Un.e asistant.e administratif.ve et d'accueil
Offre n° O021240328000249
Publiée le 28/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
CHENOVE
Poste à pourvoir le
01/06/2024
Date limite de candidature
28/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Autonomie dans les missions confiées et force de propositions.
Nécessité de rendre compte à sa hiérarchie.
Obligation de discrétion et de confidentialité.
Nécessité de rendre compte à sa hiérarchie.
Obligation de discrétion et de confidentialité.
Missions / conditions d'exercice
Mission 1 :
Accueil physique et téléphonique du public CCAS
Accueillir, conseiller et évaluer les besoins du public avec leurs caractères d’urgence (accueil physique et téléphonique).
Orienter les demandes sociales vers les travailleurs sociaux ou le service qui répondra au mieux à la demande.
Envoi de mail.
Préparer et diffuser les procédures nécessaires au bon fonctionnement du service.
Utiliser l'outil informatique et les logiciels afférents au poste.
Mission 2 :
Suivi administratif du CCAS
Assurer les missions d’assistant.e administratif.ve en lien avec son supérieur hiérarchique (préparation, traitement et suivi de dossiers, saisi de courriers, suivi de l’organisation logistique des réunions/évènements).
Gérer plusieurs agendas simultanément sur Outlook, prendre les rendez-vous des agents.
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
Gérer et actualiser une base d'informations.
Assurer l’affichage de la documentation mise à disposition du public.
Participer aux permanences de veille canicule.
Mission 3 :
Domiciliations
Assurer la gestion administrative des personnes domiciliées au CCAS et se tenir informé des évolutions de procédures.
Accueil physique et téléphonique du public CCAS
Accueillir, conseiller et évaluer les besoins du public avec leurs caractères d’urgence (accueil physique et téléphonique).
Orienter les demandes sociales vers les travailleurs sociaux ou le service qui répondra au mieux à la demande.
Envoi de mail.
Préparer et diffuser les procédures nécessaires au bon fonctionnement du service.
Utiliser l'outil informatique et les logiciels afférents au poste.
Mission 2 :
Suivi administratif du CCAS
Assurer les missions d’assistant.e administratif.ve en lien avec son supérieur hiérarchique (préparation, traitement et suivi de dossiers, saisi de courriers, suivi de l’organisation logistique des réunions/évènements).
Gérer plusieurs agendas simultanément sur Outlook, prendre les rendez-vous des agents.
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques.
Gérer et actualiser une base d'informations.
Assurer l’affichage de la documentation mise à disposition du public.
Participer aux permanences de veille canicule.
Mission 3 :
Domiciliations
Assurer la gestion administrative des personnes domiciliées au CCAS et se tenir informé des évolutions de procédures.
Profils recherchés
Techniques d’accueil, règles de communication.
Connaissance du public de l’action sociale, de ses problématiques et de ses besoins.
Gestion de l’agressivité et des conflits, règles de communication.
Connaissance des missions et activités de la structure.
Organisation de la collectivité et des organismes extérieurs.
Maîtrise du logiciel d’action sociale (Millésime), Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint).
Écoute de son environnement, pas de jugement, sens de l’intérêt général et de la mission du service public.
Respect des procédures.
Anticipation, gestion des priorités et esprit d’initiative.
Adaptabilité, disponibilité, discrétion, diplomatie, rigueur et autonomie.
Connaissance du public de l’action sociale, de ses problématiques et de ses besoins.
Gestion de l’agressivité et des conflits, règles de communication.
Connaissance des missions et activités de la structure.
Organisation de la collectivité et des organismes extérieurs.
Maîtrise du logiciel d’action sociale (Millésime), Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint).
Écoute de son environnement, pas de jugement, sens de l’intérêt général et de la mission du service public.
Respect des procédures.
Anticipation, gestion des priorités et esprit d’initiative.
Adaptabilité, disponibilité, discrétion, diplomatie, rigueur et autonomie.
Contact
Contact
0380515500
Informations complémentaires
2 place Pierre Meunier 21300 CHENÔVE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.