1. Assurer le suivi administratif de la production
- Collecter les informations transmises par les différents secteurs de production.
- Saisir, mettre à jour et contrôler les données relatives à l'activité.
- Mettre à jour les tableaux de suivi de production.
- Préparer les documents et états nécessaires au suivi quotidien et hebdomadaire.
- Recenser les écarts ou anomalies signalés par les équipes.
- Transmettre les informations nécessitant une décision aux responsables concernés.
- Assurer le classement et l'archivage des documents liés à la production.
2. Assurer le suivi administratif des données alimentaires
- Collecter les données nécessaires au suivi des consommations de denrées.
- Mettre à jour les tableaux de suivi des achats et consommations.
- Préparer les états nécessaires au suivi des dépenses alimentaires.
- Effectuer les rapprochements entre les données disponibles.
- Identifier les écarts ou incohérences et les signaler à la Direction.
- Participer à la préparation des bilans et états de suivi.
(L'agent ne décide pas des achats, des fournisseurs ou des engagements de dépenses.)
3. Assurer le suivi administratif des équipements et de la maintenance
En lien avec la Direction et les responsables concernés :
- Recueillir les demandes d'intervention signalées par les équipes.
-Centraliser les demandes de maintenance.
- Contacter les prestataires sur instruction de la Direction.
- Assurer le suivi administratif des interventions.
- Mettre à jour le tableau de suivi de la maintenance.
- Recueillir et classer les devis, comptes rendus, rapports d'intervention et documents techniques.
- Assurer le suivi des interventions restant à réaliser.
- Signaler à la Direction les demandes en attente ou les difficultés rencontrées.
(L'agent ne réalise aucun diagnostic technique et ne décide pas seul des interventions, réparations ou investissements.)
4. Assurer le suivi documentaire lié à la qualité et à l'hygiène
En lien avec la Direction et les responsables de secteur :
- Assurer le classement et l'archivage des documents liés au Plan de Maîtrise Sanitaire.
- Collecter les documents et enregistrements transmis par les secteurs.
- Vérifier leur présence et leur classement.
- Recenser les documents manquants.
- Assurer le suivi administratif des actions correctives demandées par l'encadrement.
- Préparer et rassembler les documents nécessaires aux contrôles et audits.
- Assurer la mise à disposition des documents demandés par la Direction.
(L'agent n'est pas responsable du PMS, ne valide pas les procédures HACCP et ne prend aucune décision en matière de sécurité sanitaire.)
5. Élaborer les tableaux de bord et assurer le reporting administratif
- Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de l'activité.
- Consolider les données transmises par les différents secteurs.
- Préparer les états et synthèses demandés par la Direction.
- Mettre en évidence les écarts et informations nécessitant une attention particulière.
- Préparer les éléments nécessaires aux réunions et bilans d'activité.
- Assurer la traçabilité des informations transmises et des actions réalisées.
Missions transversales
- Assurer la continuité du suivi administratif pendant la période d'absence du Chef de production.
- Faciliter la circulation des informations entre les secteurs, la Direction et les services administratifs.
- Contribuer à la fiabilité et à l'actualisation des données.
- Participer à l'amélioration des outils de suivi administratif.
- Respecter les procédures internes et les règles de confidentialité.
- Assurer une communication régulière avec la Direction sur l'avancement des missions confiées.
Limites et responsabilités du poste
Dans le cadre de ce remplacement temporaire, l'Assistant administratif de production n'exerce aucune fonction d'encadrement hiérarchique ou de pilotage opérationnel de la production.