Agent polyvalent des services à la population
Offre n° O014260731001467
Publiée le 31/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La Commune nouvelle de Rots rassemble depuis le 1er janvier 2016 Lasson, Rots et Secqueville-en-Bessin.
Commune rurale du Calvados, située dans la plaine de Caen et aux portes du Bessin, Rots est facilement accessible par la nationale 13 reliant Caen et Bayeux et par la ligne de bus Twisto n°20 (bus de la ville de Caen) dont le terminus est situé près de la bibliothèque.
Rots compte environ 2 500 habitants et s'étend sur 2 500 hectares.
Dotée d'une école maternelle, d'une école élémentaire, d'un bâtiment enfance jeunesse (Centre de loisirs et RAM), d'une bibliothèque municipale, d'une agence postale communale, d'un gymnase et d'un tissu associatif dynamique, Rots présente également un secteur d'activité varié, avec une surface commerciale de 40 000 m² et de nombreuses PME (Petites et Moyennes Entreprises).
Notre commune a intégré la Communauté Urbaine de Caen la Mer le 1er janvier 2017.
Commune rurale du Calvados, située dans la plaine de Caen et aux portes du Bessin, Rots est facilement accessible par la nationale 13 reliant Caen et Bayeux et par la ligne de bus Twisto n°20 (bus de la ville de Caen) dont le terminus est situé près de la bibliothèque.
Rots compte environ 2 500 habitants et s'étend sur 2 500 hectares.
Dotée d'une école maternelle, d'une école élémentaire, d'un bâtiment enfance jeunesse (Centre de loisirs et RAM), d'une bibliothèque municipale, d'une agence postale communale, d'un gymnase et d'un tissu associatif dynamique, Rots présente également un secteur d'activité varié, avec une surface commerciale de 40 000 m² et de nombreuses PME (Petites et Moyennes Entreprises).
Notre commune a intégré la Communauté Urbaine de Caen la Mer le 1er janvier 2017.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Mairie - Esplanade de la Mairie, Rots (Calvados (14))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
31/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps non complet,
24h00 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Service : administratif.
Composition du service : 7 personnes.
Positionnement du poste : placé sous l’autorité directe du directeur général des services / se réfère à l'agent en charge des services à la population de Rots.
Composition du service : 7 personnes.
Positionnement du poste : placé sous l’autorité directe du directeur général des services / se réfère à l'agent en charge des services à la population de Rots.
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
## 1. Accueil et relation aux usagers – Services à la population des communes déléguées
* Assurer les permanences des mairies déléguées.
* Accueillir les administrés, physiquement et par téléphone.
* Réceptionner, trier, traiter et diffuser les informations (courriers, courriels).
* Gérer les inscriptions et radiations sur les listes électorales.
* Établir les attestations d'accueil.
## 2. État civil des communes déléguées
* Assurer la gestion complète des actes d'état civil : rédaction, contrôle, enregistrement et conformité juridique.
* Assurer la mise à jour et le suivi du logiciel métier d'état civil.
* Saisir, contrôler et suivre les mentions marginales.
* Transmettre les avis de mention.
* Tenir, mettre à jour et conserver les registres d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès) conformément à la réglementation.
* Instruire les dossiers de mariage : vérification des pièces, conduite des entretiens, analyse des situations particulières et rédaction de procès-verbaux si nécessaire.
* Enregistrer et assurer le suivi des PACS : contrôle des conditions légales et mise à jour des registres.
* Instruire les demandes de changement de nom et de prénom.
* Gérer les actes d'état civil étrangers : vérification des documents, accompagnement des procédures de transcription, suivi des légalisations et apostilles.
* Assurer la gestion administrative des décès.
* Délivrer les actes d'état civil dans le respect des règles de confidentialité.
* Assurer les relations avec les partenaires institutionnels (INSEE, Préfecture, notaires, tribunaux, opérateurs funéraires).
## 3. Suppléance de l'agent chargé des services à la population de Rots
En l'absence de l'agent titulaire :
* Assurer les missions d'état civil (déclarations de décès, délivrance de copies intégrales d'actes, recensement citoyen, concessions de cimetière).
* Accueillir les administrés, physiquement et par téléphone.
* Gérer le standard téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
* Réceptionner, trier, traiter et diffuser les informations (courriers, courriels).
* Répondre aux sollicitations des particuliers, associations, entreprises et administrations.
## 4. Gestion des équipements municipaux et logistique
* Gérer le planning de mise à disposition du gymnase.
* Assurer le suivi de la Gestion Technique du Bâtiment (GTB) du gymnase.
* Effectuer les commandes de fournitures administratives.
