Gestionnaire de l'état civil et mariages
Offre n° O015250414000081
Publiée le 14/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Le Cantal accompagne les futurs habitants dans leur projet de changement de vie. En vous inscrivant sur https://demarches.cantal.fr, un interlocuteur unique pourra répondre à toutes vos questions !
Lieu de travail
Rue de la coste - bp509, Aurillac (Cantal)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
14/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
La Ville d’Aurillac recrute un/une gestionnaire de l’état civil au sein de la direction population et affaires juridiques.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service population, vous aurez à relever les missions suivantes :
• Accueil et service au public dans les domaines de l'état-civil et de l'administration générale,
• Gérer les registres de l'état-civil (instruction et constituer les actes d'état-civil),
• Aider à l'organisation matérielle des élections,
• Assurer l'instruction des titres sécurisés (cartes nationales d'identité, passeports),
• Assurer les missions dévolues au service (agent de cérémonie pour les mariages en semaine et le samedi),
Conditions d'exercice :
• Travail en bureau
• Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public.
• Le travail du samedi, pour les mariages, sera mis en heures supplémentaires.
Moyens mis à disposition :
• Technologies de l'information et de la communication
• Outils de bureautique
• Progiciel
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service population, vous aurez à relever les missions suivantes :
• Accueil et service au public dans les domaines de l'état-civil et de l'administration générale,
• Gérer les registres de l'état-civil (instruction et constituer les actes d'état-civil),
• Aider à l'organisation matérielle des élections,
• Assurer l'instruction des titres sécurisés (cartes nationales d'identité, passeports),
• Assurer les missions dévolues au service (agent de cérémonie pour les mariages en semaine et le samedi),
Conditions d'exercice :
• Travail en bureau
• Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d'ouverture au public.
• Le travail du samedi, pour les mariages, sera mis en heures supplémentaires.
Moyens mis à disposition :
• Technologies de l'information et de la communication
• Outils de bureautique
• Progiciel
Missions / conditions d'exercice
Missions et activités générales liées à l'accueil
LES MISSIONS :
• Accueillir le public
• Renseigner et orienter le public
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
LES ACTIVITÉS :
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement dans une démarche professionnelle
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Adapter son intervention aux différents publics
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Aiguiller, renseigner, accompagner, conseiller l’usager dans toutes ses démarches
• Identifier et gérer la demande et son degré d'importance
• Faire toute recherche permettant de satisfaire la demande de l’usager en assurant la complétude et la pertinence de la réponse donnée
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Être le relais des services auprès du public
• Appliquer et respecter les process, circuits, consignes et objectifs donnés tant dans le service que dans les services municipaux concernés (transversalité) en lien avec sa hiérarchie
• Rendre compte à sa hiérarchie de tout événement ayant ou pouvant avoir des répercussions sur le service ou l’équipe, ou dérogeant à l’organisation en place
Missions et activités spécifiques au poste
LES MISSIONS :
• Accueil et service au public dans les domaines de l'état-civil et de l'administration générale
• Gérer les registres de l'état-civil (instruction et constituer les actes d'état-civil)
• Aider à l'organisation matérielle des élections
• Assurer l'instruction des titres sécurisés (cartes nationales d'identité, passeports)
• Assurer les missions dévolues au service (agent de cérémonie pour les mariages en semaine et le samedi)
LES ACTIVITÉS :
• Enregistrer et dresser tous les actes d’état-civil
• Assurer la mise à jour, le contrôle et la conservation des registres (mentions marginales...)
• Assurer le suivi et l'instruction des dossiers de mariage
• Gérer les PACS et toutes autres missions qui pourraient être transférées par l’État dans le secteur d'activité
• Délivrer les livrets de famille et les duplicata
• Délivrer toutes autorisations consécutives à un décès
• Délivrer des extraits et copies d’actes
• Traiter le courrier
• Enregistrer les demandes et délivrer les cartes nationales d’identité et les passeports
• Enregistrer les inscriptions et les changements d’adresse sur les listes électorales
• Recenser les jeunes de plus de 16 ans
• Légaliser des signatures
• Certifier conforme des documents pour l’étranger
• Et d’une manière générale, traiter et/ou participer à toutes les tâches liées à l’activité du service.
