Au sein du service administratif de la commune de Mouthiers-sur-Boëme, vous serez chargé(e) de l’accueil physique et téléphonique du public et des associations. Vous aurez à instruire et constituer les actes d’état civil, la gestion administrative du cimetière et les inscriptions scolaires.
Vous assurerez vos missions sous la responsabilité de la Directrice générale des services.

Accueil physique et téléphonique du public, suivi des demandes habitants,
Renseignement et orientation du public,
Enregistrement du courrier et mail,
Traitement, suivi et mise en forme des dossiers dans les domaines :
– de l’état civil (Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil ; Tenue administrative des registres d'état civil), PACS, mariage,
– du funéraire (Gestion du cimetière ; Délivrance et contrôle des titres de concessions),
– du recensement de la population,
Gestion et affichage d'informations,
Gestion de réservations des salles et du matériel mis à disposition au public et aux associations sur la commune,
Assistance à la mise en œuvre et au suivi des élections.

Missions secondaires : CCAS : dossier de demandes d’aides sociales, Assistance réception demandes d’urbanisme, arrêtés voirie en cas d’absence de l’agent dédié, courriers et assistances au service administratif général ( délibérations , procés verbaux et arrétés), archivages et classement.

Savoirs :
Connaissance de l’environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
Techniques d'accueil, règles de communication
Maîtrise de l’expression écrite (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Cadre réglementaire relatif à l’état civil et au funéraire
Écriture des actes : délibérations, arrêtes
Connaissance de base/générale/experte : comptabilité
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques + logiciels métiers
Techniques de gestion de planning
Procédures administratives

Savoirs faire :
Accueillir le public avec amabilité et prendre des messages
S'exprimer clairement et reformuler les demandes
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Mettre en relation des correspondants
Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
Gérer un planning de réservation
Rédiger des documents administratifs
Savoir prendre des notes

Savoir être :
Conserver neutralité et objectivité face aux situations
Rigueur, ponctualité et assiduité
Sens de l’organisation
Savoir gérer les situations de stress
Discrétion professionnelle
Courtoise, tenue et comportement adapté sur le lieu de travail