ASSISTANT(E) DE FORMATION - SCOLARITE
Offre n° O013260701002315
Publiée le 01/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Domaine de Valabre, Gardanne (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
30/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Développement économique et emploi >
Politiques d'emploi, de formation professionnelle et de l'apprentissage
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du chef de la division programmation, ..., vous occuperez un poste polyvalent entre la scolarité (préparation de la logistique pour la réception des stagiaires) et le bureau formation (montage de sessions de formation pour SPP et convocation stagiaires, et gestion des dossiers de formation).
Emploi à 37 heures donnant droit à RTT.
Emploi à 37 heures donnant droit à RTT.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
• Organiser, gérer et suivre les dossiers de formation, en collaboration avec le chargé de formation : demandes de moyens et concours pédagogiques (matériels, encadrement…), suivi des candidatures, envoi des convocations, mise en place des jurys d’examen, réalisation des procès-verbaux, etc.
• Effectuer les tâches administratives pour la mise en œuvre des formations : rédaction de courriers, collecte et traitement de pièces administratives, prise de contacts téléphonique et mail, saisie informatique des données stagiaires, établissement de documents officiels, etc.
• Accueillir et renseigner les stagiaires et formateurs (physique et téléphonique) et répondre aux demandes d’information des organismes extérieurs (SDIS et autres).
• Intervenir dans un cadre commercial et relationnel : échanges suivis écrit et oral avec les administrations d’origine des stagiaires, relations avec les équipes pédagogiques…
• Collecter et transmettre au service comptable les éléments permettant la facturation des stages.
• Réaliser les travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents divers, numérisation, classement, archivage, envoi et réception de courriers électroniques…).
Missions secondaires :
• Organiser, gérer et suivre les dossiers de formation, en collaboration avec le chargé de formation : demandes de moyens et concours pédagogiques (matériels, encadrement…), suivi des candidatures, envoi des convocations, mise en place des jurys d’examen, réalisation des procès-verbaux, etc.
• Effectuer les tâches administratives pour la mise en œuvre des formations : rédaction de courriers, collecte et traitement de pièces administratives, prise de contacts téléphonique et mail, saisie informatique des données stagiaires, établissement de documents officiels, etc.
• Accueillir et renseigner les stagiaires et formateurs (physique et téléphonique) et répondre aux demandes d’information des organismes extérieurs (SDIS et autres).
• Intervenir dans un cadre commercial et relationnel : échanges suivis écrit et oral avec les administrations d’origine des stagiaires, relations avec les équipes pédagogiques…
• Collecter et transmettre au service comptable les éléments permettant la facturation des stages.
• Réaliser les travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents divers, numérisation, classement, archivage, envoi et réception de courriers électroniques…).
• Organiser, gérer et suivre les dossiers de formation, en collaboration avec le chargé de formation : demandes de moyens et concours pédagogiques (matériels, encadrement…), suivi des candidatures, envoi des convocations, mise en place des jurys d’examen, réalisation des procès-verbaux, etc.
• Effectuer les tâches administratives pour la mise en œuvre des formations : rédaction de courriers, collecte et traitement de pièces administratives, prise de contacts téléphonique et mail, saisie informatique des données stagiaires, établissement de documents officiels, etc.
• Accueillir et renseigner les stagiaires et formateurs (physique et téléphonique) et répondre aux demandes d’information des organismes extérieurs (SDIS et autres).
• Intervenir dans un cadre commercial et relationnel : échanges suivis écrit et oral avec les administrations d’origine des stagiaires, relations avec les équipes pédagogiques…
• Collecter et transmettre au service comptable les éléments permettant la facturation des stages.
• Réaliser les travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents divers, numérisation, classement, archivage, envoi et réception de courriers électroniques…).
Missions secondaires :
• Organiser, gérer et suivre les dossiers de formation, en collaboration avec le chargé de formation : demandes de moyens et concours pédagogiques (matériels, encadrement…), suivi des candidatures, envoi des convocations, mise en place des jurys d’examen, réalisation des procès-verbaux, etc.
• Effectuer les tâches administratives pour la mise en œuvre des formations : rédaction de courriers, collecte et traitement de pièces administratives, prise de contacts téléphonique et mail, saisie informatique des données stagiaires, établissement de documents officiels, etc.
• Accueillir et renseigner les stagiaires et formateurs (physique et téléphonique) et répondre aux demandes d’information des organismes extérieurs (SDIS et autres).
• Intervenir dans un cadre commercial et relationnel : échanges suivis écrit et oral avec les administrations d’origine des stagiaires, relations avec les équipes pédagogiques…
• Collecter et transmettre au service comptable les éléments permettant la facturation des stages.
• Réaliser les travaux de bureautique (saisie et mise en forme de documents divers, numérisation, classement, archivage, envoi et réception de courriers électroniques…).
Profils recherchés
Maîtrise des outils informatiques, de communication et des techniques de secrétariat.
Maîtrise du logiciel spécifique à la gestion des formations.
Connaissance des formations proposées par l’EC.A.S.C. (contexte Sécurité Civile).
Maîtrise du logiciel de Finances.
Culture territoriale ; maîtrise des procédures publiques.
Savoir planifier son activité et gérer son temps de travail.
Savoir établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs.
Avoir une bonne expression orale et écrite.
Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
Réactivité, sens de l’anticipation et de l’adaptation.
Polyvalence et adaptabilité.
Organisation et rigueur.
Esprit d’initiative.
Qualités relationnelles avérées et aptitude au travail en équipe.
Capacités d’analyse et esprit de synthèse.
Gestion du stress.
Connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtrise du logiciel interne de formation
Maîtrise du logiciel interne de finances
Savoir gérer son temps de travail
Être réactif et savoir anticiper
Être rigoureux, organisé, autonome, dynamique et disponible
Grande sociabilité requise
Maîtrise du logiciel spécifique à la gestion des formations.
Connaissance des formations proposées par l’EC.A.S.C. (contexte Sécurité Civile).
Maîtrise du logiciel de Finances.
Culture territoriale ; maîtrise des procédures publiques.
Savoir planifier son activité et gérer son temps de travail.
Savoir établir une relation de confiance avec ses interlocuteurs.
Avoir une bonne expression orale et écrite.
Savoir appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre.
Réactivité, sens de l’anticipation et de l’adaptation.
Polyvalence et adaptabilité.
Organisation et rigueur.
Esprit d’initiative.
Qualités relationnelles avérées et aptitude au travail en équipe.
Capacités d’analyse et esprit de synthèse.
Gestion du stress.
Connaissances des techniques de gestion administrative et de secrétariat
Maîtrise du logiciel interne de formation
Maîtrise du logiciel interne de finances
Savoir gérer son temps de travail
Être réactif et savoir anticiper
Être rigoureux, organisé, autonome, dynamique et disponible
Grande sociabilité requise
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.