Aytré, un territoire attractif et dynamique
Située en Charente-Maritime et limitrophe à La Rochelle, la commune littorale d’Aytré occupe les rangs de seconde ville de la Communauté d’Agglomération de La Rochelle et de 5ème du département de Charente-Maritime.
Caractérisée par la richesse de sa biodiversité avec 3 kilomètres de littoral préservé dont 1,5km de plage, un marais doux et 25 hectares d’espaces naturels classés « Natura 2000 » la ville est également connue pour son dynamisme économique avec sa zone d’activité dite de « Belle Aire » et la présence de l'entreprise Alstom dans son cœur de ville.

Contexte
Afin d’accompagner la mise en place du pôle ressources (2023), un poste d’assistant·e est créé. Ainsi, la Ville d’Aytré recrute un/e assistant/e du pôle ressources placé/e sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale adjointe (DGA) et sous l’autorité fonctionnelle de la responsable des ressources humaines (RRH) et du référent commande publique et affaires juridiques. Ce poste est en binômage avec le poste d’assistante du Maire et de la directrice générale des services (DGS). Le poste est basé à l’Hôtel de Ville.

Missions

Assistant·e de la DGA et de la RRH : Relation hiérarchique avec la DGA et fonctionnelle avec la RRH. Gestion et organisation des agendas, organisation de rendez-vous, réception et orientation des appels téléphoniques, rédaction de courriers et divers travaux de bureautique.

Binôme avec l’assistante du Maire et de la DGS : gestion des urgences, gestion des agendas, appels téléphoniques, enregistrement du courrier, préparation, suivi et compte rendu des instances pendant l’absence de l’assistante du Maire et de la DGS, passage au contrôle de légalité et publication des actes.

Secrétariat technique de la commande publique : Relation fonctionnelle avec le référent de la commande publique. Mise en ligne des marchés publics et réponse aux questions posées sur la plate-forme, ouverture des plis, préparation du rapport d’analyse des offres, rédaction des réponses et des notifications aux entreprises, organiser les Commissions d'Appel d'Offres (CAO) et en assurer le compte rendu, tenir à jour le registre des marchés et assurer le classement et l’archivage.

Secrétariat du pôle Ressources : Préparation, suivi et compte rendu de réunions et instances, gestion des appels téléphoniques, travaux de bureautique dont courriers, gestion administrative du personnel, de la comptabilité (référente gestionnaire de comptabilité des services du Pôle), des contrats des services du pôle et commande de fournitures des services du pôle ressources, tri, classement et archivage de dossiers, gestion de l’agenda de l’élu(e) délégué(e) aux ressources.

Suivi de dossiers administratifs spécifiques :
 Ressources humaines : Assurer la gestion du temps de travail, organiser des actions de formations, organiser des jurys de recrutement, gérer les frais de déplacements des agents et des élus. Traitement suivi d’assurance statutaire en binôme.
 Ressources générales : Gestion du registre des arrêtés d’administration générale sous la responsabilité de la DGA, validation des commandes de fournitures de tous les services communaux, commande de papier et enveloppes pour tous les services communaux.