Agent administratif polyvalent
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O016240515000547
Publiée le 15/05/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
VAL-DE-COGNAC
Poste à pourvoir le
15/06/2024
Date limite de candidature
05/06/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
La commune nouvelle de Val-de-Cognac, 3500 habitants, recrute un agent administratif polyvalent.
Placé sous l'autorité directe du directeur général des services vous aurez notamment en charge la gestion de l'Etat civil et des cimetières, des missions d'accueil et de secrétariat , la gestion des plannings et des salles , de la communication et des relations avec les associations
Placé sous l'autorité directe du directeur général des services vous aurez notamment en charge la gestion de l'Etat civil et des cimetières, des missions d'accueil et de secrétariat , la gestion des plannings et des salles , de la communication et des relations avec les associations
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat
- accueil physique et téléphonique
- secrétariat ( rédaction de courriers, de compte rendu , prise de rendez vous , gestion des agendas...)
- gestion du courrier et de la boite mail
- gestion du planning des salles communales et des réservations de salles et du matériel
Etat civil
- Accueil physique et téléphonique du public en lien avec l'Etat Civil
- Instruction et élaboration des actes d'Etat civil ( naissance , reconnaissances, décès et mariages
- Etablissement des dossiers et mariages et suivi des publications de mariage
- Assister le maire lors des célébrations des cérémonies civiles
- Assurer la rectification administrative des actes d’Etat Civil
- Délivrance des livrets de famille
- Mise à jour des actes d’Etat civil et des registres
Gestion du cimetière
- Accueil des usagers et des familles
- Délivrance et contrôle des titres de concession
- Création et mise à jour des dossiers de concessions
- Suivi des opérations funéraires :
- Délivrance et contrôle des autorisations funéraires
- Enregistrement, suivi et contrôle des opérations funéraires (inhumations, exhumations, crémations, etc.) et tenue des registres
Communication
- Gestion du bulletin municipal
- Gestion des planimètres
- Suivi et rédaction de contenu pour le site internet
- Suivi et rédaction de contenu pour l’application SMARTPHONE
- Gestion des panneaux d’affichage électronique
- Gestion des panneaux d’affichage légaux
- Création d’affiches et de documents de communication divers
- Participer à la mise en œuvre de la communication autour de la saison culturelle de l’ABACA
- Gestion des supports de communication ( papier, entête,cartes de visites, invitations enveloppe …)
- Gestion des supports de communication aux agents ( notes de service…..affichage….)
- Création des listes de diffusion
- Agendas partagés
Relations avec les associations/ Festivités
- Gestion administrative et informatique des salles à la disposition des associations et des particuliers
- Attribution des créneaux pour les salles
- Gestion et remise des clés des salles aux associations
- Gestion des caution et transmission des éléments pour l'émission des titres de recettes
- Pratique des états des lieux des salles municipales (entrée et sortie)
- Suivi des besoins en ménage des salles
- Gestion et suivi des fiches-action et des manifestations, les fêtes et les commémorations
- Établissement et suivi des conventions avec les associations
- Gestion des dossiers de demandes de subventions délivrées aux associations
Renfort en cas de besoin aux autres services administratif ( Urbanisme, élections ...)
Conditions d'exercice
- Temps complet 35 heures hebdomadaire
- Horaires réguliers de bureau du lundi au vendredi + ponctuellement réunions en fin de soirée
- Présence aux cérémonies civiles le samedi
-Travail de bureau
Permis B obligatoire ( lieu de travail à la mairie / et à la mairie déléguée
- Rémunération statutaire + RIFSEEP ( IFSE et CIA)
- CNAS
- Participation mutuelle ( 15 € ) et prévoyance ( 15€)
- accueil physique et téléphonique
- secrétariat ( rédaction de courriers, de compte rendu , prise de rendez vous , gestion des agendas...)
