Assistant administratif du service événementiel et vie locale (H/F)
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O017240201360829
Publiée le 18/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SAINT-PALAIS-SUR-MER
Poste à pourvoir le
01/09/2024
Date limite de candidature
19/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une radiation des cadres (retraite, démission,...)
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Emploi contractuel de cat. C
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Rémunération indicative
Rémunération statutaire + RIFSEEP
Descriptif de l'emploi
La commune de Saint-Palais-Sur-Mer recherche un assistant administratif évènementiel et vie locale qui assurera la gestion administrative du service.
Sous l'autorité hiérarchique du responsable évènementiel et vie locale, l'assistant administratif assure la coordination des demandes et des manifestations sur le territoire de la commune de la Saint-Palais-Sur-Mer.
Le service événementiel et vie locale est composée de 8 personnes : un responsable de service, un assistant administratif, un régisseur, un chef d’équipe logistique et entretien et 4 agents d’entretien des locaux.
Sous l'autorité hiérarchique du responsable évènementiel et vie locale, l'assistant administratif assure la coordination des demandes et des manifestations sur le territoire de la commune de la Saint-Palais-Sur-Mer.
Le service événementiel et vie locale est composée de 8 personnes : un responsable de service, un assistant administratif, un régisseur, un chef d’équipe logistique et entretien et 4 agents d’entretien des locaux.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales :
- Réceptionner les appels, prendre des messages et fournir un premier niveau de renseignements,
- Traiter les différentes demandes et y répondre par courrier ou par e-mail,
- Préparation de la programmation estivale en collaboration avec le responsable du service,
- Saisir et mettre en forme des documents, assurer leur transmission et archivage,
- Rédiger différents documents administratifs et assurer le suivi des dossiers (contrat de cession, bon de commande, décision, convention mise à disposition, convention restaurateurs, arrêté de circulation, …)
- Faire les déclaration SACEM, SACD, SPRE et assurer le suivi annuel,
- Préparer les dossiers de demande de subvention auprès du département,
- Maintenir un lien avec les présidents des associations afin de les accompagner dans leurs actions,
- Recruter des bénévoles auprès des associations pour les actions événementielles (Saint Palais Parade, Halloween, Noël)
- Relayer les informations du service communication auprès des associations,
- Concevoir des outils de suivi d’activité et des tableaux de bord, assurer leur mise à jour,
- Effectuer des recherches documentaires en lien avec l’activité,
- Se tenir informé des textes de législation en cours,
- Réceptionner les appels, prendre des messages et fournir un premier niveau de renseignements,
- Traiter les différentes demandes et y répondre par courrier ou par e-mail,
- Préparation de la programmation estivale en collaboration avec le responsable du service,
- Saisir et mettre en forme des documents, assurer leur transmission et archivage,
- Rédiger différents documents administratifs et assurer le suivi des dossiers (contrat de cession, bon de commande, décision, convention mise à disposition, convention restaurateurs, arrêté de circulation, …)
- Faire les déclaration SACEM, SACD, SPRE et assurer le suivi annuel,
- Préparer les dossiers de demande de subvention auprès du département,
- Maintenir un lien avec les présidents des associations afin de les accompagner dans leurs actions,
- Recruter des bénévoles auprès des associations pour les actions événementielles (Saint Palais Parade, Halloween, Noël)
- Relayer les informations du service communication auprès des associations,
- Concevoir des outils de suivi d’activité et des tableaux de bord, assurer leur mise à jour,
- Effectuer des recherches documentaires en lien avec l’activité,
- Se tenir informé des textes de législation en cours,
Profils recherchés
Connaissances requises et savoir-être :
• Connaissance approfondie du fonctionnement et de l'organisation de la collectivité,
• Maîtrise de l'organisation des manifestations,
• Excellente maîtrise de la bureautique générale,
• Aptitude à une communication efficace, tant à l'écrit qu'à l'oral,
• Capacité avérée à travailler de manière collaborative au sein d'une équipe,
• Compétence dans l'organisation et la gestion des priorités,
• Flexibilité pour s'adapter aux différents interlocuteurs,
• Sens aigu de la diplomatie,
• Fort sens relationnel,
• Excellente capacité d'écoute,
• Dynamisme, rigueur et réactivité,
• Savoir anticiper,
• Esprit de synthèse développé.
L’utilisation du logiciel CIVIL finances (bon de commande) serait un plus.
Grande flexibilité horaire pendant la saison (travail week-end et jours fériés possible)
• Temps de travail annualisé (1607 heures au total)
o En saison (de mars à août) : du lundi au vendredi
o Hors saison : du mardi au jeudi
• Connaissance approfondie du fonctionnement et de l'organisation de la collectivité,
• Maîtrise de l'organisation des manifestations,
• Excellente maîtrise de la bureautique générale,
• Aptitude à une communication efficace, tant à l'écrit qu'à l'oral,
• Capacité avérée à travailler de manière collaborative au sein d'une équipe,
• Compétence dans l'organisation et la gestion des priorités,
• Flexibilité pour s'adapter aux différents interlocuteurs,
• Sens aigu de la diplomatie,
• Fort sens relationnel,
• Excellente capacité d'écoute,
• Dynamisme, rigueur et réactivité,
• Savoir anticiper,
• Esprit de synthèse développé.
L’utilisation du logiciel CIVIL finances (bon de commande) serait un plus.
Grande flexibilité horaire pendant la saison (travail week-end et jours fériés possible)
• Temps de travail annualisé (1607 heures au total)
o En saison (de mars à août) : du lundi au vendredi
o Hors saison : du mardi au jeudi
Contact
Contact
0546235656
Informations complémentaires
Conditions de recrutement :
Recrutement par voie statutaire dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs, ou à défaut, contractuel.
Prise de poste : en septembre 2024
Informations complémentaires :
Rémunération statutaire + RIFSEEP + chèque déjeuner + CNAS+ participation mutuelle santé et prévoyance labellisées.
Envoyer CV + lettre de motivation par courrier : À l’attention de Monsieur le Maire, Hôtel de ville, 1 Avenue de Courlay 17420 SAINT-PALAIS-SUR-MER ou par mail : rh@stpalaissurmer.fr avant le 19 avril 2024
Entretien de recrutement entre 13 et le 17.05.2024.
Recrutement par voie statutaire dans le cadre d’emploi des adjoints administratifs, ou à défaut, contractuel.
Prise de poste : en septembre 2024
Informations complémentaires :
Rémunération statutaire + RIFSEEP + chèque déjeuner + CNAS+ participation mutuelle santé et prévoyance labellisées.
Envoyer CV + lettre de motivation par courrier : À l’attention de Monsieur le Maire, Hôtel de ville, 1 Avenue de Courlay 17420 SAINT-PALAIS-SUR-MER ou par mail : rh@stpalaissurmer.fr avant le 19 avril 2024
Entretien de recrutement entre 13 et le 17.05.2024.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.