Le Centre Communal d'Action Sociale de BUGEAT recrute un assistant de gestion administrative (h/f), pour un contrat temporaire d'une durée de 7 mois.

Vous serez chargé(e) :
- d'assurer et veiller à la courtoisie et à la discrétion de l'accueil,
- de la gestion et du suivi de la globalité du processus de facturation des frais de séjour,
- de la gestion et du suivi du dossier administratif du résident,
- d'assister la/le directeur dans des tâches administratives ou de gestion,
- de participer à la mise en oeuvre de la Démarche Qualité.

Accueil - secrétariat :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de l'établissement,
- Assurer la tenue du standard, analyser la demande de son interlocuteur, le renseigner et/ou l'orienter,
- Gèrer le tri et la distribution du courrier des résidents,
- Gèrer l'affranchissement du courrier de l'établissement,
- Mettre à jour le répertoire téléphonique interne, la liste des résidents ainsi que les différents textes et documents associés à la fonction "accueil",
- Elaborer et frapper les lettres types destinées à répondre aux demandes de renseignements des familles ou des futurs résidents et frapper tout autre de document à la demande de la direction,
- Effectuer divers travaux de classement,
- Effectuer divers travaux administratifs (courriers, comptes-rendus de réunion, ...) à la demande de la Direction,
- Gèrer le stock et les commandes de fournitures administratives,
- Réceptionner les marchandises ou colis livrées.

Gestion du dossier du résident :

- Renseigne les personnes demandeuses sur les conditions d'admission et tarifaires,
- Envoie les dossiers de demande d'admission quand sollicitation,
- Tient un registre de suivi des demandes d'admissions (hors Via trajectoire),
- S'assure de la complétude des dossiers administratifs des résidents lors des admissions et gère la récupération des éventuels éléments manquants,
- Remet les documents d'entrée aux personnes accueillies (Livret d'accueil, règlement de fonctionnement),
- Etablit les contrats de séjours ou les DIPC, dans la quinzaine qui suit l'admission des nouveaux entrants,
- Etablit mensuellement, en début de mois, la facturation des frais de séjours des résidents,
- Gère les entrées/sorties des dépôts de garantie perçus par les personnes accueillies,
- Suit, à minima trimestriellement, les créances de facturation en collaboration avec le Centre de Trésorerie de rattachement,
- Assiste les résidents et les familles dans leurs démarches administratives, si besoin,
- Etablit et suit les diverses demandes d'aides sociales,
- Coordonne quotidiennement avec les divers services afin de récolter et suivre les données nécessaires à l'établissement de la facturation et au suivi du dossier des résidents (GIR, Hospitalisations, entrées sorties, ...),
- Etablit, mensuellement, les tableaux de bord de suivi d'activité (entrées/sorties, hospitalisations, sorties, GIR, journées aides sociales),
- Gère l'archivage des dossiers des personnes accueillies,
- Suit et gère les instances des dossiers des usagers,
- Assure une veille juridique en lien avec son activité.

Qualification comptable assortie d'une expérience significative dans ce même domaine demandée.
Formation en Qualité appréciée.

Personne à l'écoute des résidents et des familles,