- gestion du courrier et de la boite mail
- gestion du planning des salles communales et des réservations de salles et du matériel
Etat civil
- Accueil physique et téléphonique du public en lien avec l'Etat Civil
- Instruction et élaboration des actes d'Etat civil ( naissance , reconnaissances, décès et mariages
- Etablissement des dossiers et mariages et suivi des publications de mariage
- Assister le maire lors des célébrations des cérémonies civiles
- Assurer la rectification administrative des actes d’Etat Civil
- Délivrance des livrets de famille
- Mise à jour des actes d’Etat civil et des registres
Gestion du cimetière
- Accueil des usagers et des familles
- Délivrance et contrôle des titres de concession
- Création et mise à jour des dossiers de concessions
- Suivi des opérations funéraires :
- Délivrance et contrôle des autorisations funéraires
- Enregistrement, suivi et contrôle des opérations funéraires (inhumations, exhumations, crémations, etc.) et tenue des registres
Communication
- Gestion du bulletin municipal
- Gestion des planimètres
- Suivi et rédaction de contenu pour le site internet
- Suivi et rédaction de contenu pour l’application SMARTPHONE
- Gestion des panneaux d’affichage électronique
- Gestion des panneaux d’affichage légaux
- Création d’affiches et de documents de communication divers
- Participer à la mise en œuvre de la communication autour de la saison culturelle de l’ABACA
- Gestion des supports de communication ( papier, entête,cartes de visites, invitations enveloppe …)
- Gestion des supports de communication aux agents ( notes de service…..affichage….)
- Création des listes de diffusion
- Agendas partagés
Relations avec les associations/ Festivités
- Gestion administrative et informatique des salles à la disposition des associations et des particuliers
- Attribution des créneaux pour les salles
- Gestion et remise des clés des salles aux associations
- Gestion des caution et transmission des éléments pour l'émission des titres de recettes
- Pratique des états des lieux des salles municipales (entrée et sortie)
- Suivi des besoins en ménage des salles
- Gestion et suivi des fiches-action et des manifestations, les fêtes et les commémorations
- Établissement et suivi des conventions avec les associations
- Gestion des dossiers de demandes de subventions délivrées aux associations
Renfort en cas de besoin aux autres services administratif ( Urbanisme, élections ...)
Conditions d'exercice
- Temps complet 35 heures hebdomadaire
- Horaires réguliers de bureau du lundi au vendredi + ponctuellement réunions en fin de soirée
- Présence aux cérémonies civiles le samedi
-Travail de bureau
Permis B obligatoire ( lieu de travail à la mairie / et à la mairie déléguée
- Rémunération statutaire + RIFSEEP ( IFSE et CIA)
- CNAS
- Participation mutuelle ( 15 € ) et prévoyance ( 15€)
Profils recherchés
Niveau bac souhaité
Connaissances réglementaires en matière d'état civil et de funéraire.
Facilité rédactionnelle et bon niveau d' orthographe -
Bonne connaissance des techniques rédactionnelles ( papier , web...)
Bonne maitrise d'office 365
Maitrise d'un logiciel PAO
La maitrise des logiciels Berger Levrault et GECIM sera appréciée
Qualités relationnelles
Autonomie , rigueur, créativité
Discrétion
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Connaissances réglementaires en matière d'état civil et de funéraire.
Facilité rédactionnelle et bon niveau d' orthographe -
Bonne connaissance des techniques rédactionnelles ( papier , web...)
Bonne maitrise d'office 365
Maitrise d'un logiciel PAO
La maitrise des logiciels Berger Levrault et GECIM sera appréciée
Qualités relationnelles
Autonomie , rigueur, créativité
Discrétion
Savoir gérer la polyvalence et les priorités
Contact
Contact
0545832569
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature ( CV - lettre de motivation -) par messagerie : lgarraud@val-de-cognac.fr à l'attention de Monsieur Lionel GARRAUD
Renseignements complémentaires par mail à cette même adresse
Renseignements complémentaires par mail à cette même adresse
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.