Assiste la Responsable des Ressources Humaines dans le suivi administratif de la gestion du personnel (absences, formations, congés, ordres de mission, aide sociale) dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires.

• Secrétariat divers :
- Rédiger des courriers, des bordereaux d’envoi, des documents administratifs…
- Instruire des dossiers particuliers à la demande de la responsable RH
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Rechercher des informations, notamment réglementaires
- Vérifier la validité des informations traitées
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
- Classer les différents documents dans les supports dédiés
- Etablir les bons de commande
- Gérer la commande des fournitures pour le service RH

• Suivre les formations des agents :
- Instruire les demandes
- Demander des devis
- Informer les agents des suites données
- Evaluer les besoins auprès des services
- Etablir les autorisations de conduite

• Suivre les conventions de stages : signature, envoi aux partenaires…

• Gérer les ordres de mission :
- Vérifier les données
- Effectuer les remboursements

• Suivre les absences :
- Etablir les fiches annuelles de congés et d’absence / calcul des congés pour les situations particulières
- Saisir les emplois du temps
- Enregistrer et suivre les congés des agents : congés payé, RTT, heures à récupérer…
- Enregistrer les arrêts maladie, les accidents de travail et les maladies professionnelles
- Gérer l’annualisation des services concernés (Culture et Police Municipale)

• Répondre aux candidatures

• Aider pour la paie :
- Lister et compter le nombre de chèques à distribuer par agent
- Mettre sous pli les feuilles de paie et tout autre document
- Distribuer les feuilles de paie dans les différents services (+masques)

• Suivre les entretiens professionnels :
- Préparer les dossiers pour les chefs de service
- Suivi des signatures (chef de service, agent)
- Modifier les fiches de poste
- Scanner les documents pour archivage

• Suivre et préparer la remise des médailles de travail

• Gérer les échanges avec le CNAS :
- Demande de prestation individuelle
- Enregistrement des agents entrant ou sortant
- Informations diverses aux agents

• Commande de jouets de noël

Connaissances théoriques
o Statut de la FPT
o Procédures administratives en matière de GRH
o Droit du travail
o Communication orale et écrite
o Organisation et organigramme de la collectivité
o Organismes extérieurs en relation avec la collectivité
o Directives et procédures d’instruction des dossiers
o Procédures de transmission des demandes
o Droits et obligations des usagers

Compétences techniques
o Règles d'absentéisme au sein de la collectivité
o Procédures du service
o Techniques de secrétariat, d’accueil, règles de communication
o Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d’internet
o Maitrise des outils informatique et des différents logiciels
o Techniques de recherche d’information

Aptitudes comportementales
o Sens de l'organisation de travail
o Disponibilité, dynamisme
o Rigueur, respect des délais
o Discrétion et confidentialité
o Esprit d'analyse et d'initiative
o Aptitude au dialogue
o Goût du travail en équipe
o Autonomie