## 5. Gestion des cimetières des communes déléguées
* Réaliser le recensement des cimetières dans le logiciel GECIM.
* Établir et assurer le suivi des titres de concession.
## 6. Activités réglementaires
* Instruire les arrêtés de voirie.
* Enregistrer les déclarations d'ouverture de débit de boissons.
## 7. Vie associative
* Rédiger les courriers d'information à destination des associations.
## 8. Éducation
* Être l'interlocuteur privilégié des écoles pour les questions administratives.
* Valider les commandes de fournitures scolaires des directrices et directeurs d'école.
* Saisir les nouvelles inscriptions aux services périscolaires dans le logiciel métier.
* Suivre, en lien avec l'agent responsable des services périscolaires, les demandes de dérogation à la carte scolaire.
## 9. Transport
* Assurer la facturation des prestations de transport (UNCMT, établissements scolaires).
---
MISSIONS SECONDAIRES
* Assurer la suppléance de l'agent d'accueil de la mairie de Rots durant ses repos hebdomadaires, ses congés ou en cas d'accroissement temporaire d'activité.
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CONDITIONS DE TRAVAIL
## Temps de travail
* 24 heures hebdomadaires.
## Horaires
* Travail en journée, du lundi au vendredi.
* Horaires réguliers définis selon le planning des services administratifs.
## Lieux d'exercice
* Mairie de Rots.
* Mairie de Lasson.
* Mairie de Secqueville-en-Bessin.
## Contraintes et spécificités du poste
* Forte polyvalence et alternance entre plusieurs domaines d'activité.
* Exigence réglementaire élevée, notamment en matière d'état civil.
* Déplacements réguliers entre les mairies déléguées.
* Gestion de situations sensibles (décès, conflits, détresse des usagers).
* Accueil du public avec interruptions fréquentes et affluence variable.
* Gestion d'usagers parfois difficiles ou incivils.
* Respect absolu de la confidentialité et du secret professionnel.
* Coordination quotidienne avec plusieurs services.
* Pics d'activité liés aux mariages, élections et événements communaux.
* Utilisation de plusieurs logiciels métiers et maîtrise des procédures associées.
* Présence ponctuelle possible lors de manifestations ou événements municipaux.
## 1. Accueil et relation aux usagers – Services à la population des communes déléguées
* Assurer les permanences des mairies déléguées.
* Accueillir les administrés, physiquement et par téléphone.
* Réceptionner, trier, traiter et diffuser les informations (courriers, courriels).
* Gérer les inscriptions et radiations sur les listes électorales.
* Établir les attestations d'accueil.
## 2. État civil des communes déléguées
* Assurer la gestion complète des actes d'état civil : rédaction, contrôle, enregistrement et conformité juridique.
* Assurer la mise à jour et le suivi du logiciel métier d'état civil.
* Saisir, contrôler et suivre les mentions marginales.
* Transmettre les avis de mention.
* Tenir, mettre à jour et conserver les registres d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès) conformément à la réglementation.
* Instruire les dossiers de mariage : vérification des pièces, conduite des entretiens, analyse des situations particulières et rédaction de procès-verbaux si nécessaire.
* Enregistrer et assurer le suivi des PACS : contrôle des conditions légales et mise à jour des registres.
* Instruire les demandes de changement de nom et de prénom.
* Gérer les actes d'état civil étrangers : vérification des documents, accompagnement des procédures de transcription, suivi des légalisations et apostilles.
* Assurer la gestion administrative des décès.
* Délivrer les actes d'état civil dans le respect des règles de confidentialité.
* Assurer les relations avec les partenaires institutionnels (INSEE, Préfecture, notaires, tribunaux, opérateurs funéraires).
## 3. Suppléance de l'agent chargé des services à la population de Rots
En l'absence de l'agent titulaire :
* Assurer les missions d'état civil (déclarations de décès, délivrance de copies intégrales d'actes, recensement citoyen, concessions de cimetière).
* Accueillir les administrés, physiquement et par téléphone.
* Gérer le standard téléphonique et orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
* Réceptionner, trier, traiter et diffuser les informations (courriers, courriels).
* Répondre aux sollicitations des particuliers, associations, entreprises et administrations.
## 4. Gestion des équipements municipaux et logistique
* Gérer le planning de mise à disposition du gymnase.
* Assurer le suivi de la Gestion Technique du Bâtiment (GTB) du gymnase.
* Effectuer les commandes de fournitures administratives.
## 5. Gestion des cimetières des communes déléguées
* Réaliser le recensement des cimetières dans le logiciel GECIM.
* Établir et assurer le suivi des titres de concession.
