AGENT ACCUEIL ADMINISTRATIF
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Offre n° O014230601090044
Publiée le 24/11/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Esplanade Jean-Marie Louvel, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/02/2024
Date limite de candidature
20/12/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
En 2025, Caen fêtera son millénaire autour d'un programme exigeant et fédérateur, qui mettra en valeur les singularités de la
ville, suscitera la fierté de ses habitants tout en étant un levier d'attractivité du territoire Caen la mer.
Bien plus qu'un évènementiel d'envergure fêtant le passé, le projet Millénaire de Caen a en effet vocation, en croisant les
domaines (culture, recherche, économie...) à projeter le territoire dans la déclinaison future de ses marqueurs d'audace et
d'innovation.
Le GIP Millénaire Caen 2025 a pour objet de mettre en commun les moyens des membres afin de concevoir, d'organiser et
de susciter l'émergence d'un ensemble d'évènements visant à valoriser le territoire Caennais à vocation locale, régionale,
nationale et internationale et de promouvoir toutes manifestations à cette occasion.
Sous la responsabilité du chef de service ressources, l'agent participe à l'organisation du service. L'agent organise et
coordonne la transmission et la rédaction des informations, assure également l'accueil physique et téléphonique
Il assure un travail d'assistance auprès des chargés de missions avec lesquels il collabore régulièrement (arts vivants, arts
plastiques, opérations).
Il réalise diverses tâches administratives et comptable en intégrant les priorités du service dans la gestion quotidienne des
activités du secrétariat.
ville, suscitera la fierté de ses habitants tout en étant un levier d'attractivité du territoire Caen la mer.
Bien plus qu'un évènementiel d'envergure fêtant le passé, le projet Millénaire de Caen a en effet vocation, en croisant les
domaines (culture, recherche, économie...) à projeter le territoire dans la déclinaison future de ses marqueurs d'audace et
d'innovation.
Le GIP Millénaire Caen 2025 a pour objet de mettre en commun les moyens des membres afin de concevoir, d'organiser et
de susciter l'émergence d'un ensemble d'évènements visant à valoriser le territoire Caennais à vocation locale, régionale,
nationale et internationale et de promouvoir toutes manifestations à cette occasion.
Sous la responsabilité du chef de service ressources, l'agent participe à l'organisation du service. L'agent organise et
coordonne la transmission et la rédaction des informations, assure également l'accueil physique et téléphonique
Il assure un travail d'assistance auprès des chargés de missions avec lesquels il collabore régulièrement (arts vivants, arts
plastiques, opérations).
Il réalise diverses tâches administratives et comptable en intégrant les priorités du service dans la gestion quotidienne des
activités du secrétariat.
Missions / conditions d'exercice
Accueil physique téléphonique du public :
Recevoir, filtrer, orienter les demandes d'information et traiter les demandes courantes
Finances / Comptabilité:
Dans le cadre des activités comptables et budgétaires, en transversalité auprès des autres services du GIP,
Etablir les engagements, contrôler et liquider les factures,
Suivre l'exécution du budget
Participer à la préparation des budgets et à leur suivi et réaliser les rattachements et reports en fin d'exercice
Réaliser les virements de crédits, préparer les Décisions Modificatives et les budgets rectificatifs
Renseigner les indicateurs de la comptabilité analytique
Régie d'avance liée aux évènements portés par le GIP:
Assurer la gestion, le suivi comptable des autres contrats et le suivi des comptes
Assurer la paie des régisseurs des programmations arts vivants
Effectuer les déclarations réglementaires
Gestion administrative et RH:
Suivre les badgeages et les congés des agents du GIP
Transmettre à la DRH les arrêts maladie et les déclarations d'accident du travail, en assurer le suivi
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Suivre et renseigner les tableaux de bord
Assurer le classement et l'archivage de documents matériels et immatériels
Respecter les délais de transmission de documents et assurer le suivi des signatures
Gérer les bases de données
En collaboration avec l'assistante de direction, saisie des outils collaboratifs d'analyse et de suivi et en assurer le suivi et l'actualisation.
