Placé·e sous l’autorité du/de la chef.fe du secteur Action culturelle, l’assistant·e assure le secrétariat, la gestion administrative et contribue à la mise en œuvre, à la diffusion et à l’accueil des actions culturelles de l’EDM, en lien étroit avec les équipes pédagogiques, les partenaires et les publics. Il/elle peut être amené.e à travailler sur des dossiers liés au fonctionnement global de l'EDM.
L'agent.e assiste également la Direction de la Culture (10%).

Missions:

1/ Secrétariat et gestion administrative (50%)

- Suivi administratif des dossiers (fiches projets, cahiers des charges, courriers, autorisations parentales, conventions, etc.) et gestion des déclarations d’assurance et de la SACEM.
- Organisation des réunions (inscription dans les agendas, réservation des salles et demandes de liens visio, envoi des convocations et ordres du jour, prise de notes et rédaction des comptes rendus).
- Effectuer les demandes de devis et assurer les réservations nécessaires (catering, restauration, hébergement...).
- Collecte des données chiffrées, renseignement et actualisation des tableaux de bord et listings de suivi.
- Mise en page bilans, conventions et courriers.
- Classement et archivage des dossiers.
- Accueil téléphonique.
- Suivi courriers et boîte aux lettres électronique.
- co-gestion des locations d’instruments.

2/ Contribution à la mise en œuvre et à la diffusion des actions culturelles (30%)

- Collecte, suivi et diffusion des informations auprès des élèves et de leurs familles ainsi que des enseignants (informations courantes, fiches actions, événements).
- Contribution à la rédaction des supports de communication de l’action culturelle, en lien étroit avec la Direction de la communication.
- Diffusion des documents de communication, mise à jour et suivi des fichiers de destinataires.
- Communication auprès des partenaires et des publics ciblés selon les actions : envoi des supports,prises de contact.

3/ Contribution à la mise en œuvre des actions culturelles sur le terrain (10%)

- Participation à la préparation et à l’organisation logistique des actions culturelles sur le terrain et à l’installation et au rangement du matériel (chaises, pupitres, etc.).
- Accueil des publics lors des événements.

4/ Assister la Direction de la Culture (10%)

Assistance auprès du/de la directeur.rice : appui à la coordination des 3 services de la direction pour tableaux de bord, reporting, afin de faciliter et optimiser la gestion administrative, programmation de réunions, gestion des appels, organisation de réunions.