LES MISSIONS :
• Accueillir le public
• Renseigner et orienter le public
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité
LES ACTIVITÉS :
• Accueillir le public physiquement et téléphoniquement dans une démarche professionnelle
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants
• Gérer les situations de stress et réguler les tensions
• Adapter son intervention aux différents publics
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Aiguiller, renseigner, accompagner, conseiller l’usager dans toutes ses démarches
• Identifier et gérer la demande et son degré d'importance
• Faire toute recherche permettant de satisfaire la demande de l’usager en assurant la complétude et la pertinence de la réponse donnée
• Orienter vers les personnes et services compétents
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
• Être le relais des services auprès du public
• Appliquer et respecter les process, circuits, consignes et objectifs donnés tant dans le service que dans les services municipaux concernés (transversalité) en lien avec sa hiérarchie
• Rendre compte à sa hiérarchie de tout événement ayant ou pouvant avoir des répercussions sur le service ou l’équipe, ou dérogeant à l’organisation en place
Missions et activités spécifiques au poste
LES MISSIONS :
• Accueil et service au public dans les domaines de l'état-civil et de l'administration générale
• Gérer les registres de l'état-civil (instruction et constituer les actes d'état-civil)
• Aider à l'organisation matérielle des élections
• Assurer l'instruction des titres sécurisés (cartes nationales d'identité, passeports)
• Assurer les missions dévolues au service (agent de cérémonie pour les mariages en semaine et le samedi)
LES ACTIVITÉS :
• Enregistrer et dresser tous les actes d’état-civil
• Assurer la mise à jour, le contrôle et la conservation des registres (mentions marginales...)
• Assurer le suivi et l'instruction des dossiers de mariage
• Gérer les PACS et toutes autres missions qui pourraient être transférées par l’État dans le secteur d'activité
• Délivrer les livrets de famille et les duplicata
• Délivrer toutes autorisations consécutives à un décès
• Délivrer des extraits et copies d’actes
• Traiter le courrier
• Enregistrer les demandes et délivrer les cartes nationales d’identité et les passeports
• Enregistrer les inscriptions et les changements d’adresse sur les listes électorales
• Recenser les jeunes de plus de 16 ans
• Légaliser des signatures
• Certifier conforme des documents pour l’étranger
• Et d’une manière générale, traiter et/ou participer à toutes les tâches liées à l’activité du service.
Profils recherchés
Savoirs
Connaissance des fondamentaux de l'accueil
Connaissance des services de la collectivité territoriale
Connaissance des logiciels spécifiques et bureautiques
Connaissance et gestion des matériels et équipements
Connaissance des procédures relatives à la sécurité incendie
Bonne maîtrise de la langue française
Connaissance des techniques et procédures administratives liées aux missions du service
Instruction générale relative à l'état civil
Législation funéraire
Droit électoral
Savoir – faire
Savoir informer le public
Appliquer la charte d'accueil
Analyser, gérer, contrôler les situations
Travailler en collaboration avec sa hiérarchie
Se tenir au fait des nouveautés et des évolutions
Appliquer strictement les consignes, procédures et organisation
Appliquer les techniques et règles comportementales d’accueil
Être actif et dynamique dans l’accueil du public
Utiliser les outils informatiques, matériels spécifiques et logiciels
Savoir - être
• Sens des relations humaines et publiques
• Bonne présentation
• Souriant, aimable
• Esprit d'équipe
• Sens de l'initiative
• Intégrité et discrétion
• Calme et patience
• Dynamisme
Connaissance des fondamentaux de l'accueil
Connaissance des services de la collectivité territoriale
Connaissance des logiciels spécifiques et bureautiques
Connaissance et gestion des matériels et équipements
Connaissance des procédures relatives à la sécurité incendie
Bonne maîtrise de la langue française
Connaissance des techniques et procédures administratives liées aux missions du service
Instruction générale relative à l'état civil
Législation funéraire
Droit électoral
Savoir – faire
Savoir informer le public
Appliquer la charte d'accueil
Analyser, gérer, contrôler les situations
Travailler en collaboration avec sa hiérarchie
Se tenir au fait des nouveautés et des évolutions
Appliquer strictement les consignes, procédures et organisation
Appliquer les techniques et règles comportementales d’accueil
Être actif et dynamique dans l’accueil du public
Utiliser les outils informatiques, matériels spécifiques et logiciels
Savoir - être
• Sens des relations humaines et publiques
• Bonne présentation
• Souriant, aimable
• Esprit d'équipe
• Sens de l'initiative
• Intégrité et discrétion
• Calme et patience
• Dynamisme
Contact et modalités de candidature
Contact
0471454705
Informations complémentaires
Renseignements sur le poste auprès de Mme Cathy Théodore, cheffe du service population au 04 71 45 46 35.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.