## 6. Activités réglementaires
* Instruire les arrêtés de voirie.
* Enregistrer les déclarations d'ouverture de débit de boissons.
## 7. Vie associative
* Rédiger les courriers d'information à destination des associations.
## 8. Éducation
* Être l'interlocuteur privilégié des écoles pour les questions administratives.
* Valider les commandes de fournitures scolaires des directrices et directeurs d'école.
* Saisir les nouvelles inscriptions aux services périscolaires dans le logiciel métier.
* Suivre, en lien avec l'agent responsable des services périscolaires, les demandes de dérogation à la carte scolaire.
## 9. Transport
* Assurer la facturation des prestations de transport (UNCMT, établissements scolaires).
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MISSIONS SECONDAIRES
* Assurer la suppléance de l'agent d'accueil de la mairie de Rots durant ses repos hebdomadaires, ses congés ou en cas d'accroissement temporaire d'activité.
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CONDITIONS DE TRAVAIL
## Temps de travail
* 24 heures hebdomadaires.
## Horaires
* Travail en journée, du lundi au vendredi.
* Horaires réguliers définis selon le planning des services administratifs.
## Lieux d'exercice
* Mairie de Rots.
* Mairie de Lasson.
* Mairie de Secqueville-en-Bessin.
## Contraintes et spécificités du poste
* Forte polyvalence et alternance entre plusieurs domaines d'activité.
* Exigence réglementaire élevée, notamment en matière d'état civil.
* Déplacements réguliers entre les mairies déléguées.
* Gestion de situations sensibles (décès, conflits, détresse des usagers).
* Accueil du public avec interruptions fréquentes et affluence variable.
* Gestion d'usagers parfois difficiles ou incivils.
* Respect absolu de la confidentialité et du secret professionnel.
* Coordination quotidienne avec plusieurs services.
* Pics d'activité liés aux mariages, élections et événements communaux.
* Utilisation de plusieurs logiciels métiers et maîtrise des procédures associées.
* Présence ponctuelle possible lors de manifestations ou événements municipaux.
Profils recherchés
COMPETENCES ATTENDUES
## Savoirs
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
* Maîtrise de la réglementation de l'état civil et des procédures administratives.
* Notions de droit public.
* Maîtrise des règles relatives à la confidentialité et à la protection des données.
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (état civil, gestion des équipements, etc.).
* Connaissance des techniques d'accueil et de communication avec le public.
## Savoir-faire
* Accueillir, informer et orienter les usagers avec professionnalisme.
* Rédiger des actes, courriers et documents administratifs.
* Vérifier et instruire des dossiers réglementaires (mariages, PACS, décès, etc.).
* Organiser et gérer des plannings de réservation et la logistique des équipements.
* Traiter, classer, archiver et sécuriser les informations.
* Prioriser les tâches et gérer les situations complexes ou sensibles.
* Appliquer rigoureusement les procédures réglementaires et internes.
## Savoir-être
* Sens du service public et de l'intérêt général.
* Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle.
* Respect de la confidentialité.
* Polyvalence et capacité d'adaptation.
* Calme et maîtrise de soi face aux situations difficiles.
* Qualités relationnelles : écoute, empathie, diplomatie.
* Autonomie, sens de l'organisation et des priorités.
* Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité.
## Savoirs
* Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
* Maîtrise de la réglementation de l'état civil et des procédures administratives.
* Notions de droit public.
* Maîtrise des règles relatives à la confidentialité et à la protection des données.
* Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers (état civil, gestion des équipements, etc.).
* Connaissance des techniques d'accueil et de communication avec le public.
## Savoir-faire
* Accueillir, informer et orienter les usagers avec professionnalisme.
* Rédiger des actes, courriers et documents administratifs.
* Vérifier et instruire des dossiers réglementaires (mariages, PACS, décès, etc.).
* Organiser et gérer des plannings de réservation et la logistique des équipements.
* Traiter, classer, archiver et sécuriser les informations.
* Prioriser les tâches et gérer les situations complexes ou sensibles.
* Appliquer rigoureusement les procédures réglementaires et internes.
## Savoir-être
* Sens du service public et de l'intérêt général.
* Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle.
* Respect de la confidentialité.
* Polyvalence et capacité d'adaptation.
* Calme et maîtrise de soi face aux situations difficiles.
* Qualités relationnelles : écoute, empathie, diplomatie.
* Autonomie, sens de l'organisation et des priorités.
* Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité.
Contact et modalités de candidature
Contact
0231264098
Informations complémentaires
Merci de postuler directement et uniquement sur cette page. Il n'est pas utile d'envoyer votre candidature en double par mail.
Merci de votre compréhension.
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Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.