Remplacement de l'assistante de direction lors des congés et soutien aux autres assistants administratifs
Recrutement par voie statutaire en interne avec mise à disposition auprès du GIP " Millénaire Caen 2025 " ou,recrutement en contrat de projet - jusqu'au 30/09/2026
Recevoir, filtrer, orienter les demandes d'information et traiter les demandes courantes
Finances / Comptabilité:
Dans le cadre des activités comptables et budgétaires, en transversalité auprès des autres services du GIP,
Etablir les engagements, contrôler et liquider les factures,
Suivre l'exécution du budget
Participer à la préparation des budgets et à leur suivi et réaliser les rattachements et reports en fin d'exercice
Réaliser les virements de crédits, préparer les Décisions Modificatives et les budgets rectificatifs
Renseigner les indicateurs de la comptabilité analytique
Régie d'avance liée aux évènements portés par le GIP:
Assurer la gestion, le suivi comptable des autres contrats et le suivi des comptes
Assurer la paie des régisseurs des programmations arts vivants
Effectuer les déclarations réglementaires
Gestion administrative et RH:
Suivre les badgeages et les congés des agents du GIP
Transmettre à la DRH les arrêts maladie et les déclarations d'accident du travail, en assurer le suivi
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Suivre et renseigner les tableaux de bord
Assurer le classement et l'archivage de documents matériels et immatériels
Respecter les délais de transmission de documents et assurer le suivi des signatures
Gérer les bases de données
En collaboration avec l'assistante de direction, saisie des outils collaboratifs d'analyse et de suivi et en assurer le suivi et l'actualisation.
Remplacement de l'assistante de direction lors des congés et soutien aux autres assistants administratifs
Recrutement par voie statutaire en interne avec mise à disposition auprès du GIP " Millénaire Caen 2025 " ou,recrutement en contrat de projet - jusqu'au 30/09/2026
Profils recherchés
Titulaire d'un grade du cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux. Vous êtes diplômé(e) d'un baccalauréat ou d'un
diplôme équivalent. Vous justifiez d'une expérience sur des fonctions similaires. Vous êtes reconnu(e) par vos compétences
en communication, par votre polyvalence et par votre capacité à vous adapter à des publics variés
Autonome et à l'aise dans la prise de note, vous disposez de compétences rédactionnelles et d'une bonne capacité d'écoute.
Rigoureux et organisé, vous êtes en capacité de vous adapter à diverses tâches comptables et administratives et vous savez
réagir à l'urgence. Votre relationnel, votre esprit d'équipe et d'initiative renforceront votre intégration. Enfin votre discrétion,
votre disponibilité et la bonne maitrise de la langue française seront des compétences indispensables pour ce poste.
Maîtriser les outils bureautiques : logiciels Astre GF, 6tzen, pack office, internet et intranet
diplôme équivalent. Vous justifiez d'une expérience sur des fonctions similaires. Vous êtes reconnu(e) par vos compétences
en communication, par votre polyvalence et par votre capacité à vous adapter à des publics variés
Autonome et à l'aise dans la prise de note, vous disposez de compétences rédactionnelles et d'une bonne capacité d'écoute.
Rigoureux et organisé, vous êtes en capacité de vous adapter à diverses tâches comptables et administratives et vous savez
réagir à l'urgence. Votre relationnel, votre esprit d'équipe et d'initiative renforceront votre intégration. Enfin votre discrétion,
votre disponibilité et la bonne maitrise de la langue française seront des compétences indispensables pour ce poste.
Maîtriser les outils bureautiques : logiciels Astre GF, 6tzen, pack office, internet et intranet
Contact et modalités de candidature
Contact
0231304737
Informations complémentaires
Bureau partagé
Télétravail
Contraintes congés 2025
Horaires variables
Avantages collaborateurs (F/H) : Participation complémentaire santé sous conditions Adhésion à une garantie prévoyance
maintien de salaire au choix Titres restaurant Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité Comité des
oeuvres Sociales Conciergerie Association sportive et de loisirs.
Télétravail
Contraintes congés 2025
Horaires variables
Avantages collaborateurs (F/H) : Participation complémentaire santé sous conditions Adhésion à une garantie prévoyance
maintien de salaire au choix Titres restaurant Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité Comité des
oeuvres Sociales Conciergerie Association sportive et de loisirs.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.