Diagnostic et conception du projet

• Réaliser l'état des lieux des pratiques, outils, documents et circuits de validation existants.

• Cartographier la chaîne de préparation des assemblées, de l’inscription d'un dossier à l'ordre du jour jusqu'à l'archivage et au suivi de l'exécution des actes.

• Identifier les tâches manuelles, les doublons, les points de rupture, les risques juridiques et les besoins des utilisateurs.

• Définir la feuille de route, les priorités, le calendrier, les livrables et les indicateurs du projet.



Modernisation et dématérialisation des assemblées

• Concevoir un circuit numérique harmonisé pour la transmission, l'instruction et la validation des projets de rapports et de délibérations.

• Structurer des modèles sécurisés de rapports, délibérations, décisions, arrêtés, convocations et documents de séance.

• Améliorer les outils de suivi de l'ordre du jour, des visas, des échéances, des transmissions et de I'exécution des décisions.

• Organiser la gestion documentaire, le classement, la recherche et l'archivage des actes et pièces associés.

• Participer au déploiement ou à l'optimisation des logiciels dédiés aux assemblées, de la signature électronique et des espaces collaboratifs.

• Proposer une organisation dématérialisée des convocations, dossiers de séance et documents mis à disposition des élus.



Extension à d'autres procédures administratives

• Recenser, avec les directions, les procédures transversales susceptibles d'être simplifiées ou dématérialisées.

• Prioriser les processus à traiter selon leur fréquence, leurs enjeux, leur niveau de risque et les gains attendus.

• Transposer les méthodes développées aux décisions du Maire, arrêtés, conventions, demandes de subventions, circuits de signature et autres procédures retenues par la direction générale.

• Élaborer un référentiel partagé, des procédures, rôles, délais, contrôles et modèles documentaires.

Conduite du changement et accompagnement des services

• Animer des ateliers de travail associant les services utilisateurs et les fonctions ressources.

• Rédiger les procédures, modes opératoires, guides et supports de formation.

• Former et accompagner les agents et, le cas échéant, les élus dans l'utilisation des nouveaux outils.

• Recueillir les retours d'expérience, traiter les difficultés d'usage et proposer les ajustements nécessaires.

• Favoriser une culture commune de la traçabilité, de la qualité documentaire et de la dématérialisation.



Pilotage, évaluation et transfert

• Organiser les instances de pilotage et préparer les arbitrages nécessaires.

• Suivre les échéances, les risques, les livrables, les coûts éventuels et les dépendances techniques.

• Produire des tableaux de bord et des bilans réguliers à destination de la direction générale.

• Mesurer les résultats du projet et proposer un plan d'amélioration continue.

• Préparer le transfert des outils, procédures et responsabilités vers les services pérennes à l'achèvement du projet.