans le respect des règles de confidentialité et de neutralité du service public.

Missions d’accueil :
Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers
Identifier les demandes des administrés et les orienter vers les services compétents
Fournir les informations générales sur les démarches administratives (état civil, urbanisme, inscriptions scolaires, etc.)
Réaliser certaines formalités simples (remise de formulaires, réception de dossiers, certificats, rendez-vous, etc.)
Gérer la prise de rendez-vous pour le conciliateur et l’avocat
Gérer les flux d’usagers dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité
Gérer les inscriptions liées au recensement citoyen obligatoire (recensement militaire).
Réservation des salles pour les services
Maintenir une image professionnelle et conviviale de la collectivité auprès du public

Mission réglementation :
Retraits des CNI/Passeports des administrés en cas de forte affluence

Mission Courriers mairie :
Traitement du classement des courriers de tous les services en cas d’absence de la secrétaire du Maire et de la collaboratrice de la DGS.