ASSISTANT DE GESTION ADMINISTRATIOIVE DE POLE DE VIE (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O014230901191626
Publiée le 19/09/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Esplanade Jean-Marie Louvel, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
20/10/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction Jeunesse, Proximité et Vie Associative favorise le soutien à la vie associative, assure aux caennais un accès simplifié, direct et de proximité aux administrations, tend à améliorer la qualité de vie quotidienne des habitants, anime la participation citoyenne et favorise le développement social local. Elle est également chargée du suivi des actions socio-éducatives, des actions pour la jeunesse, de la vie étudiante, et des actions pour la prévention de la délinquance.
Composé d'une équipe de 12 agents, le service Pôle de vie des quartiers Rive droite -1901 décline les politiques de proximité, de politique de la ville et de vie associative sur le territoire du pôle et assure la gestion du 1901.
Dans ce cadre et sous l'autorité du chef de service, vous assurez les missions de secrétariat, de suivi administratif et vous êtes le référent RH du service.
Composé d'une équipe de 12 agents, le service Pôle de vie des quartiers Rive droite -1901 décline les politiques de proximité, de politique de la ville et de vie associative sur le territoire du pôle et assure la gestion du 1901.
Dans ce cadre et sous l'autorité du chef de service, vous assurez les missions de secrétariat, de suivi administratif et vous êtes le référent RH du service.
Missions / conditions d'exercice
1) Secrétariat :
* Tenir l'agenda du chef de service et coordonner les rendez-vous, réunions à l'appui de Outlook ;
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs du Pôle de vie (usagers, partenaires, élus, conseillers de quartiers) ;
* Organiser et préparer les réunions pilotées par le service ;
* Assurer la prise de note et rédaction des comptes rendus, notamment des réunions de service ;
* Assurer la réception, l'enregistrement et la présentation du courrier via 6TZEN ;
* Rédiger des courriers à l'attention des services, des administrés, des associations... ;
* Suivre les différents tableaux de bord du service et des dossiers communs de la Direction.
2) Suivi administratif :
* Tenir et classer les dossiers sur le réseau et les documents papiers essentiels ;
* Assurer le suivi des réunions des projets et des dispositifs suivis par le service (envoi des convocations aux réunions, relecture et mise en forme des comptes rendus, mise à jour des bases de données...) ;
* Assurer le suivi administratif budgétaire du service (contrôle des pièces, engagements et liquidations) ;
* Assurer le suivi administratif des permanences des conseillers municipaux délégués de quartiers ;
* Être le référent du logiciel métier AIRDELIB pour le service (saisie des rapports de municipalités - suivi des visas) ;
* Contribuer à l'harmonisation des pratiques professionnelles avec les autres assistantes de la Direction ;
* Participer aux réunions internes.
3) Référent Ressources Humaines :
* Être l'interlocuteur RH des agents du service (suivi des demandes de formations, saisie évaluation, relais d'information) et assurer la gestion du logiciel INCOVAR (absences, congés).
4) Activités ponctuelles :
* Participer aux réunions publiques, aux réunions des Conseils de Quartiers, aux manifestations ponctuelles organisées par le service ;
* Participer à l'accueil du pôle selon nécessité.
* Tenir l'agenda du chef de service et coordonner les rendez-vous, réunions à l'appui de Outlook ;
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs du Pôle de vie (usagers, partenaires, élus, conseillers de quartiers) ;
* Organiser et préparer les réunions pilotées par le service ;
* Assurer la prise de note et rédaction des comptes rendus, notamment des réunions de service ;
* Assurer la réception, l'enregistrement et la présentation du courrier via 6TZEN ;
* Rédiger des courriers à l'attention des services, des administrés, des associations... ;
* Suivre les différents tableaux de bord du service et des dossiers communs de la Direction.
2) Suivi administratif :
* Tenir et classer les dossiers sur le réseau et les documents papiers essentiels ;
* Assurer le suivi des réunions des projets et des dispositifs suivis par le service (envoi des convocations aux réunions, relecture et mise en forme des comptes rendus, mise à jour des bases de données...) ;
* Assurer le suivi administratif budgétaire du service (contrôle des pièces, engagements et liquidations) ;
* Assurer le suivi administratif des permanences des conseillers municipaux délégués de quartiers ;
* Être le référent du logiciel métier AIRDELIB pour le service (saisie des rapports de municipalités - suivi des visas) ;
* Contribuer à l'harmonisation des pratiques professionnelles avec les autres assistantes de la Direction ;
* Participer aux réunions internes.
3) Référent Ressources Humaines :
* Être l'interlocuteur RH des agents du service (suivi des demandes de formations, saisie évaluation, relais d'information) et assurer la gestion du logiciel INCOVAR (absences, congés).
4) Activités ponctuelles :
* Participer aux réunions publiques, aux réunions des Conseils de Quartiers, aux manifestations ponctuelles organisées par le service ;
* Participer à l'accueil du pôle selon nécessité.
Profils recherchés
- Titulaire d'un grade du cadre d'emploi des adjoints administratifs et/ou disposant d'un diplôme dans le domaine administratif, vous connaissez le fonctionnement d'une collectivité territoriale et maîtrisez les techniques de secrétariat.
- Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et êtes en capacité d'utiliser les logiciels mis à disposition.
- Une connaissance du secteur associatif serait appréciée.
- Rigoureux et organisé, vous disposez de capacités rédactionnelles.
- Vous êtes discret et disponible et avez le sens du travail commun.
- Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et êtes en capacité d'utiliser les logiciels mis à disposition.
- Une connaissance du secteur associatif serait appréciée.
- Rigoureux et organisé, vous disposez de capacités rédactionnelles.
- Vous êtes discret et disponible et avez le sens du travail commun.
Contact et modalités de candidature
Contact
0231304100
Informations complémentaires
- Poste à temps complet,
- Une souplesse horaire peut vous être demandée selon les besoins du service (réunions ponctuelles en soirée et le week-end),
- Avantages collaborateurs : participation complémentaire santé sous conditions, adhésion à une garantie prévoyance ou maintien de salaire au choix, participation aux frais de transports collectifs ou forfait mobilité, COS...
- Une souplesse horaire peut vous être demandée selon les besoins du service (réunions ponctuelles en soirée et le week-end),
- Avantages collaborateurs : participation complémentaire santé sous conditions, adhésion à une garantie prévoyance ou maintien de salaire au choix, participation aux frais de transports collectifs ou forfait mobilité, COS...
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.