Le Calvados est un département attractif de 700 000 habitants, acteur de premier plan dans la commande publique sur son territoire en présentant un portefeuille d’achats de plus de 130 M€ auprès de 2 000 entreprises, et mobilisant un réseau de 2200 collaborateurs. Résolument ancrée dans une démarche de performance et de qualité de service, sa direction des Achats publics recherche un assistant de gestion – achat et logistique, pour compléter l’équipe du service achat et logistique.

En qualité d’assistant de gestion, sous la responsabilité du chef de service, vous assurez l’organisation des plannings et la gestion de l’outil informatique de demandes de matériels et de mobiliers. Grâce à vos compétences techniques et relationnelles, vous facilitez la coordination et contribuez à la qualité de service.

Activités

1. Organisation et planification :

• Coordonner et organiser les agendas et les rendez-vous des membres de la direction ;
• Planifier et organiser les réunions internes et CAO (Préparation des salles, convocation des participants, etc.) ;
• Assurer le suivi et la mise à jour régulière des tableaux de bord liés à l’activité de la direction ;
• Contribuer au bon accueil physique et téléphonique des usagers et des partenaires extérieurs ;
• Appuyer les responsables de service dans l’élaboration et le suivi de leurs plannings respectifs.

2. Gestion de l’outil informatique de demandes de matériel :

• Prendre en main la gestion et le paramétrage de l’application métier utilisée par les services pour effectuer leurs demandes de matériel, mobilier et électroménager ;
• Suivre et contrôler les demandes formulées via l’outil informatique afin de garantir leur cohérence et leur validité ;
• Traiter et instruire ces demandes selon les procédures établies en vigueur, jusqu’à la validation définitive par les services compétents ;
• Veiller au suivi des commandes et à l’approvisionnement des stocks, tout en anticipant les besoins futurs des services ;
• Alimenter et mettre à jour la base de données relative aux mouvements de matériels (entrées, sorties, transferts, inventaire, etc.).
• Gérer le logiciel inventaire mobilier/matériel (en cours de développement).

3. Participation aux projets transversaux et appui logistique :

• Participer activement aux projets transversaux portés par la direction achat (groupes de travail thématiques, chantiers spécifiques…) ;
• Soutenir la logistique lors des manifestations institutionnelles et évènements divers organisés par la collectivité (réservation de salles, organisation des repas, etc.) ;
• Collaborer avec les autres assistants administratifs pour assurer la continuité du service public et garantir une communication fluide entre les directions ;
• Réaliser toute autre tâche confiée par votre supérieur hiérarchique direct dans le cadre de vos fonctions et contribuant au bon fonctionnement de la direction.

Connaissances

• Maîtrise des logiciels de bureautique courante (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ;
• Bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise de la langue française ;
• Connaissances approfondies dans la pratique des outils de planification et d’agenda partagé ;
• Sens de l’accueil et qualités relationnelles
• Autonomie, rigueur et sens de l’organisation ;
• Capacité d’adaptation et esprit d’équipe
• Discrétion et confidentialité dans la manipulation d’informations sensibles ;
• Aptitude à anticiper et prioriser les actions en fonction des urgences et des sollicitations multiples.

Diplôme de niveau bac +2 minimum (BTS Assistant de Manager, DUT Gestion des Entreprises et des Administration, Licence Professionnelle Métiers de la GRH, etc.),
Expérience professionnelle similaire souhaitée

Date prévisionnelle de jury : le 19/04/2024