Budget :
➢ Programmation, mise en œuvre et suivi budgétaire : gestion des différentes
phases (budget primitif, décision(s) modificative(s) compte administratif) de
quatre budgets et recherche des optimisations budgétaires ;
➢ Proposition et définition des orientations stratégiques budgétaires en lien avec la
directrice de l’établissement pour répondre aux objectifs définis ;
➢ Suivi des budgets annexes en M22 en tenant compte de leurs particularités et
leurs échéances. Assurer l’interface avec l’ARS et le département pour les
budgets concernés ;
➢ Animation de rencontres avec les responsables de services pour la production du
Rapport d’Orientation Budgétaire, des présentations et synthèses pour le Conseil
d’Administration ;
➢ Production de situations trimestrielles à destination de la direction
administrative et de la présidence de l’Établissement (état de consommation des
crédits, préconisations budgétaires et actions à mettre en place) ;
➢ Mise en place des Contrats Pluriannuels d’Objectifs et de Moyens et contrôle de
gestion sur les budgets concernés. Assurer le lien avec les partenaires et garantir
le respect des objectifs conventionnés en lien avec les directeurs ;
➢ Interface avec le Trésor Public pour assurer la conformité des comptes et des
écritures entre l’ordonnateur et le comptable.
Animation du Pôle Fonctionnel :
➢ Encadrement et animation du Service Administratif et Financier, communication
sur ses missions, fixation des objectifs, organisation de réunions régulières et
aide à la création d’outils de suivi et de gestion ;
➢ Coordination du Pole Budget et du Pole Comptabilité pour assurer la bonne
réalisation comptable au regard des exigences budgétaires. (Encaissement
régulier des régies et des recettes, renouvellement des demandes de
financements, suivi des conventions) ;
➢ Accompagnement du responsable du Pôle Comptabilité et Logistique sur ses
missions de coordinations.
Financement et Subventions :
➢ Recherche des nouveaux partenaires financiers et montage des dossiers correspondants ;
➢ Validation des demandes de financement récurrentes (Action Sociale, Urgence Sociale…) pour assurer leur pérennité. Travail de réécriture des budgets pour permettre une identification aisée des différents dossiers à produire aux financeurs. (Caractérisation des lignes de crédits) ;
➢ Création d’un tableau de suivi (dates, infos clés, montants accordés) et d’outils de contrôles pour l’ensemble des services. Suivi des encaissements.
Coordination Administrative :
➢ Interface avec la direction administrative pour mise en application des orientations, délibérations du conseil d’administration, conventions et contrats passés par le CCAS ;
➢ Interlocuteur de la direction du pole opérationnel et des différents services du CCAS et de la ville : suivi des évolutions salariales avec le DRH, gestion des questions informatiques et réseau avec la DSI…
➢ Suivi et négociation des termes de la convention Ville-CCAS en lien avec les services de la ville. (Référencement et suivi des contributions, chiffrage) ;
➢ Référent établissement des dossiers d’assurances (prestations statutaires, dommages aux biens…) et de leurs mises à jour.
Technique & Entretien :
➢ Encadrement du responsable technique pour la maintenance des sites administratifs et de la Résidence autonomie ;
➢ Suivi des opérations de maintenance et planification comptable des travaux à réaliser en régie ou externalisées ;
➢ Promotion du dispositif des petits travaux à domicile ;
➢ Animation de l’équipe d’entretien en lien avec l’adjoint au chef de service.
Archives & RGPD :
➢ Interface avec le service archive municipal et mettre en place des ateliers de sensibilisation sur l’archivage et les aspects réglementaires ;
➢ Mise en conformité de la salle des archives ;
➢ Assurer l’interface avec le délégué à la protection des données.
Fonction de veille :
➢ Veille juridique et interface avec le service juridique de la ville ;
➢ Garantie du respect et l’application des exigences règlementaires (mise en place de la dématérialisation des procédures, paiement en ligne…).
Autres fonctions supports :
➢ Soutien administratif pour l’ensemble des autres services (délibérations pour le conseil d’administration, sécurisation juridique des conventions et contrat) ;
➢ Gestion des sinistres et établissement des dossiers de déclaration, suivi des remboursements ;
➢ Gestion du parc informatique pour les quatre établissements (programmation des renouvellement, mise en adéquation du matériel et des besoins…) ;
➢ Lien avec le garage municipal de la ville et gestion progressive du parc automobile du CCAS. (Achat/location, entretien et réparation, cartes essences…)