Secrétaire
Offre n° O019260716000872
Publiée le 17/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
3 Laschamps, Chabrignac (Corrèze (19))
Poste à pourvoir le
11/09/2026
Date limite de candidature
16/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à un détachement (> 6 mois) ou à une intégration directe
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 3 ou 4 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Situé à 30 minutes au nord de Brive-La-Gaillarde et accessible directement depuis la RD901 qui relie OBJAT à POMPADOUR, l’E.H.P.A.D. « Les Hortensias » accueille 52 résidents (49 en hébergement permanent et 3 hébergement temporaire) et propose un service d’accueil de jour d’une capacité de 6 personnes par jour.
Ouvert en 1992 et réhabilité entre 2015 et 2017, l’établissement comprend un rez-de-chaussée et d’un étage. Il dispose d’un parking et est agrémenté d’un grand parc aménagé, ombragé et accessible.
Au sein de l'EHPAD « Les Hortensias » géré par le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de Chabrignac, le/la secrétaire contribue au bon fonctionnement administratif de l'établissement et à la qualité de l'accueil des résidents, des familles et des partenaires.
Véritable interface entre les usagers, les familles, les services de l’E.H.P.A.D. et la direction, il/elle assure le traitement administratif des activités de l'établissement et participe activement à la continuité du service public.
Par son professionnalisme, sa disponibilité et sa qualité d'écoute, il/elle contribue à l'image de l'établissement et à la qualité de l'accompagnement proposé aux personnes âgées accueillies.
Le/la secrétaire est placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la Directrice de l'établissement.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec l'adjoint de direction, l'infirmière coordinatrice (IDEC), la gouvernante, les équipes soignantes, hôtelières et de restauration, et techniques.
Dans le cadre de ses fonctions, il/elle est en relation quotidienne avec :
• Les résidents et leurs proches ;
• Le personnel de l’E.H.P.A.D. ;
• Les professionnels de santé ;
• Les élus du CCAS ;
• Les fournisseurs et prestataires ;
• Les organismes sociaux, administrations et institutions ;
• L'ensemble des partenaires intervenant auprès de l'établissement.
Ouvert en 1992 et réhabilité entre 2015 et 2017, l’établissement comprend un rez-de-chaussée et d’un étage. Il dispose d’un parking et est agrémenté d’un grand parc aménagé, ombragé et accessible.
Au sein de l'EHPAD « Les Hortensias » géré par le Centre Communal d'Action Sociale (CCAS) de Chabrignac, le/la secrétaire contribue au bon fonctionnement administratif de l'établissement et à la qualité de l'accueil des résidents, des familles et des partenaires.
Véritable interface entre les usagers, les familles, les services de l’E.H.P.A.D. et la direction, il/elle assure le traitement administratif des activités de l'établissement et participe activement à la continuité du service public.
Par son professionnalisme, sa disponibilité et sa qualité d'écoute, il/elle contribue à l'image de l'établissement et à la qualité de l'accompagnement proposé aux personnes âgées accueillies.
Le/la secrétaire est placé(e) sous l'autorité hiérarchique directe de la Directrice de l'établissement.
Il/elle travaille en étroite collaboration avec l'adjoint de direction, l'infirmière coordinatrice (IDEC), la gouvernante, les équipes soignantes, hôtelières et de restauration, et techniques.
Dans le cadre de ses fonctions, il/elle est en relation quotidienne avec :
• Les résidents et leurs proches ;
• Le personnel de l’E.H.P.A.D. ;
• Les professionnels de santé ;
• Les élus du CCAS ;
• Les fournisseurs et prestataires ;
• Les organismes sociaux, administrations et institutions ;
• L'ensemble des partenaires intervenant auprès de l'établissement.
Missions / conditions d'exercice
Missions du poste :
Accueil, information et relation avec les usagers :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs, professionnels de santé, fournisseurs et partenaires
• Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives
• Assurer la gestion des appels téléphoniques, de la messagerie électronique du secrétariat et du courrier entrant et sortant ;
• Garantir une qualité d'accueil conforme aux valeurs du service public et de bientraitance.
Gestion administrative des résidents :
• Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs des résidents
• Participer à la gestion administrative des admissions, des séjours temporaires et des sorties
• Collecter, vérifier et classer les pièces administratives nécessaires au suivi des dossiers
• Assurer l'archivage des documents conformément aux règles en vigueur.
Secrétariat administratif :
• Rédiger les courriers, notes, comptes rendus, et autres documents administratifs
• Assurer la mise en forme, la diffusion et le classement des documents
• Gérer les agendas, les réservations de la salle de formation/réunion et assurer le suivi de diverses tâches administratives
• Participer à l'organisation administrative des réunions institutionnelles.
