Secrétaire administrative au sein d'un EHPAD
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O018240610000196
Publiée le 10/06/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Place Aimé CESAIRE, Vierzon (Cher)
Poste à pourvoir le
10/07/2024
Date limite de candidature
09/07/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Le CCAS de VIERZON cherche pour son EHPAD un(e) secrétaire administratif(ve). Placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la direction de l'EHPAD.
Les principales missions :
- Assurer les fonctions de secrétariat de l'EHPAD, coordonner la gestion administrative du séjour de chaque résident
- Assurer le suivi administratif, en collaboration avec l'agent d'accueil, des dossiers résidents (admissions, sorties)
- Assurer les relations avec les services supports du C.C.A.S et de la Mairie
- Être l'interlocuteur privilégié des services de tutelles et faire le lien avec la direction
- Être l'interlocuteur privilégié dans les relations familles/ EHPAD sur les sujets administratifs
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Disponibilité
- Régisseur
- Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
Les principales missions :
- Assurer les fonctions de secrétariat de l'EHPAD, coordonner la gestion administrative du séjour de chaque résident
- Assurer le suivi administratif, en collaboration avec l'agent d'accueil, des dossiers résidents (admissions, sorties)
- Assurer les relations avec les services supports du C.C.A.S et de la Mairie
- Être l'interlocuteur privilégié des services de tutelles et faire le lien avec la direction
- Être l'interlocuteur privilégié dans les relations familles/ EHPAD sur les sujets administratifs
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
- Disponibilité
- Régisseur
- Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité
Missions / conditions d'exercice
Secrétariat et gestion administrative
- Participation aux réunions et rédaction des comptes-rendus (Conseil de Vie Social, commissions de restauration, réunion du personnel...)
- Gestion des courriers de l'EHPAD
- Gestion des relations avec les prestataires extérieurs et autorités de tutelles
- Supervision de la gestion des dossiers Accueil de Jour et des résidents de l'EHPAD sur le
logiciel de soins
- Travail en relation avec l'ensemble des équipes
- Gestion du dossier administratif et médical du dossier résident en relation avec l'équipe
infirmière
- Suivi des signatures des contrats de travail et les différents documents RH
- Gestion des heures
- Participation aux activités événementielles (repas de fin d'année...)
- Aide et conseil dans les démarches administratives
- Accueil public et téléphonique (en l'absence de l'agent d'accueil)
- Rapport d'activité en relation avec le service comptabilité
E.H.P.A.D
Secrétaire administrative
Facturation / comptabilité
- Facturation des frais d'hébergement tous les mois
- Encaissement des frais d'hébergement
- Gestion des impayés en relation avec la trésorerie municipale
- Régisseur des dépenses et recettes en lien avec le trésor public
- Gestion des commandes et facturation des repas résidents et salarié
- Participation aux réunions et rédaction des comptes-rendus (Conseil de Vie Social, commissions de restauration, réunion du personnel...)
- Gestion des courriers de l'EHPAD
- Gestion des relations avec les prestataires extérieurs et autorités de tutelles
- Supervision de la gestion des dossiers Accueil de Jour et des résidents de l'EHPAD sur le
logiciel de soins
- Travail en relation avec l'ensemble des équipes
- Gestion du dossier administratif et médical du dossier résident en relation avec l'équipe
infirmière
- Suivi des signatures des contrats de travail et les différents documents RH
- Gestion des heures
- Participation aux activités événementielles (repas de fin d'année...)
- Aide et conseil dans les démarches administratives
- Accueil public et téléphonique (en l'absence de l'agent d'accueil)
- Rapport d'activité en relation avec le service comptabilité
E.H.P.A.D
Secrétaire administrative
Facturation / comptabilité
- Facturation des frais d'hébergement tous les mois
- Encaissement des frais d'hébergement
- Gestion des impayés en relation avec la trésorerie municipale
- Régisseur des dépenses et recettes en lien avec le trésor public
- Gestion des commandes et facturation des repas résidents et salarié
Profils recherchés
COMPÉTENCES REQUISES
Savoirs
- Connaissance de la personne âgée et du fonctionnement d'un EHPAD
- Maîtriser les outils informatiques
- Maîtriser les règles comptables de la fonction publique territoriale
- Discrétion professionnelle
- Sens du service public
Savoir faire
- Accueillir le public avec amabilité
- Grande capacité de dialogue et d'écoute
- Communiquer rapidement et efficacement
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Gestion des priorités et prise d'initiative
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en autonomie
Savoir être
- Rigueur et organisation
- Adaptabilité, disponibilité
- Neutralité et sens de la discrétion
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et capacité à communiquer au sein de cette
équipe
- Sens de l'écoute
- Empathie et bienveillance
- Être porteur de bonne humeur et de positivité
- Professionnalisme
Savoirs
- Connaissance de la personne âgée et du fonctionnement d'un EHPAD
- Maîtriser les outils informatiques
- Maîtriser les règles comptables de la fonction publique territoriale
- Discrétion professionnelle
- Sens du service public
Savoir faire
- Accueillir le public avec amabilité
- Grande capacité de dialogue et d'écoute
- Communiquer rapidement et efficacement
- Capacité d'analyse et de synthèse
- Gestion des priorités et prise d'initiative
- Rendre compte à sa hiérarchie
- Travailler en autonomie
Savoir être
- Rigueur et organisation
- Adaptabilité, disponibilité
- Neutralité et sens de la discrétion
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et capacité à communiquer au sein de cette
équipe
- Sens de l'écoute
- Empathie et bienveillance
- Être porteur de bonne humeur et de positivité
- Professionnalisme
Contact et modalités de candidature
Contact
0248831184
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidature + CV + photo + copie du dernier arrêté et dernier bulletin de paye + bulletin de paye de décembre à : Madame la Présidente du CCAS - Madame Corinne OLLIVIER Place Aimé-Césaire BP 428
18104 VIERZON
Pour toute question, vous pouvez contacter madame Patricia HENAULT ou madame Corinne BILLY par mail patricia.henault@ccas-vierzon.fr ou corinne.billy@ccas-vierzon.fr
18104 VIERZON
Pour toute question, vous pouvez contacter madame Patricia HENAULT ou madame Corinne BILLY par mail patricia.henault@ccas-vierzon.fr ou corinne.billy@ccas-vierzon.fr
Adresse de l'employeur
CCAS DE VIERZON
>Place Aimé CESAIRE
18100 VIERZON
>Place Aimé CESAIRE
18100 VIERZON
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.