un.e chargé.e d'accueil du Pôle Solidarités
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O016231001216786
Publiée le 10/10/2023
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
31 boulevard emile roux, Angoulême (Charente)
Poste à pourvoir le
01/12/2023
Date limite de candidature
10/11/2023
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Placé idéalement au coeur de la Région Nouvelle-Aquitaine, le département de la Charente offre l'avantage d'une
agréable qualité de vie et de paysages très divers : Charente limousine, Charente périgourdine, pays du Cognac,
vallée de l'image d'Angoulême, constituent des atouts économiques et culturels pour le département.
De nombreux et grands festivals y sont organisés toute l'année : le festival international de la Bande dessinée y
côtoie le Festival du Film Francophone, le Festival Blues Passion, Musiques Métisses ou le Festival des Musiques du
monde à Confolens. Ouvert sur les métropoles, le département de la Charente est accessible grâce aux axes
nationaux et la LGV qui desservent ses territoires.
La collectivité gère un budget d'environ 500 millions d'euros, 2000 agents, 200 offres d'emplois annuelles.
Tourné vers le développement de l'image de son territoire, le Département de la Charente accorde une importance
particulière à l'éducation, à travers les collèges dont il a la charge, à l'accessibilité de ses territoires, à travers
l'entretien des routes départementales, et aux solidarités humaines, à travers les maisons des solidarités.
Le Secrétariat généraL du Pôle Solidarités, composé de 15 agents assure des missions diverses sur des aspects
fonctionnels essentiels au bon fonctionnement des services (accueil, communication, gestion des ressources
humaines, administration et accompagnement des agents dans l'utilisation des outils métier du social, veille
juridique et observatoire des données du social).
agréable qualité de vie et de paysages très divers : Charente limousine, Charente périgourdine, pays du Cognac,
vallée de l'image d'Angoulême, constituent des atouts économiques et culturels pour le département.
De nombreux et grands festivals y sont organisés toute l'année : le festival international de la Bande dessinée y
côtoie le Festival du Film Francophone, le Festival Blues Passion, Musiques Métisses ou le Festival des Musiques du
monde à Confolens. Ouvert sur les métropoles, le département de la Charente est accessible grâce aux axes
nationaux et la LGV qui desservent ses territoires.
La collectivité gère un budget d'environ 500 millions d'euros, 2000 agents, 200 offres d'emplois annuelles.
Tourné vers le développement de l'image de son territoire, le Département de la Charente accorde une importance
particulière à l'éducation, à travers les collèges dont il a la charge, à l'accessibilité de ses territoires, à travers
l'entretien des routes départementales, et aux solidarités humaines, à travers les maisons des solidarités.
Le Secrétariat généraL du Pôle Solidarités, composé de 15 agents assure des missions diverses sur des aspects
fonctionnels essentiels au bon fonctionnement des services (accueil, communication, gestion des ressources
humaines, administration et accompagnement des agents dans l'utilisation des outils métier du social, veille
juridique et observatoire des données du social).
Missions / conditions d'exercice
Le (la) chargé (e) d'accueil a pour mission d'accueillir, d'orienter et de renseigner le public. Il/elle représente l'image
de la collectivité et des services du Pôle Solidarités auprès des usagers. Il/elle apporte un appui au bon
fonctionnement des services et réalise diverses missions d'appui administratif auprès du secrétariat général.
Mission 1 : Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers du Pôle Solidarités (50%)
- Accueillir le public sur place avec amabilité
- Apporter des renseignements au public sur place ou par téléphone et les orienter vers les personnes ressources
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Assurer le controle des accès (surveillance des entrées et sorties des usagers)
Mission 2 : Traiter des dossiers et saisir de documents (25%)
- Assurer le suivi administratif de dossiers en matière de ressources humaines (dont Point président mensuel) :
préparation, communication, vérification, suivi et mise à jour de tableaux de bord
- Assurer la référence Portail subventions 16 : Contrôle et validation des tiers, lecture et analyse des demandes,...
- Rédiger des documents administratifs (comptes rendus de réunions de service, courriers, ....)
- Saisir et /ou corriger des documents de formes et contenus divers (courriers, rapports, fichiers excel)
- Trier, classer et archiver des documents
Mission 3 : Assurer la gestion des moyens matériels du pôle solidarités (15%)
- Gérer la réservation des salles pour le secrétariat Général et mettre à jour l'affichage des salles de réunion du pôle
Solidarités
- Assurer la gestion logistique : salles de réunions (appui à l'installation de matériels, convivialité), moyens matériels
- Gérer les réservations (véhicules de service, carte GESTA, ordinateurs mutualisés)
- Diffuser les informations en lien avec la gestion bâtimentaire (lien avec le service bâtiment et agents)
- Gérer le courrier en entrée (en arrivée directe) : réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
Mission 4 : Aider à la gestion logistique du secrétariat général (10%)
- Assurer les commandes de fournitures administratives du secrétariat général
- Assurer le suivi et l'enregistrement des congés et CET des agents du secrétariat général
- Organiser des réunions (réservation de ressources, prendre et organiser des rendez vous, gérer des agendas,...)
de la collectivité et des services du Pôle Solidarités auprès des usagers. Il/elle apporte un appui au bon
fonctionnement des services et réalise diverses missions d'appui administratif auprès du secrétariat général.
