Un(e) Assistant(e) administratif(ve) et moyens généraux
Offre n° O014251024000917
Publiée le 24/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Bâtiment CANOPE - 21 rue du Moulin au ROY, Caen (Calvados)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
24/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Le Conservatoire botanique de Normandie est un Établissement public de coopération environnementale (EPCE) créé le 9 mai 2023 par arrêté préfectoral, à l’initiative conjointe de l’État et des principaux acteurs du territoire normand. Il s’inscrit dans le réseau national des conservatoires botaniques et a pour vocation la connaissance, la conservation et la valorisation de la flore, de la fonge et des végétations régionales.
Le décret n°2021-762 du 14 juin 2021 précise les cinq missions d’intérêt général confiées par l’État aux Conservatoires botaniques nationaux :
1. Développer la connaissance sur la flore, la fonge, les végétations et les habitats ;
2. Gérer, diffuser et valoriser les données relatives à ces thématiques ;
3. Contribuer à la gestion conservatoire de la flore, de la fonge, des ressources phytogénétiques sauvages, des végétations, des habitats et des espaces, ainsi qu’à la restauration écologique ;
4. Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques et de la réglementation ;
5. Assurer la communication, la sensibilisation et la mobilisation des acteurs.
L’équipe du Conservatoire botanique de Normandie est composée d’un directeur, d’un directeur scientifique, d’une directrice administrative, finances et ressources humaines, d’une responsable de communication, de deux gestionnaires de données et service informatique, d’ingénieurs écologues, chargés de missions flore et/ou végétation. Aujourd’hui, les agents sont répartis entre le siège de Caen (13) et le site de Rouen (6).
La spécificité du Conservatoire, en tant que structure scientifique et technique dédiée à la connaissance et à la conservation de la flore, de la fonge et des habitats, à l’appui aux politiques publiques et à la sensibilisation, implique un fonctionnement administratif rigoureux et une gestion documentaire adaptée aux besoins de l’établissement et de ses partenaires.
C’est dans ce contexte que le Conservatoire botanique de Normandie recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et moyens généraux pour renforcer son équipe et accompagner le développement de ses missions administratives et documentaires.
Le/la titulaire exercera ses missions sous l’autorité de la Directrice administrative, finances et ressources humaines, et pourra également apporter son soutien à la Directrice dans ses missions.
Le décret n°2021-762 du 14 juin 2021 précise les cinq missions d’intérêt général confiées par l’État aux Conservatoires botaniques nationaux :
1. Développer la connaissance sur la flore, la fonge, les végétations et les habitats ;
2. Gérer, diffuser et valoriser les données relatives à ces thématiques ;
3. Contribuer à la gestion conservatoire de la flore, de la fonge, des ressources phytogénétiques sauvages, des végétations, des habitats et des espaces, ainsi qu’à la restauration écologique ;
4. Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des politiques publiques et de la réglementation ;
5. Assurer la communication, la sensibilisation et la mobilisation des acteurs.
L’équipe du Conservatoire botanique de Normandie est composée d’un directeur, d’un directeur scientifique, d’une directrice administrative, finances et ressources humaines, d’une responsable de communication, de deux gestionnaires de données et service informatique, d’ingénieurs écologues, chargés de missions flore et/ou végétation. Aujourd’hui, les agents sont répartis entre le siège de Caen (13) et le site de Rouen (6).
La spécificité du Conservatoire, en tant que structure scientifique et technique dédiée à la connaissance et à la conservation de la flore, de la fonge et des habitats, à l’appui aux politiques publiques et à la sensibilisation, implique un fonctionnement administratif rigoureux et une gestion documentaire adaptée aux besoins de l’établissement et de ses partenaires.
C’est dans ce contexte que le Conservatoire botanique de Normandie recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) et moyens généraux pour renforcer son équipe et accompagner le développement de ses missions administratives et documentaires.
Le/la titulaire exercera ses missions sous l’autorité de la Directrice administrative, finances et ressources humaines, et pourra également apporter son soutien à la Directrice dans ses missions.
