Assistante administrative
Offre n° O014251201001799
Publiée le 01/12/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
1 Rue Eugène Figeac, Saint-Martin-de-May (Calvados (14))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
01/01/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + titres-restaurant +CNAS + participation santé, prévoyance.
Descriptif de l'emploi
Chargée d’apporter son soutien en matière de gestion, de communication, d'information et suivi de dossiers, et est en contact régulier avec le maire, la responsable des services et les élus.
Assiste le responsable des services, le maire et les élus afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, accueil, ...).
Organise et coordonne les informations internes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la commune.
Assiste le responsable des services, le maire et les élus afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, accueil, ...).
Organise et coordonne les informations internes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la commune.
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat du maire et des élus
- Suivi des dossiers des commissions en assurant le lien avec les différentes personnes concernées.
- Envoi des convocations et des documents nécessaires au bon suivi des commissions aux élus et aux agents concernés.
- Prise de notes, rédaction.
- Assurer les tâches de secrétariat.
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions et réservation des salles.
Gestion de l’agenda des élus et des priorités.
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers.
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée.
- Répartir et suivre de la circulation des parapheurs.
- Tenue des fichiers contact (sur Outlook) : collecte d’informations et mise à jour.
Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Réception du courrier entrant et maintien du registre adéquat.
- Envoi du courrier sortant et maintien du registre adéquat.
- Distribution/diffusion du courrier vers les services concernés.
Accueil physique et téléphonique
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers l’agent ou le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Gestion de la réservation et tenue du planning des salles de la commune déléguée de May-sur-Orne (salle des fêtes, salle du conseil, salle des associations et, le cas échant, salle de la cantine de l’école Edmond Lejeune).
État civil
Délivrer et enregistrer les différentes demandes d’actes (copie d’acte, avis de mention, livret de famille, transcription, décès, naissances)
Renseigner le logiciel COMEDEC.
Accomplir et assurer le suivi des dossiers mariage, PACS et parrainage civil.
Gérer le planning des différentes cérémonies.
Tenir les registres d’état civil.
Recensement militaire
Elections
- Suivi des dossiers des commissions en assurant le lien avec les différentes personnes concernées.
- Envoi des convocations et des documents nécessaires au bon suivi des commissions aux élus et aux agents concernés.
- Prise de notes, rédaction.
- Assurer les tâches de secrétariat.
- Préparation et organisation de rendez-vous et réunions et réservation des salles.
Gestion de l’agenda des élus et des priorités.
- Rédaction de notes et de courriers à partir de consignes orales et/ou de dossiers.
- Organisation des déplacements, des réunions et des rendez-vous
- Remise en forme de documents sous une forme appropriée.
- Répartir et suivre de la circulation des parapheurs.
- Tenue des fichiers contact (sur Outlook) : collecte d’informations et mise à jour.
Gestion des flux de documents entrant et sortant
- Réception du courrier entrant et maintien du registre adéquat.
- Envoi du courrier sortant et maintien du registre adéquat.
- Distribution/diffusion du courrier vers les services concernés.
Accueil physique et téléphonique
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers l’agent ou le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
- Gestion de la réservation et tenue du planning des salles de la commune déléguée de May-sur-Orne (salle des fêtes, salle du conseil, salle des associations et, le cas échant, salle de la cantine de l’école Edmond Lejeune).
État civil
Délivrer et enregistrer les différentes demandes d’actes (copie d’acte, avis de mention, livret de famille, transcription, décès, naissances)
Renseigner le logiciel COMEDEC.
Accomplir et assurer le suivi des dossiers mariage, PACS et parrainage civil.
Gérer le planning des différentes cérémonies.
Tenir les registres d’état civil.
Recensement militaire
Elections
Profils recherchés
Les « savoirs » :
Techniques de secrétariat (prise de note, courrier, compte-rendu)
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook…)
Capacités rédactionnelles
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Les « savoir-faire » :
Maîtrise les techniques de communication et les outils bureautiques.
Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Être organisé, rigoureux et méthodique.
Être efficace.
Les « savoir-être » :
Sens de l'accueil
Être patient
Être discret
Être sérieux
Être rigoureux
Être assidu et ponctuel
Sens du service public
Sens de la diplomatie
Sens de l’initiative
Disponibilité
Esprit d'équipe
Bonne communication
Bon relationnel
Bonne présentation
Techniques de secrétariat (prise de note, courrier, compte-rendu)
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook…)
Capacités rédactionnelles
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Les « savoir-faire » :
Maîtrise les techniques de communication et les outils bureautiques.
Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Être organisé, rigoureux et méthodique.
Être efficace.
Les « savoir-être » :
Sens de l'accueil
Être patient
Être discret
Être sérieux
Être rigoureux
Être assidu et ponctuel
Sens du service public
Sens de la diplomatie
Sens de l’initiative
Disponibilité
Esprit d'équipe
Bonne communication
Bon relationnel
Bonne présentation
Contact et modalités de candidature
Contact
02 31 79 77 80
Informations complémentaires
lettre de motivation + CV
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.