Mission 1 : Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers du Pôle Solidarités (50%)
- Accueillir le public sur place avec amabilité
- Apporter des renseignements au public sur place ou par téléphone et les orienter vers les personnes ressources
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Assurer le controle des accès (surveillance des entrées et sorties des usagers)
Mission 2 : Traiter des dossiers et saisir de documents (25%)
- Assurer le suivi administratif de dossiers en matière de ressources humaines (dont Point président mensuel) :
préparation, communication, vérification, suivi et mise à jour de tableaux de bord
- Assurer la référence Portail subventions 16 : Contrôle et validation des tiers, lecture et analyse des demandes,...
- Rédiger des documents administratifs (comptes rendus de réunions de service, courriers, ....)
- Saisir et /ou corriger des documents de formes et contenus divers (courriers, rapports, fichiers excel)
- Trier, classer et archiver des documents
Mission 3 : Assurer la gestion des moyens matériels du pôle solidarités (15%)
- Gérer la réservation des salles pour le secrétariat Général et mettre à jour l'affichage des salles de réunion du pôle
Solidarités
- Assurer la gestion logistique : salles de réunions (appui à l'installation de matériels, convivialité), moyens matériels
- Gérer les réservations (véhicules de service, carte GESTA, ordinateurs mutualisés)
- Diffuser les informations en lien avec la gestion bâtimentaire (lien avec le service bâtiment et agents)
- Gérer le courrier en entrée (en arrivée directe) : réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier
Mission 4 : Aider à la gestion logistique du secrétariat général (10%)
- Assurer les commandes de fournitures administratives du secrétariat général
- Assurer le suivi et l'enregistrement des congés et CET des agents du secrétariat général
- Organiser des réunions (réservation de ressources, prendre et organiser des rendez vous, gérer des agendas,...)
Profils recherchés
SAVOIRS :
Environnement des collectivités territoriales
Organisation, fonctionnement, missions du Conseil départemental de la
Charente et de la direction et/ou du service d'affectation
Techniques d'accueil et de communication téléphonique
Fonctionnement du standart téléphonique, des annuaires
Outils bureautiques (word, excel) et applications "Métier"
SAVOIR-FAIRE :
Accueillir le public avec amabilité, s'exprimer clairement afin d'être
compréhensible pour tous et savoir renseigner
Savoir identifier la nature des demandes afin d'orienter les usagers vers
le bon interlocuteur
Rechercher et mettre en relation des correspondants
Mettre en forme et préparer des dossiers en application des procédures
définies
Rédiger (courriers, notes, comptes-rendus et autres documents
nécessaires à l'exercice du métier)
SAVOIR-ETRE :
Etre à l'écoute, bienveillant, calme et patient
Savoir faire preuve de réactivité et d'adaptabilité aux différentes
situations
Etre rigoureux, méthodique et organisé
Savoir travailler en équipe
Capacité à gérer le stress, face à des situations imprévues
Environnement des collectivités territoriales
Organisation, fonctionnement, missions du Conseil départemental de la
Charente et de la direction et/ou du service d'affectation
Techniques d'accueil et de communication téléphonique
Fonctionnement du standart téléphonique, des annuaires
Outils bureautiques (word, excel) et applications "Métier"
SAVOIR-FAIRE :
Accueillir le public avec amabilité, s'exprimer clairement afin d'être
compréhensible pour tous et savoir renseigner
Savoir identifier la nature des demandes afin d'orienter les usagers vers
le bon interlocuteur
Rechercher et mettre en relation des correspondants
Mettre en forme et préparer des dossiers en application des procédures
définies
Rédiger (courriers, notes, comptes-rendus et autres documents
nécessaires à l'exercice du métier)
SAVOIR-ETRE :
Etre à l'écoute, bienveillant, calme et patient
Savoir faire preuve de réactivité et d'adaptabilité aux différentes
situations
Etre rigoureux, méthodique et organisé
Savoir travailler en équipe
Capacité à gérer le stress, face à des situations imprévues
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
La candidature (lettre de motivation, CV, diplômes et dernier arrêté de situation statutaire pour les titulaires de la Fonction
publique) doit être déposée sur le site Internet du Département
https://www.lacharente.fr/boite-a-outils/emploi/
Référence : PSOL_SAG_Chargé.e d'accueil pôle solidarités (P.182 DM)
Cette procédure de recrutement répond aux dispositions de la loi de transformation de la fonction publique du 6 août 2019 et du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019
publique) doit être déposée sur le site Internet du Département
https://www.lacharente.fr/boite-a-outils/emploi/
Référence : PSOL_SAG_Chargé.e d'accueil pôle solidarités (P.182 DM)
Cette procédure de recrutement répond aux dispositions de la loi de transformation de la fonction publique du 6 août 2019 et du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.