Missions / conditions d'exercice
1. Soutien administratif et moyens généraux
• Secrétariat courant :
Accueil téléphonique et physique
Gestion de salle
Classement et archivage
Gestion du courrier : réception, enregistrement, tri et diffusion du courrier entrant et sortant, gestion des courriels génériques
• Gestion des bâtiments :
Suivi des interventions de maintenance, relations avec les prestataires, suivi des stocks de matériel d’entretien
Suivi logistique : organisation de la réception, rangement, stockage, suivi des équipements et matériels
• Gestion comptable :
Gestion des factures de fonctionnement et des achats courants
Gestion des frais de déplacements
• Régisseur suppléant (passage à titulaire après une formation)
• Gestion administrative et technique du parc automobile et véhicules de location
Assurer la planification et le suivi de l'entretien de la flotte de véhicules (Préventif et curatif)
Centraliser les demandes, les difficultés et les pannes des utilisateurs, apporter des réponses de premier niveau et assurer l'interface avec les garagistes
Suivi des assurances des véhicules, gestion des sinistres en liaison avec la responsable
Programmer les locations de véhicules et assurer un suivi avec le prestataire
• Gestion administrative
Saisie de tableaux de bord, gestion sur logiciels spécifiques (logiciel compta/RH et logiciel de projets)
Co-organisation des assemblées et des séminaires d’équipe
Missions d’intendance (commandes, livraisons, suivi des stocks, réservations de prestations pour les publics)
Mise à jour des fichiers et des bases de données
Appui ponctuel à la gestion des ressources humaines (saisie de données, suivi administratif, préparation de documents RH, remplacement en paie avec formation apportée par la directrice)
Appui ponctuel à la communication interne et externe : mise à jour d’informations sur le site web, diffusion auprès des équipes, rédaction de notes et supports de communication
2. Gestion des ressources documentaires : Assurer la gestion et la valorisation de la documentation
Cette mission est à développer : une formation interne sera proposée
• Fournir des services et des produits documentaires sous format papier ou numérique
• Contribution à la gestion des ressources documentaires (sélection, acquisition, inventaire, mise à jour des collections)
• Alimentation et gestion de la base de données bibliographiques
• Enregistrement, classement et indexation de l’information
• Gestion des prêts, abonnements et échanges de revues
• Répondre aux besoins de documentation des utilisateurs (internes et/ou externes)
• Assurer une veille documentaire
• Secrétariat courant :
Accueil téléphonique et physique
Gestion de salle
Classement et archivage
Gestion du courrier : réception, enregistrement, tri et diffusion du courrier entrant et sortant, gestion des courriels génériques
• Gestion des bâtiments :
Suivi des interventions de maintenance, relations avec les prestataires, suivi des stocks de matériel d’entretien
Suivi logistique : organisation de la réception, rangement, stockage, suivi des équipements et matériels
• Gestion comptable :
Gestion des factures de fonctionnement et des achats courants
Gestion des frais de déplacements
• Régisseur suppléant (passage à titulaire après une formation)
• Gestion administrative et technique du parc automobile et véhicules de location
Assurer la planification et le suivi de l'entretien de la flotte de véhicules (Préventif et curatif)
Centraliser les demandes, les difficultés et les pannes des utilisateurs, apporter des réponses de premier niveau et assurer l'interface avec les garagistes
Suivi des assurances des véhicules, gestion des sinistres en liaison avec la responsable
Programmer les locations de véhicules et assurer un suivi avec le prestataire
• Gestion administrative
Saisie de tableaux de bord, gestion sur logiciels spécifiques (logiciel compta/RH et logiciel de projets)
Co-organisation des assemblées et des séminaires d’équipe
Missions d’intendance (commandes, livraisons, suivi des stocks, réservations de prestations pour les publics)
Mise à jour des fichiers et des bases de données
Appui ponctuel à la gestion des ressources humaines (saisie de données, suivi administratif, préparation de documents RH, remplacement en paie avec formation apportée par la directrice)
Appui ponctuel à la communication interne et externe : mise à jour d’informations sur le site web, diffusion auprès des équipes, rédaction de notes et supports de communication
2. Gestion des ressources documentaires : Assurer la gestion et la valorisation de la documentation
Cette mission est à développer : une formation interne sera proposée
• Fournir des services et des produits documentaires sous format papier ou numérique
• Contribution à la gestion des ressources documentaires (sélection, acquisition, inventaire, mise à jour des collections)
• Alimentation et gestion de la base de données bibliographiques
• Enregistrement, classement et indexation de l’information
• Gestion des prêts, abonnements et échanges de revues
