Rôle : assure le suivi administratif de la gestion du personnel (carrière/paie) dans le respect des procédures et des dispositions. Recensement militaire - cimetière - citoyenneté - état civil.

2. Missions et responsabilités :
RESSOURCES HUMAINES –
PAIE ET COMPTABILITÉ RELATIVE A LA PAIE
• Saisir les éléments variables de paie mensuels, les primes, indemnités, retenues,...
• Préparer et mettre en œuvre le calcul et l'exécution de la paie (mandatement)
• Contrôler et distribuer les bulletins de paie
• Facturer la mise à disposition de personnel aux autres collectivités (agents d’entretien)
• Calculer et effectuer les remboursements de frais de mission des agents
• Participer au développement et à l’optimisation du logiciel comptable
• Etablir des tableaux de bords
GESTION DES DOSSIERS DU PERSONNEL
• Saisir les éléments de gestion du personnel et de suivi de la masse salariale (emplois du temps, planning,…)
• Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents
• Établir et contrôle les fiches annuelles de congés et d’absence
• Décompter et enregistrer les absences diverses : congés, RTT,…
• Élaborer et actualiser les supports de suivi et de gestion des ressources humaines (tableaux de bord sociaux, grilles de salaires, plannings des congés, ...)
• Mettre en ligne le rapport social unique
• Suivi médical des agents de la collectivité
• Gérer tous les congés maladie (remboursements)
• Etablir les dossiers de retraite
• Médaille d’honneur communale – suivi des dossiers de demande et commande médailles
ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DES AGENTS
• Recevoir les agents et répondre à leurs demandes, les conseiller sur les procédures
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Renseigner le personnel sur la législation sociale et les spécificités de la structure
ENCADREMENT PERSONNEL TRAVAILLANT DANS LES ECOLES


CITOYENNETE
ACTES D’ETAT CIVIL
• Recevoir, prendre acte et établir des déclarations relatives à l’état civil (reconnaissances, mariages et décès – changement de nom…)
• Mettre à jour les livrets de famille (délivrer des duplicatas)
• Renseigner les bulletins destinés à l’INSEE et la ARS à des fins statistiques
DOSSIERS DE MARIAGE/PACS
• Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
• Etablir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de le leur affichage
• Préparer la mise en place des dossiers pour la cérémonie
• Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
• Inscrire le mariage dans le registre
• Suivi/commande médailles/autres remis aux futurs époux
• Audition des couples et rédaction des déclarations de PACS/dissolution
TENUE DES REGISTRES
• Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
• Rédiger des mentions, des avis de mention et des courriers
• Etablir les tables annuelles et décennales
• Ouverture/clôtures des registres pour envoi au tribunal de grande instance (en fin d’année)
CIMETIERE – CONCESSIONS
• Vérifier la situation administrative du demandant lors de la délivrance du titre de concession
• Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
• Préparer les arrêtés et délibérations pour les inhumations/exhumations
• Procéder à toutes les opérations d'attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise des concessions
• Préparer et suivre la procédure administrative de création d'un nouveau carré
• Renseigner les pompes funèbres avant l’inhumation
• Etre en lien avec les agents en charge de la tenue du cimetière
RECENSEMENT MILILTAIRE
• Etablir les notices individuelles – l’attestation de recensement – envoyer la liste trimestrielle au BSN par voie dématérialisée

Compétences techniques
Notions fondamentales sur les rubriques d'une fiche de paie
Logiciels de paie et logiciels de gestion de paie (COSOLUCE)
Règles d'absentéisme au sein de la collectivité
Notions fondamentales en GRH (postes, emplois, métiers, fonctions, compétences)
Ressources documentaires en ressources humaines
Procédure du service
Logiciel de bureautique
Techniques de secrétariat

Aptitudes comportementales
Sens de l'organisation de travail
Disponibilité dynamisme
Rigueur, respect des délais
Discrétion et confidentialité
Esprit d'analyse et d'initiative
Aptitude au dialogue
Goût du travail en équipe
Autonomie