Gestion comptable et financière :
• Participer à la facturation mensuelle des résidents
• Préparer le pré-mandatement des dépenses et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs
• Participer à l'édition des titres de recettes et, ponctuellement, des mandats
• Assurer le suivi administratif des encaissements et des prestations diverses.
Appui au fonctionnement de l'établissement :
• Assurer le suivi administratif du Conseil de la Vie Sociale
• Gérer les fournitures administratives et certaines commandes
• Participer à la communication interne et externe de l'établissement
• Mettre à jour les affichages réglementaires et les supports d'information destinés aux résidents, aux familles et aux professionnels
• Participer au suivi administratif des prestations du Comité des Œuvres Sociales (COS)
• Contribuer ponctuellement à certaines activités administratives en lien avec les ressources humaines.
Participation à la démarche qualité et au respect des obligations réglementaires :
• Participer à la mise en œuvre des procédures internes et à l'amélioration continue de la qualité
• Veiller au respect des règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité des données, au RGPD et à l'identitovigilance
• Participer à la fiabilisation des informations administratives et à la sécurisation des dossiers.
Conditions d'exercice :
• Poste à temps complet (35 h 00 hebdomadaires)
• Horaires de travail répartis du lundi au vendredi (7 h 00 de travail quotidien)
• Travail un samedi par mois selon roulement
• Relations permanentes avec les résidents, les familles, les professionnels de santé, les élus, les partenaires extérieurs, les fournisseurs, les prestataires et le personnel des différents services de l'établissement
• Participation aux réunions en lien avec les missions exercées
• Travail en bureau avec utilisation quotidienne des outils informatiques et des logiciels métiers
• Travail réalisé dans le respect des procédures internes, des règles de confidentialité et des obligations réglementaires applicables aux établissements médico-sociaux.
Sujétions particulières :
• Fonction d'accueil impliquant des contacts quotidiens avec un public âgé, parfois vulnérable, ainsi qu'avec leurs familles, nécessitant écoute, disponibilité, empathie et maîtrise de soi
• Activité caractérisée par une forte polyvalence et la gestion simultanée de dossiers variés, impliquant un sens développé de l'organisation et de la priorisation
• Sollicitations fréquentes et interruptions régulières nécessitant réactivité et capacité d'adaptation
• Respect strict du secret professionnel, de la confidentialité des informations et des règles déontologiques de la fonction publique
• Participation à la continuité du service administratif pouvant conduire à adapter ponctuellement l'organisation du travail en fonction des besoins de l'établissement
• Exposition prolongée au travail sur écran et posture sédentaire.
Accueil, information et relation avec les usagers :
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des résidents, familles, visiteurs, professionnels de santé, fournisseurs et partenaires
• Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches administratives
• Assurer la gestion des appels téléphoniques, de la messagerie électronique du secrétariat et du courrier entrant et sortant ;
• Garantir une qualité d'accueil conforme aux valeurs du service public et de bientraitance.
Gestion administrative des résidents :
• Constituer, mettre à jour et assurer le suivi des dossiers administratifs des résidents
• Participer à la gestion administrative des admissions, des séjours temporaires et des sorties
• Collecter, vérifier et classer les pièces administratives nécessaires au suivi des dossiers
• Assurer l'archivage des documents conformément aux règles en vigueur.
Secrétariat administratif :
• Rédiger les courriers, notes, comptes rendus, et autres documents administratifs
• Assurer la mise en forme, la diffusion et le classement des documents
• Gérer les agendas, les réservations de la salle de formation/réunion et assurer le suivi de diverses tâches administratives
• Participer à l'organisation administrative des réunions institutionnelles.
Gestion comptable et financière :
• Participer à la facturation mensuelle des résidents
• Préparer le pré-mandatement des dépenses et assurer le suivi administratif des factures fournisseurs
• Participer à l'édition des titres de recettes et, ponctuellement, des mandats
• Assurer le suivi administratif des encaissements et des prestations diverses.
Appui au fonctionnement de l'établissement :
• Assurer le suivi administratif du Conseil de la Vie Sociale
• Gérer les fournitures administratives et certaines commandes
• Participer à la communication interne et externe de l'établissement
• Mettre à jour les affichages réglementaires et les supports d'information destinés aux résidents, aux familles et aux professionnels
• Participer au suivi administratif des prestations du Comité des Œuvres Sociales (COS)
• Contribuer ponctuellement à certaines activités administratives en lien avec les ressources humaines.