• Répondre aux besoins de documentation des utilisateurs (internes et/ou externes)
• Assurer une veille documentaire
Profils recherchés
Formation et expérience
• Formation de type BAC+2 (BTS, DUT, etc.) ou expérience professionnelle équivalente
• Sensibilisation aux enjeux environnementaux et à la protection de la nature
Compétences techniques
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)
• Maîtrise des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire appréciée
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité à maintenir une vigilance prolongée malgré des tâches répétitives
• Savoir planifier et respecter les délais
• S’adapter aux différents interlocuteurs
Qualités personnelles
• Discrétion, disponibilité, adaptabilité
• Bonnes capacités d’expression écrite et orale
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Savoir accueillir
Conditions d’emploi
• Poste à temps plein
• Poste statutaire (fonction publique territoriale) ou contrat de droit public à durée déterminée de 3 ans renouvelable avec perspective de CDI après 6 ans de CDD
• Rémunération selon grille indiciaire de la fonction publique territoriale et expérience, avec versement d'une prime mensuelle et annuelle, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance, adhésion au CNAS
• Possibilité de travailler à 39h hebdomadaire sur 5 jours (avec 23 ARTT), ou 35h sur 5 jours ou sur 4.5 jours
• Possibilité de choisir un temps partiel
• Poste basé au siège du Conservatoire botanique de Normandie à CAEN, A pourvoir à CAEN, bâtiment Canopé 3ème étage 21 rue du moulin au Roy (déménagement du siège prévu au jardin des plantes de Caen en 2027)
• Déplacements ponctuels avec véhicule de service
• Télétravail possible selon les besoins du service
• Formation de type BAC+2 (BTS, DUT, etc.) ou expérience professionnelle équivalente
• Sensibilisation aux enjeux environnementaux et à la protection de la nature
Compétences techniques
• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Pack Office)
• Maîtrise des techniques de classement, d’archivage et de gestion documentaire appréciée
• Rigueur et sens de l’organisation
• Capacité à maintenir une vigilance prolongée malgré des tâches répétitives
• Savoir planifier et respecter les délais
• S’adapter aux différents interlocuteurs
Qualités personnelles
• Discrétion, disponibilité, adaptabilité
• Bonnes capacités d’expression écrite et orale
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Savoir accueillir
Conditions d’emploi
• Poste à temps plein
• Poste statutaire (fonction publique territoriale) ou contrat de droit public à durée déterminée de 3 ans renouvelable avec perspective de CDI après 6 ans de CDD
• Rémunération selon grille indiciaire de la fonction publique territoriale et expérience, avec versement d'une prime mensuelle et annuelle, participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance, adhésion au CNAS
• Possibilité de travailler à 39h hebdomadaire sur 5 jours (avec 23 ARTT), ou 35h sur 5 jours ou sur 4.5 jours
• Possibilité de choisir un temps partiel
• Poste basé au siège du Conservatoire botanique de Normandie à CAEN, A pourvoir à CAEN, bâtiment Canopé 3ème étage 21 rue du moulin au Roy (déménagement du siège prévu au jardin des plantes de Caen en 2027)
• Déplacements ponctuels avec véhicule de service
• Télétravail possible selon les besoins du service
Contact et modalités de candidature
Contact
0231967756
Informations complémentaires
Le dossier de candidature devra impérativement comporter une lettre de motivation exposant de manière claire et authentique les motivations du ou de la candidat.e ainsi qu’un curriculum vitae (CV) détaillant ses compétences et son parcours professionnel en lien avec le poste proposé.
Les dossiers de candidature devront être adressés au plus tard
le 24 novembre 2025 à Monsieur Sylvain DIQUÉLOU, Directeur
Par courriel : anne-sophie.bardaud@cbn-normandie.fr
ou Sur la plateforme
ou Par courrier postal : Conservatoire botanique de Normandie, 21 rue du moulin au roy, 14000 CAEN
A la suite de la sélection sur dossier, un nombre limité de candidat.e.s sera convié à présenter sa candidature devant un jury de recrutement qui aura lieu première quinzaine de décembre à Caen
Pour toute précision, les candidat.e.s sont invité.e.s à prendre contact avec Anne-Sophie BARDAUD, Directrice administrative, au 02 31 96 77 56
Les dossiers de candidature devront être adressés au plus tard
le 24 novembre 2025 à Monsieur Sylvain DIQUÉLOU, Directeur
Par courriel : anne-sophie.bardaud@cbn-normandie.fr
ou Sur la plateforme
ou Par courrier postal : Conservatoire botanique de Normandie, 21 rue du moulin au roy, 14000 CAEN
A la suite de la sélection sur dossier, un nombre limité de candidat.e.s sera convié à présenter sa candidature devant un jury de recrutement qui aura lieu première quinzaine de décembre à Caen
Pour toute précision, les candidat.e.s sont invité.e.s à prendre contact avec Anne-Sophie BARDAUD, Directrice administrative, au 02 31 96 77 56
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.