ASSISTANT ADMINITRATIF ANIMATIONS ET SPORT-SANTE (F/H)
Offre n° O014251020000025
Publiée le 20/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Esplanade Jean-Marie Louvel, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
19/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une disponibilité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
scolaires. Vous organisez l’accueil et l’accompagnement administratif des bénéficiaires du dispositif Prescri’Sports.
Vous gérez les dossiers liés à l'organisation de ces différentes activités et apportez une réponse téléphonique et courriel appropriée en fonction de l'interlocuteur.
Vous participez ponctuellement à des manifestations sportives pilotées par la Ville et contribuez à la continuité de service de l’accueil de la Direction des Sports.
Vous gérez les dossiers liés à l'organisation de ces différentes activités et apportez une réponse téléphonique et courriel appropriée en fonction de l'interlocuteur.
Vous participez ponctuellement à des manifestations sportives pilotées par la Ville et contribuez à la continuité de service de l’accueil de la Direction des Sports.
Missions / conditions d'exercice
ACTIVITE PRINCIPALE : ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(IVE)
1-Missions d’appui administratif et logistique aux différentes animations sportives
Suivi administratif des stages sportifs et animations hors temps scolaires sous la supervision de l’adjoint au chef de service :
Réaliser l’ensemble des démarches administratives et logistiques liées à l’organisation des stages et animations hors temps scolaire (déclarations DRAJES, lien avec les prestataires éventuels, à compléter),
Assurer une diffusion fluide de l’information concernant l’organisation des stages et animations et les inscriptions auprès des différents partenaires (éducateurs sportifs, chargé de communication du service, service équipements sportifs et sport de haut niveau, service piscines patinoire, agent d’accueil de la Direction des Sports, pôles de vie),
Réaliser le paramétrage du logiciel technocrate et donner les droits et assister les utilisateurs dans l’utilisation du logiciel dédié (rôle d’administrateur),
Assurer le rôle de référent pour le logiciel et participer aux réunions de coordination et aux formations pilotées par la Direction de l’Education et la Direction des Systèmes d’Information, en lien avec le prestataire.
Suivi administratif des interventions scolaires sous la supervision de l’adjoint au chef de service :
Réaliser l’ensemble des démarches administratives et logistiques liées à l’organisation des interventions scolaires (déclarations DRAJES, lien avec les prestataires éventuels, à compléter)
Assurer le suivi au quotidien des transports scolaires (suivi des commandes à chaque période, ajustements en temps réels des transports à mobiliser en fonction du planning) en lien avec le prestataire et les écoles,
Assurer une diffusion fluide de l’information concernant l’organisation des interventions scolaires auprès des différents partenaires (éducateurs sportifs, chargé de communication du service, service équipements sportifs et sport de haut niveau, service piscines patinoire, agent d’accueil de la Direction des Sports, pôles de vie),
Participer à l’élaboration des dossiers de stages
2-Accueil, secrétariat, planification et suivi de l'activité Prescri’sport
Sous l’autorité fonctionnelle du chargé de mission « structuration de l’offre sportive » :
Accueillir et réaliser les entretiens téléphoniques des bénéficiaires du Sport sur Ordonnance
Renseigner les usagers et les conseiller sur les procédures
Accueillir physiquement les bénéficiaires du Sport sur Ordonnance (3 mois – 6 mois- 1 an-sortie du dispositif)
Mettre à jour et gérer l'agenda, prendre et organiser l’ensemble des rendez-vous individuels et réunions collectives (chargé de mission et éducateurs sportifs)
Prévenir les usagers en cas d’annulation ou de changement de planification des activités prescrites
Renseigner les tableaux de suivi et autres outils administratifs
ACTIVITES SECONDAIRES :
1-Suppléance de l’agent d’accueil général de la Direction pendant ses périodes d’absence dans le cadre du réseau des assistantes administratives
Accueil physique de la Direction et réception des appels téléphoniques : prise de messages, mise en relation, recherche d’information,
Inscriptions aux animations sportives et stages sportifs : préparation des dossiers (logiciel technocarte), tenue de la caisse et opérations d’encaissement des recettes, diffusion des informations, (fonctions de mandataire de la régie de recette « sports »).
2-Participation ponctuelle aux grands évènementiels sportifs de la direction
Renfort ponctuel administratif, logistique et organisationnel pour l’organisation des grands évènementiels sportifs en lien avec l’assistant administratif et évènementiel,
Participation ponctuelle aux manifestations organisées en régie.
1-Missions d’appui administratif et logistique aux différentes animations sportives
Suivi administratif des stages sportifs et animations hors temps scolaires sous la supervision de l’adjoint au chef de service :
Réaliser l’ensemble des démarches administratives et logistiques liées à l’organisation des stages et animations hors temps scolaire (déclarations DRAJES, lien avec les prestataires éventuels, à compléter),
Assurer une diffusion fluide de l’information concernant l’organisation des stages et animations et les inscriptions auprès des différents partenaires (éducateurs sportifs, chargé de communication du service, service équipements sportifs et sport de haut niveau, service piscines patinoire, agent d’accueil de la Direction des Sports, pôles de vie),
Réaliser le paramétrage du logiciel technocrate et donner les droits et assister les utilisateurs dans l’utilisation du logiciel dédié (rôle d’administrateur),
Assurer le rôle de référent pour le logiciel et participer aux réunions de coordination et aux formations pilotées par la Direction de l’Education et la Direction des Systèmes d’Information, en lien avec le prestataire.
