Assistant administratif (h/f)
Offre n° O017261009000922
Publiée le 09/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Saint-Jean-d’Angély est une ville à taille humaine de Charente-Maritime, idéalement située entre La Rochelle, Saintes, Rochefort et Niort. Forte de son patrimoine historique exceptionnel et de son rôle de ville-centre des Vals de Saintonge, elle offre un cadre de vie attractif conciliant qualité de vie, services de proximité et dynamisme territorial.
La Ville mène de nombreux projets au service des habitants dans des domaines variés : aménagement urbain, culture, sport, jeunesse, éducation, animation du territoire, transition écologique et développement local.
Intégrer la Ville de Saint-Jean-d’Angély, c’est rejoindre une collectivité engagée, à taille humaine, où les agents participent concrètement à la mise en œuvre des politiques publiques et à l'amélioration du service rendu à la population.
La Ville mène de nombreux projets au service des habitants dans des domaines variés : aménagement urbain, culture, sport, jeunesse, éducation, animation du territoire, transition écologique et développement local.
Intégrer la Ville de Saint-Jean-d’Angély, c’est rejoindre une collectivité engagée, à taille humaine, où les agents participent concrètement à la mise en œuvre des politiques publiques et à l'amélioration du service rendu à la population.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place de l'Hôtel de Ville, Saint-Jean-d'Angély (Charente-Maritime (17))
Poste à pourvoir le
08/11/2026
Date limite de candidature
08/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Assurer le suivi administratif du service Cap Séniors et Solidarité afin de garantir la qualité des procédures, la fiabilité des dossiers et le bon fonctionnement administratif du service.
L'assistante administrative apporte un soutien permanent à la cheffe de service et à l'équipe en assurant la préparation, le suivi et la sécurisation des dossiers administratifs.
L'assistante administrative apporte un soutien permanent à la cheffe de service et à l'équipe en assurant la préparation, le suivi et la sécurisation des dossiers administratifs.
Missions / conditions d'exercice
* Assurer le suivi administratif du service
- Rédiger et mettre en forme les courriers
- Participer à l'amélioration des outils administratifs
- Assurer le suivi des échéances administratives
- Assurer le classement papier et numérique des dossiers
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux activités
- Assurer le suivi des dossiers administratifs
- Mettre à jour les tableaux de bord du service (inscriptions transport à la demande et animations)
* Assurer la gestion administrative des activités
- Préparer l'ensemble des documents et dossiers nécessaires à la mise en œuvre des animations et projets
- Préparer les conventions
- Mettre à jour les procédures du service
- Veiller au respect des procédures administratives de la collectivité
* Participer au suivi budgétaire
- Préparer les devis, bons de commande
- Assurer le suivi des factures
- Préparer les éléments budgétaires
- Suivre les dépenses engagées
- Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire
- Assurer le classement des pièces comptables
- Alerter la cheffe de service en cas d'écart ou d'anomalie
* Assurer le suivi administratif des partenariats et des subventions
- Contribuer au montage administratif des projets
- Préparer les dossiers administratifs de demande de subvention
- Rassembler les pièces justificatives
- Assurer le suivi des échéances
- Préparer les conventions de partenariat
- Participer à la constitution des bilans administratifs demandés par les financeurs. La définition des projets, la recherche des financements et les relations avec les partenaires relèvent de la cheffe de service.
*Assurer la gestion administrative des signalements d'habitat indigne
En lien avec la cheffe de service, l’agent assure le suivi administratif de la procédure.
- Préparer le courrier d'information adressé au locataire à partir des coordonnées transmises par l'agent d’accueil
- Constituer les dossiers papier et numériques
- Assurer le classement des pièces
- Mettre à jour le tableau de suivi des signalements
- Préparer les courriers nécessaires au suivi administratif
- Assurer le suivi documentaire des dossiers jusqu'à leur clôture
- Mettre à jour les statistiques et les indicateurs.
Les décisions relatives à la procédure relèvent de la cheffe de service.
*Assurer le suivi administratif du dispositif de convivialité
- Participer au bon fonctionnement administratif du dispositif
- Mettre à jour les listes des bénéficiaires et des bénévoles
- Préparer les documents nécessaires aux permanences
- Assurer le suivi administratif des plannings
- Mettre à jour les tableaux de suivi ;
- Participer à la préparation du bilan annuel.
- Participer aux réunions mensuelles de régulation animées par la psychologue
*Participer à la vie du service
- Contribuer au bon fonctionnement collectif
- Participer aux réunions d'équipe
- Contribuer à l'organisation matérielle des manifestations
- Travailler en lien étroit avec les autres agents du service
- Assurer la continuité du service en cas de nécessité
- Participer à l'accueil des habitants lorsque cela est nécessaire
- Rédiger et mettre en forme les courriers
- Participer à l'amélioration des outils administratifs
- Assurer le suivi des échéances administratives
- Assurer le classement papier et numérique des dossiers
- Préparer les documents administratifs nécessaires aux activités
- Assurer le suivi des dossiers administratifs
- Mettre à jour les tableaux de bord du service (inscriptions transport à la demande et animations)
* Assurer la gestion administrative des activités
- Préparer l'ensemble des documents et dossiers nécessaires à la mise en œuvre des animations et projets
- Préparer les conventions
- Mettre à jour les procédures du service
- Veiller au respect des procédures administratives de la collectivité
* Participer au suivi budgétaire
- Préparer les devis, bons de commande
- Assurer le suivi des factures
- Préparer les éléments budgétaires
- Suivre les dépenses engagées
- Mettre à jour les tableaux de suivi budgétaire
- Assurer le classement des pièces comptables
- Alerter la cheffe de service en cas d'écart ou d'anomalie
* Assurer le suivi administratif des partenariats et des subventions
- Contribuer au montage administratif des projets
- Préparer les dossiers administratifs de demande de subvention
- Rassembler les pièces justificatives
- Assurer le suivi des échéances
- Préparer les conventions de partenariat
- Participer à la constitution des bilans administratifs demandés par les financeurs. La définition des projets, la recherche des financements et les relations avec les partenaires relèvent de la cheffe de service.
