Sous la responsabilité du Responsable des Services Techniques, l’agent assure des missions de secrétariat technique et participe à la gestion administrative et financière des activités d’animation de la collectivité. À ce titre, il assure le suivi administratif des dossiers techniques, contribue à l’organisation et à la coordination des activités d’animation et garantit la tenue de la régie associée dans le respect des procédures comptables et réglementaires.

SECRETARIAT TECHNIQUE
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et le traitement des courriers et courriels (envers les associations, les usagers, les entreprises…) des services techniques,
• Assurer le suivi administratif des dossiers du service (bons de commande, devis, factures, contrats de maintenance, interventions des prestataires),
• Rédiger, mettre en forme et diffuser des documents administratifs et techniques (courriers, comptes rendus, rapports),
• Assurer la coordination administrative avec les différents services de la collectivité et les partenaires extérieurs,
• Assurer la gestion, l’organisation et la coordination de l’ensemble des besoins logistiques et matériels liés aux manifestations et aux demandes techniques des usagers, des services municipaux, des élus et des associations,
• Assurer la gestion administrative et financière de la régie des salles et du prêt de matériel,
• Assurer le suivi de certains dossiers spécifiques : gestion des salles, clés connectées, cabines de plage et la galerie du Petit Enfer (suivi administratif, planning, relations avec les usagers et associations),
• Assurer la gestion administrative du dispositif d’ouverture et de fermeture des sites communaux (participation aux recrutements, élaboration et suivi des plannings, lien avec les agents concernés),
• Suivi du parc automobile et des consommations de carburant,
• Suivi de la réalisation du nettoyage dans l’ensemble des structures municipales,
• Centralisation et classement des rapports de contrôle sur les bâtiments et les équipements,
• Gestion RH de proximité avec les équipes techniques : ordres de mission, centralisation des congés, tenue de travail …
• Réalisation des signalements pour les problématiques d’éclairage public.

REGIE LUC ANIMATION
• Participer à la coordination et à l’organisation des manifestations et événements portés par la collectivité sur les volets technique et financier (relations avec les services municipaux et les intervenants),
• Assurer le suivi administratif des prestataires et partenaires (devis, factures, partenariats, mécénats),
• Réaliser les démarches réglementaires liées aux manifestations (déclarations SACEM et GUSO, dossiers de subventions etc.),
• Assurer la gestion de la régie de recettes liée aux manifestations (fonds de caisse, contrôle des recettes, suivi des encaissements, tarifs) en lien avec la Trésorerie, le service comptable, les bénévoles, les mandataires et les élus référents,
• Gérer les outils de paiement, de billetterie et d’encaissement liés à la régie (caisse, TPE, billetterie en ligne, carte bancaire),
• Assurer le suivi des stocks de goodies et leur vente à l’accueil des services techniques.