Suivi administratif des interventions scolaires sous la supervision de l’adjoint au chef de service :
Réaliser l’ensemble des démarches administratives et logistiques liées à l’organisation des interventions scolaires (déclarations DRAJES, lien avec les prestataires éventuels, à compléter)
Assurer le suivi au quotidien des transports scolaires (suivi des commandes à chaque période, ajustements en temps réels des transports à mobiliser en fonction du planning) en lien avec le prestataire et les écoles,
Assurer une diffusion fluide de l’information concernant l’organisation des interventions scolaires auprès des différents partenaires (éducateurs sportifs, chargé de communication du service, service équipements sportifs et sport de haut niveau, service piscines patinoire, agent d’accueil de la Direction des Sports, pôles de vie),
Participer à l’élaboration des dossiers de stages
2-Accueil, secrétariat, planification et suivi de l'activité Prescri’sport
Sous l’autorité fonctionnelle du chargé de mission « structuration de l’offre sportive » :
Accueillir et réaliser les entretiens téléphoniques des bénéficiaires du Sport sur Ordonnance
Renseigner les usagers et les conseiller sur les procédures
Accueillir physiquement les bénéficiaires du Sport sur Ordonnance (3 mois – 6 mois- 1 an-sortie du dispositif)
Mettre à jour et gérer l'agenda, prendre et organiser l’ensemble des rendez-vous individuels et réunions collectives (chargé de mission et éducateurs sportifs)
Prévenir les usagers en cas d’annulation ou de changement de planification des activités prescrites
Renseigner les tableaux de suivi et autres outils administratifs
ACTIVITES SECONDAIRES :
1-Suppléance de l’agent d’accueil général de la Direction pendant ses périodes d’absence dans le cadre du réseau des assistantes administratives
Accueil physique de la Direction et réception des appels téléphoniques : prise de messages, mise en relation, recherche d’information,
Inscriptions aux animations sportives et stages sportifs : préparation des dossiers (logiciel technocarte), tenue de la caisse et opérations d’encaissement des recettes, diffusion des informations, (fonctions de mandataire de la régie de recette « sports »).
2-Participation ponctuelle aux grands évènementiels sportifs de la direction
Renfort ponctuel administratif, logistique et organisationnel pour l’organisation des grands évènementiels sportifs en lien avec l’assistant administratif et évènementiel,
Participation ponctuelle aux manifestations organisées en régie.
Profils recherchés
Vous êtes titulaire de l’un des grades du cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux (à défaut, recrutement direct possible) et possédez un BAC/BAC +2 en gestion administrative, vous justifiez d’une expérience significative sur un poste
similaire.
Vous connaissez les procédures d’organisation des différentes activités (stages, animations, presci’sport, sport ‘n co etc.).
Vous maitrisez les techniques de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique ainsi que les logiciels bureautiques, (une connaissance des logiciels Goove et Technocarte serait un plus).
Vous avez le sens des responsabilités, une bonne aisance relationnelle et savez travailler en équipe et en transversalité.
Vous savez organiser et planifier en fonction des urgences et priorités. Autonome, vous savez prendre des initiatives et rendre compte.
Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se).
similaire.
Vous connaissez les procédures d’organisation des différentes activités (stages, animations, presci’sport, sport ‘n co etc.).
Vous maitrisez les techniques de secrétariat, d’accueil physique et téléphonique ainsi que les logiciels bureautiques, (une connaissance des logiciels Goove et Technocarte serait un plus).
Vous avez le sens des responsabilités, une bonne aisance relationnelle et savez travailler en équipe et en transversalité.
Vous savez organiser et planifier en fonction des urgences et priorités. Autonome, vous savez prendre des initiatives et rendre compte.
Vous êtes organisé(e) et rigoureux(se).
Contact et modalités de candidature
Contact
0231304100
Informations complémentaires
Absences à organiser selon les nécessités de service et en fonction des activités/animations programmées, et de la continuité de service à l’accueil.
Travail exceptionnel en soirée et week-ends sur certaines manifestations.
Avantages collaborateurs :
Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance, maintien de salaire au choix – Tickets restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité de loisirs et d’action sociale (CLAS) – Conciergerie – Association sportive et de loisirs.
Travail exceptionnel en soirée et week-ends sur certaines manifestations.
Avantages collaborateurs :
Participation complémentaire santé sous conditions – Adhésion à une garantie prévoyance, maintien de salaire au choix – Tickets restaurant – Participation aux frais de transport collectif ou forfait mobilité – Comité de loisirs et d’action sociale (CLAS) – Conciergerie – Association sportive et de loisirs.
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.