Participation à la démarche qualité et au respect des obligations réglementaires :
• Participer à la mise en œuvre des procédures internes et à l'amélioration continue de la qualité
• Veiller au respect des règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité des données, au RGPD et à l'identitovigilance
• Participer à la fiabilisation des informations administratives et à la sécurisation des dossiers.
Conditions d'exercice :
• Poste à temps complet (35 h 00 hebdomadaires)
• Horaires de travail répartis du lundi au vendredi (7 h 00 de travail quotidien)
• Travail un samedi par mois selon roulement
• Relations permanentes avec les résidents, les familles, les professionnels de santé, les élus, les partenaires extérieurs, les fournisseurs, les prestataires et le personnel des différents services de l'établissement
• Participation aux réunions en lien avec les missions exercées
• Travail en bureau avec utilisation quotidienne des outils informatiques et des logiciels métiers
• Travail réalisé dans le respect des procédures internes, des règles de confidentialité et des obligations réglementaires applicables aux établissements médico-sociaux.
Sujétions particulières :
• Fonction d'accueil impliquant des contacts quotidiens avec un public âgé, parfois vulnérable, ainsi qu'avec leurs familles, nécessitant écoute, disponibilité, empathie et maîtrise de soi
• Activité caractérisée par une forte polyvalence et la gestion simultanée de dossiers variés, impliquant un sens développé de l'organisation et de la priorisation
• Sollicitations fréquentes et interruptions régulières nécessitant réactivité et capacité d'adaptation
• Respect strict du secret professionnel, de la confidentialité des informations et des règles déontologiques de la fonction publique
• Participation à la continuité du service administratif pouvant conduire à adapter ponctuellement l'organisation du travail en fonction des besoins de l'établissement
• Exposition prolongée au travail sur écran et posture sédentaire.
Profils recherchés
Qualifications requises :
• Titulaire d'un diplôme de niveau 4 minimum (Baccalauréat) dans le domaine administratif, médico-social ou sanitaire et social (type ST2S, secrétariat, gestion administrative ou équivalent)
• Une formation de niveau Bac +2 dans le domaine administratif, secrétariat du médico-social ou sanitaire et social serait appréciée
• Une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'un EHPAD, d'un établissement sanitaire ou médico-social, constitue un atout.
Compétences attendues :
- Savoirs :
Le candidat devra posséder de bonnes connaissances dans les domaines suivants :
• Fonctionnement des établissements médico-sociaux et plus particulièrement des EHPAD
• Environnement de la fonction publique territoriale et principes du service public
• Réglementation applicable aux établissements sociaux et médico-sociaux
• Droits des usagers accueillis en établissement médico-social ;
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Techniques administratives et de secrétariat
• Règles de rédaction administrative
• Notions de comptabilité publique et de facturation des usagers appréciées
• Réglementation relative au RGPD, à la confidentialité des données, au secret professionnel et à l'identitovigilance
• Principes d'archivage et de gestion documentaire.
- Savoir-faire :
Le/la candidat(e) devra être capable de :
• Accueillir, renseigner et orienter différents publics avec professionnalisme et bienveillance
• Assurer simultanément le suivi de plusieurs dossiers administratifs
• Organiser son activité, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances
• Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs avec rigueur
• Utiliser les principaux logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ainsi que les outils numériques collaboratifs
• S'adapter rapidement à l'utilisation de logiciels métiers (gestion administrative des résidents, comptabilité, messagerie sécurisée, etc.)
• Assurer le suivi administratif des dossiers des résidents dans le respect des procédures internes
• Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de l'établissement et les partenaires extérieurs
• Communiquer avec des interlocuteurs variés et adapter son discours à chaque situation
• Gérer les situations d'urgence ou les sollicitations multiples avec méthode et tact.
- Savoir être :
Le poste requiert des qualités humaines et professionnelles reconnues :
• Sens affirmé de l'accueil, du service public et de la relation à l'usager
• Excellente présentation et qualités relationnelles
• Ecoute, empathie et bienveillance, notamment auprès des usagers et de leurs proches
• Discrétion professionnelle et strict respect de la confidentialité
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Autonomie dans le travail tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Adaptabilité, réactivité et gestion des priorités
• Capacité à faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi dans les situations sensibles
• Polyvalence et curiosité professionnelle
• Sens de l'initiative et force de proposition dans une démarche d'amélioration continue
• Disponibilité, ponctualité et fiabilité.
