Assistant.e administratif.ve chargé.e de scolarité
Offre n° O016260901001301
Publiée le 01/09/2026
Synthèse de l'offre
Lieu de travail
3 Place Henri Dunant, Angoulême (Charente (16))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
01/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
En collaboration avec la coordinatrice du service scolarité et en lien avec l’équipe pédagogique et les usagers du conservatoire, vous assurerez la gestion des dossiers du service scolarité (inscriptions et facturation, suivi pédagogique, organisation et suivi des évaluations etc.), selon l’organisation et le calendrier scolaire de l’établissement.
Missions / conditions d'exercice
Suivi administratif du service scolarité : en binôme avec la coordinatrice du service
• Assister le/la conseiller.e aux études pour le suivi pédagogique des élèves
• Réaliser le suivi administratif des dossiers des élèves et familles à l’aide des logiciels métiers
• Élaborer et transmettre la communication aux familles
• Assurer la préparation et le suivi des évaluations et examens
• Suivre l’emploi du temps général des salles
• Établir les feuilles de présence des élèves pour les enseignants
• Relever les présences et absences des élèves
• Organiser et superviser les élections des représentants des élèves
• Préparer et suivre le déroulement des Z’ADI (ateliers de découverte instrumentale)
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers enseignants
• Réceptionner et gérer les demandes de reports de cours
Suivi du parc instrumental : en binôme avec assistante financière & chargée d’accueil
• Assurer le suivi de l’inventaire instrumental
• Mettre en place et suivre des locations d'instruments aux élèves
• Travailler en binôme en fin et début d’année scolaire sur la réception et répartition des instruments élèves + Orchestre à l’école
Assurer le suivi des jurys d’examens
• Seconder le secrétariat de direction pour la recherche de personnes compétentes à l’occasion de la mise en place des jurys d’examen
• Assister le/la conseiller.e aux études pour le suivi pédagogique des élèves
• Réaliser le suivi administratif des dossiers des élèves et familles à l’aide des logiciels métiers
• Élaborer et transmettre la communication aux familles
• Assurer la préparation et le suivi des évaluations et examens
• Suivre l’emploi du temps général des salles
• Établir les feuilles de présence des élèves pour les enseignants
• Relever les présences et absences des élèves
• Organiser et superviser les élections des représentants des élèves
• Préparer et suivre le déroulement des Z’ADI (ateliers de découverte instrumentale)
• Assurer le suivi et la mise à jour des dossiers enseignants
• Réceptionner et gérer les demandes de reports de cours
Suivi du parc instrumental : en binôme avec assistante financière & chargée d’accueil
• Assurer le suivi de l’inventaire instrumental
• Mettre en place et suivre des locations d'instruments aux élèves
• Travailler en binôme en fin et début d’année scolaire sur la réception et répartition des instruments élèves + Orchestre à l’école
Assurer le suivi des jurys d’examens
• Seconder le secrétariat de direction pour la recherche de personnes compétentes à l’occasion de la mise en place des jurys d’examen
Profils recherchés
• Titulaire, ou lauréat du concours, à défaut bénéficier d’une expérience d’assistante si possible dans un service de scolarité
• Avoir le sens du service public, de l’écoute et du dialogue
• Avoir une bonne aisance à l’oral et maîtriser les techniques de communication
• Maitriser les techniques de secrétariat, d’archivage et de gestion de planning
• Capacité à appréhender et gérer des situations conflictuelles
• Apprécier le travail en équipe
• Savoir rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Une bonne connaissance de la suite Office et des logiciels métiers (OWA, iMuse, DuoNet, Ciril finances) serait un plus
• Avoir le sens du service public, de l’écoute et du dialogue
• Avoir une bonne aisance à l’oral et maîtriser les techniques de communication
• Maitriser les techniques de secrétariat, d’archivage et de gestion de planning
• Capacité à appréhender et gérer des situations conflictuelles
• Apprécier le travail en équipe
• Savoir rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Une bonne connaissance de la suite Office et des logiciels métiers (OWA, iMuse, DuoNet, Ciril finances) serait un plus
Contact et modalités de candidature
Contact
0545386060
Informations complémentaires
• Temps de travail de 35H du lundi au vendredi, et ponctuellement pendant les weekends
• Prise de congés uniquement pendant les vacances scolaires
• Présence obligatoire les jours des portes ouvertes, inscriptions et permanences les samedis de mai à juin puis septembre à octobre (selon planning tournant)
• Possibilité de modification des horaires pendant périodes de pics d’activité : journées continues et fermeture tardive
Information complémentaire
• Lieu de travail : 3 Pl. Henri Dunant, 16000 Angoulême
• Prestations sociales (prévoyance avec maintien de salaire et complémentaire santé,)
• Comité d’action sociale (organisation d’activités, chèques vacances, réductions, pass et aides diverses)
• Aide au transport avec participation de la collectivité et proposition de plusieurs dispositifs d’aide à mobilité
• Rémunération statutaire du cadre d’emploi des attachés de la filière administrative ou des ingénieurs territoriaux de la filière technique territoriale
• Indemnité de fonctions, de sujétions et d’expertise de 380€ avec possibilité de valorisation de l’expérience professionnelle
• Prise de congés uniquement pendant les vacances scolaires
• Présence obligatoire les jours des portes ouvertes, inscriptions et permanences les samedis de mai à juin puis septembre à octobre (selon planning tournant)
• Possibilité de modification des horaires pendant périodes de pics d’activité : journées continues et fermeture tardive
Information complémentaire
• Lieu de travail : 3 Pl. Henri Dunant, 16000 Angoulême
• Prestations sociales (prévoyance avec maintien de salaire et complémentaire santé,)
• Comité d’action sociale (organisation d’activités, chèques vacances, réductions, pass et aides diverses)
• Aide au transport avec participation de la collectivité et proposition de plusieurs dispositifs d’aide à mobilité
• Rémunération statutaire du cadre d’emploi des attachés de la filière administrative ou des ingénieurs territoriaux de la filière technique territoriale
• Indemnité de fonctions, de sujétions et d’expertise de 380€ avec possibilité de valorisation de l’expérience professionnelle
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.