Secrétaire
Offre n° O013260924001195
Publiée le 25/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
place de l'Hôtel de Ville, Aix-en-Provence (Bouches-du-Rhône (13))
Poste à pourvoir le
02/01/2027
Date limite de candidature
25/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Vous assistez l'élu délégué dans ses missions et vous effectuez les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace.
Missions / conditions d'exercice
* Effectuer des travaux de secrétariat
Vous enregistrez le courrier entrant et sortant dans Maarch et assurez la gestion du circuit des parapheurs. Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
Vous rédigez des courriers.
Vous planifiez et organisez les réunions avec les habitants, les CIQ, les associations, les partenaires institutionnels et les directions (ordre du jour, invitations, prise de notes, comptes rendus).
Vous gérez l'agenda de l'élu.
* Contribuer à l'animation du quartier et à la diffusion d'information sur le quartier
Vous accompagnez les associations dans l'organisation de leurs manifestations et faites le lien avec le secteur associatif.
Vous transmettez les informations sur les animations organisées dans le quartier par mail aux contacts concernés ainsi qu'au webmaster pour la mise à jour de la rubrique du quartier de Luynes.
Vous participez à l'organisation des Conseils de quartier et des réunions publiques.
Vous collaborez à la gestion des mises à disposition des salles municipales du quartier.
Vous procédez aux inscriptions pour les repas et colis de Noël, en lien avec le service intergénérationnel.
Vous assurez la gestion des colis alimentaires.
* Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des habitants et des associations du quartier.
Vous réceptionnez les demandes et veillez à leur suivi par les services concernés.
Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs appropriés.
En l'absence de l'agent d'accueil, vous réalisez les actes réglementaires liés à l'accueil physique.
* Prendre en charge les aspects logistiques de la mairie de quartier
Vous passez les commandes de fournitures.
Vous recensez les travaux à réaliser au sein de la mairie et des locaux associatifs, et vous veillez à leur bonne exécution.
Vous signalez les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie.
* Vous présentez si besoin, l'élu dans des réunions ou des évènements
Vous enregistrez le courrier entrant et sortant dans Maarch et assurez la gestion du circuit des parapheurs. Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
Vous rédigez des courriers.
Vous planifiez et organisez les réunions avec les habitants, les CIQ, les associations, les partenaires institutionnels et les directions (ordre du jour, invitations, prise de notes, comptes rendus).
Vous gérez l'agenda de l'élu.
* Contribuer à l'animation du quartier et à la diffusion d'information sur le quartier
Vous accompagnez les associations dans l'organisation de leurs manifestations et faites le lien avec le secteur associatif.
Vous transmettez les informations sur les animations organisées dans le quartier par mail aux contacts concernés ainsi qu'au webmaster pour la mise à jour de la rubrique du quartier de Luynes.
Vous participez à l'organisation des Conseils de quartier et des réunions publiques.
Vous collaborez à la gestion des mises à disposition des salles municipales du quartier.
Vous procédez aux inscriptions pour les repas et colis de Noël, en lien avec le service intergénérationnel.
Vous assurez la gestion des colis alimentaires.
* Accueillir et renseigner les publics
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des habitants et des associations du quartier.
Vous réceptionnez les demandes et veillez à leur suivi par les services concernés.
Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs appropriés.
En l'absence de l'agent d'accueil, vous réalisez les actes réglementaires liés à l'accueil physique.
* Prendre en charge les aspects logistiques de la mairie de quartier
Vous passez les commandes de fournitures.
Vous recensez les travaux à réaliser au sein de la mairie et des locaux associatifs, et vous veillez à leur bonne exécution.
Vous signalez les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie.
* Vous présentez si besoin, l'élu dans des réunions ou des évènements
Profils recherchés
Vous possédez idéalement le permis B.
Vous avez une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, de la fonction publique territoriale et des services municipaux.
Vous connaissez le quartier des Hauts d'Aix.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'accueil et de communication.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles.
Vous êtes autonome, discret(e), disponible, à l'écoute et diplomate.
Vous avez un bon sens du relationnel.
Vous possédez une bonne capacité d'analyse et de synthèse.
Vous êtes réactif(ve), rigoureux(se) et organisé(e).
Vous savez prendre des initiatives et anticiper les besoins.
Vous savez gérer les priorités
Vous avez une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, de la fonction publique territoriale et des services municipaux.
Vous connaissez le quartier des Hauts d'Aix.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'accueil et de communication.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles.
Vous êtes autonome, discret(e), disponible, à l'écoute et diplomate.
Vous avez un bon sens du relationnel.
Vous possédez une bonne capacité d'analyse et de synthèse.
Vous êtes réactif(ve), rigoureux(se) et organisé(e).
Vous savez prendre des initiatives et anticiper les besoins.
Vous savez gérer les priorités
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Pour les agents titulaires de la ville d'Aix-en-Provence, envoyer votre dossier de candidature à recrutement@mairie-aixenprovence.fr
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.