Secrétaire volante contractuel(le) 50%

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Offre n° O021231101254249
Publiée le 18/12/2023

Synthèse de l'offre

Employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DE LA COTE D'OR
53 bis rue de la préfecture
21000 Dijon
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Dijon
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
08/01/2024
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
8 mois
Nombre de postes
1

Localisation du lieu de travail

Détails de l'offre

Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui (Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet, 17h30 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Sous la responsabilité des cadres de l'Agence,
· Accueille le public (accueil téléphonique et physique),
· Réceptionne, traite et diffuse les informations relatives aux dispositifs relevant de son
domaine d'intervention,
· Réalise des travaux bureautiques,
· Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers,
· Exécute et suit les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs relevant
de son domaine d'intervention.
Missions / conditions d'exercice
· Accueille le public (accueil téléphonique et physique) :
- Crée avec l'usager son dossier administratif ou celui de la famille sous SOLIS,
- Assure l'information à l'usager sur les différents dispositifs, apporte une réponse
médico-sociale de premier niveau et évalue l'urgence de la situation,
- Oriente si nécessaire auprès des travailleurs médico-sociaux de l'Agence ou auprès
d'un organisme extérieur,
- Gère et programme les rendez-vous des travailleurs sociaux,
- Participe à l'animation des salles d'attente de l'Espace Solidarités Côte-d'Or
(ESCO),
- Peut participer à la réalisation de permanences administratives, notamment en
médiation numérique.
· Réceptionne, traite et diffuse toute information relevant de l'ESCO (courrier papier ou boîte aux lettres de service) ainsi que les diverses sollicitations d'usagers et de partenaires.
· Participe au secrétariat de l'Adjoint au Chef d'Agence et réalise des travaux
bureautiques :
- Gère les rendez-vous,
- Conçoit et met en forme tout type de support,
- Renseigne les systèmes d'information (tableaux de bord, SOLIS),
- Peut être amené à gérer la logistique de l'ESCO.
· Suit et met en forme les dossiers administratifs et les réponses aux usagers et
partenaires :
- Assure le suivi des dossiers en respectant les délais,
- S'assure que les dossiers sont complets,
- S'assure du bon suivi des réponses données aux usagers,
- Réalise le classement et l'archivage des documents.
· Exécute et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions
administratives liées aux dispositifs :
- Prépare et organise les réunions des commissions territorialisées (réservations des
salles, convocations des participants, ordre du jour, procès verbaux, etc...),
- Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.

CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Poste contractuel à 50%
Agent affecté sur l'Agence de Dijon, avec intervention en fonction des besoins de service sur un ESCO de l'Agence.
A ce titre, participe à la suppléance des secrétaires d'accueil sur l'ensemble des 6 ESCO de l'Agence.
En cas de besoin, concernant les tâches administratives : pourrait participer à la gestion du dispositif RSA, du dispositif ASE, du secrétariat de l'Agence.
Profils recherchés
TRONC COMMUN DE COMPÉTENCES
Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs
Gérer les agendas de l'équipe et prendre des rendez-vous en fonction des
priorités et des échéances
Rechercher et diffuser des informations quel que soit le vecteur
Apporter une réponse précise et claire à des demandes et orienter le cas échéant
Respecter les priorités, gérer l'urgence et l'imprévu
Créer, utiliser, modifier et imprimer des tableaux (contenant, chiffres, calculs ou textes)
Trier, classer et archiver des documents
Rédiger des courriers, notes ou compte-rendu en respectant les outils internes
Utiliser les applicatifs métiers
Suivre et gérer des dossiers
Préparer des réunions et les dossiers (ordre du jour, convocations, procès verbal)

COMPÉTENCES SPÉCIFIQUES
Connaître le cadre de l'intervention sociale et les dispositifs déclinés par le Conseil
Départemental et les partenaires des différents domaines (insertion, enfance, etc.)
Assister les travailleurs médicaux-sociaux et/ou les cadres sur le plan administratif, dans l'accompagnement des usagers et/ou la gestion des dispositifs
Analyser les demandes du public, le renseigner et l'orienter
Pratiquer l'écoute active afin de comprendre les autres tout en conservant une neutralité et un recul nécessaire
Utiliser les fonctions avancées du logiciel de traitement de texte
Participer à la mise en oeuvre d'une opération / d'un projet en tant que membre d'une équipe
Contribuer au fonctionnement logistique de l'entité de travail (commandes de fournitures, gestion des locaux...)
Appliquer les principes du secret et de la discrétion professionnels
Repérer et réguler les dysfonctionnements ou solliciter l'arbitrage de sa hiérarchie
Entretenir des relations aussi bien avec les personnels de la Collectivité qu'avec des partenaires
extérieurs traitant du domaine considéré

Contact

Contact
0380636600
Informations complémentaires
Cv + lettre de motivation
Poste contractuel 50% jusqu'au 31/08/2024

Travailleurs handicapés

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.