- Atouts appréciés :
Sans être indispensables, les compétences suivantes seront particulièrement appréciées :
• Maîtrise du logiciel de gestion des résidents PYRAMIS, du logiciel de comptabilité CALLISTO, et du logiciel de soins TITAN
• Sensibilité aux démarches qualité, à la gestion documentaire et à l'amélioration continue des organisations.
• Titulaire d'un diplôme de niveau 4 minimum (Baccalauréat) dans le domaine administratif, médico-social ou sanitaire et social (type ST2S, secrétariat, gestion administrative ou équivalent)
• Une formation de niveau Bac +2 dans le domaine administratif, secrétariat du médico-social ou sanitaire et social serait appréciée
• Une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement au sein d'un EHPAD, d'un établissement sanitaire ou médico-social, constitue un atout.
Compétences attendues :
- Savoirs :
Le candidat devra posséder de bonnes connaissances dans les domaines suivants :
• Fonctionnement des établissements médico-sociaux et plus particulièrement des EHPAD
• Environnement de la fonction publique territoriale et principes du service public
• Réglementation applicable aux établissements sociaux et médico-sociaux
• Droits des usagers accueillis en établissement médico-social ;
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Techniques administratives et de secrétariat
• Règles de rédaction administrative
• Notions de comptabilité publique et de facturation des usagers appréciées
• Réglementation relative au RGPD, à la confidentialité des données, au secret professionnel et à l'identitovigilance
• Principes d'archivage et de gestion documentaire.
- Savoir-faire :
Le/la candidat(e) devra être capable de :
• Accueillir, renseigner et orienter différents publics avec professionnalisme et bienveillance
• Assurer simultanément le suivi de plusieurs dossiers administratifs
• Organiser son activité, hiérarchiser les priorités et respecter les échéances
• Rédiger des courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs avec rigueur
• Utiliser les principaux logiciels bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) ainsi que les outils numériques collaboratifs
• S'adapter rapidement à l'utilisation de logiciels métiers (gestion administrative des résidents, comptabilité, messagerie sécurisée, etc.)
• Assurer le suivi administratif des dossiers des résidents dans le respect des procédures internes
• Travailler en transversalité avec l'ensemble des services de l'établissement et les partenaires extérieurs
• Communiquer avec des interlocuteurs variés et adapter son discours à chaque situation
• Gérer les situations d'urgence ou les sollicitations multiples avec méthode et tact.
- Savoir être :
Le poste requiert des qualités humaines et professionnelles reconnues :
• Sens affirmé de l'accueil, du service public et de la relation à l'usager
• Excellente présentation et qualités relationnelles
• Ecoute, empathie et bienveillance, notamment auprès des usagers et de leurs proches
• Discrétion professionnelle et strict respect de la confidentialité
• Rigueur, méthode et sens de l'organisation
• Autonomie dans le travail tout en sachant rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Adaptabilité, réactivité et gestion des priorités
• Capacité à faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi dans les situations sensibles
• Polyvalence et curiosité professionnelle
• Sens de l'initiative et force de proposition dans une démarche d'amélioration continue
• Disponibilité, ponctualité et fiabilité.
- Atouts appréciés :
Sans être indispensables, les compétences suivantes seront particulièrement appréciées :
• Maîtrise du logiciel de gestion des résidents PYRAMIS, du logiciel de comptabilité CALLISTO, et du logiciel de soins TITAN
• Sensibilité aux démarches qualité, à la gestion documentaire et à l'amélioration continue des organisations.
Contact et modalités de candidature
Contact
0555255524
Informations complémentaires
Candidature (lettre de motivation + CV) à adresser à l'attention de Monsieur le Président du C.C.A.S. de CHABRIGNAC :
- soit par voie postale à :
E.H.P.A.D. "Les Hortensias"
3 Laschamps
19350 CHABRIGNAC
- soit par mail à l'adresse suivante : direction@ehpad-chabrignac.fr
Pour tout contact ou informations supplémentaires, veuillez contacter Mme Annie JABOULAY, directrice de l'E.H.P.A.D. par téléphone (05.55.25.55.24) ou par mail (direction@ehpad-chabrignac.fr)
- soit par voie postale à :
E.H.P.A.D. "Les Hortensias"
3 Laschamps
19350 CHABRIGNAC
- soit par mail à l'adresse suivante : direction@ehpad-chabrignac.fr
Pour tout contact ou informations supplémentaires, veuillez contacter Mme Annie JABOULAY, directrice de l'E.H.P.A.D. par téléphone (05.55.25.55.24) ou par mail (direction@ehpad-chabrignac.fr)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.