*Assurer la gestion administrative des signalements d'habitat indigne
En lien avec la cheffe de service, l’agent assure le suivi administratif de la procédure.
- Préparer le courrier d'information adressé au locataire à partir des coordonnées transmises par l'agent d’accueil
- Constituer les dossiers papier et numériques
- Assurer le classement des pièces
- Mettre à jour le tableau de suivi des signalements
- Préparer les courriers nécessaires au suivi administratif
- Assurer le suivi documentaire des dossiers jusqu'à leur clôture
- Mettre à jour les statistiques et les indicateurs.
Les décisions relatives à la procédure relèvent de la cheffe de service.
*Assurer le suivi administratif du dispositif de convivialité
- Participer au bon fonctionnement administratif du dispositif
- Mettre à jour les listes des bénéficiaires et des bénévoles
- Préparer les documents nécessaires aux permanences
- Assurer le suivi administratif des plannings
- Mettre à jour les tableaux de suivi ;
- Participer à la préparation du bilan annuel.
- Participer aux réunions mensuelles de régulation animées par la psychologue
*Participer à la vie du service
- Contribuer au bon fonctionnement collectif
- Participer aux réunions d'équipe
- Contribuer à l'organisation matérielle des manifestations
- Travailler en lien étroit avec les autres agents du service
- Assurer la continuité du service en cas de nécessité
- Participer à l'accueil des habitants lorsque cela est nécessaire
Profils recherchés
Savoirs, savoirs-être, savoir-faire
* SAVOIRS
• Connaissance des techniques administratives et de secrétariat
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un service
• Connaissance des principes de suivi administratif et budgétaire
• Connaissance des règles de classement et d’archivage des documents
* SAVOIR-FAIRE
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques courants
• Rédiger et mettre en forme des courriers, documents et comptes rendus
• Assurer le suivi administratif de dossiers et respecter les échéances
• Mettre à jour des tableaux de suivi
• Classer et organiser des documents papier et numériques
• Préparer des dossiers administratifs, conventions et pièces justificatives
• Assurer le suivi de devis, commandes, factures et dépenses
• Organiser et planifier les activités et les rendez-vous
• Rechercher et transmettre une information fiable
• Travailler avec différents interlocuteurs : seniors, bénévoles, partenaires et services municipaux
• Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté ou d’anomalie
* SAVOIR-ÊTRE
• Rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie et capacité d’initiative dans le cadre des missions confiées
• Capacité à travailler en étroite collaboration avec la responsable de service et à rendre compte de son activité
• Qualités relationnelles et sens de l’accueil
• Écoute et bienveillance dans la relation avec les seniors
• Aisance dans les relations avec les bénévoles et les partenaires
• Capacité à adapter sa communication à différents interlocuteurs
• Discrétion et respect du devoir de réserve
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité et capacité d’adaptation
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités
* SAVOIRS
• Connaissance des techniques administratives et de secrétariat
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales appréciée
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement d’un service
• Connaissance des principes de suivi administratif et budgétaire
• Connaissance des règles de classement et d’archivage des documents
* SAVOIR-FAIRE
• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques courants
• Rédiger et mettre en forme des courriers, documents et comptes rendus
• Assurer le suivi administratif de dossiers et respecter les échéances
• Mettre à jour des tableaux de suivi
• Classer et organiser des documents papier et numériques
• Préparer des dossiers administratifs, conventions et pièces justificatives
• Assurer le suivi de devis, commandes, factures et dépenses
• Organiser et planifier les activités et les rendez-vous
• Rechercher et transmettre une information fiable
• Travailler avec différents interlocuteurs : seniors, bénévoles, partenaires et services municipaux
• Savoir rendre compte de son activité et alerter en cas de difficulté ou d’anomalie
* SAVOIR-ÊTRE
• Rigueur et sens de l’organisation
• Autonomie et capacité d’initiative dans le cadre des missions confiées
• Capacité à travailler en étroite collaboration avec la responsable de service et à rendre compte de son activité
• Qualités relationnelles et sens de l’accueil
• Écoute et bienveillance dans la relation avec les seniors
• Aisance dans les relations avec les bénévoles et les partenaires
• Capacité à adapter sa communication à différents interlocuteurs
• Discrétion et respect du devoir de réserve
• Sens du travail en équipe
• Disponibilité et capacité d’adaptation
• Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités
Contact et modalités de candidature
Contact
0546595656
Informations complémentaires
Recrutement par mutation ou, à défaut, par voie contractuelle.
Régime indemnitaire comprenant IFSE et CIA selon objectifs.
Avantages : Tickets restaurant, adhésion au CNAS, participation à la protection sociale complémentaire (prévoyance maintien de salaire et complémentaire santé labellisées).
Candidatures
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être transmises exclusivement via la plateforme Emploi Territorial, qui garantit le suivi et la traçabilité des dossiers.
Régime indemnitaire comprenant IFSE et CIA selon objectifs.
Avantages : Tickets restaurant, adhésion au CNAS, participation à la protection sociale complémentaire (prévoyance maintien de salaire et complémentaire santé labellisées).
Candidatures
Les candidatures (CV et lettre de motivation) doivent être transmises exclusivement via la plateforme Emploi Territorial, qui garantit le suivi et la traçabilité des dossiers.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.