· Prépare, rédige et suit, dans le strict respect des délais, les procédures et décisions administratives liées aux dispositifs d'intervention sociale territorialisée :
o Prépare les réunions des commissions territorialisées ad hoc (convocation participants, ordre du jour, rédaction des procès verbaux, etc…),
o Garantit le respect de la complétude des dossiers administratifs et la qualité des réponses aux usagers et partenaires ;
o Notifie les décisions aux usagers, aux instructeurs des dossiers.

· Conseille et accompagne les agents administratifs sur les dispositifs d'intervention sociale territorialisée :
o Recueille et transmet les informations liées aux dispositifs et procédures d'intervention sociale territorialisée,
o Gère de la documentation sur l’Espace,
o Accompagne les transferts de connaissances des dispositifs, procédures et outils informatiques au sein de l'Agence et/ou l'Espace,
o Relaie au sein de son Agence, l'action des référents informatiques fonctionnels du Pôle,
o Appuie les agents administratifs dans la gestion des cas complexes.

· Garantit la qualité de traitement et de réponse dans le cadre des chartes institutionnelles en vigueur.

· Contribue à l'organisation de la gestion administrative et le cas échéant comptable des dispositifs d'intervention sociale territorialisée sur l'Espace et y participe :
o Conçoit et met en forme tout type de support,
o Construit, alimente et exploite des tableaux de bord et réalise les rapports d’activités demandés,
o Collecte, exploite et organise des données administratives,
o Assiste le cadre dans la gestion interne et logistique de l'Espace Solidarités Côte-d'Or en lien avec l'assistante de gestion de l'Agence,
o Saisit, contrôle et analyse des données sur le logiciel SOLIS.

· Participe en tant que de besoin à l'accueil du public (accueil téléphonique et physique) dans le cadre de la continuité de service :
o Crée avec l’usager son dossier administratif ou celui de la famille sous SOLIS
o Assure l’information à l’usager sur les différents dispositifs, apporte une réponse médico-sociale de premier niveau et participe à l’évaluation de l’urgence de la situation
o Oriente si nécessaire auprès des Travailleurs Médico-sociaux de l’Agence ou auprès d’un organisme extérieur.
o Gère et programme les rendez-vous des travailleurs sociaux
o Conçoit l’animation des salles d’attente de l’Espace Solidarités Côte-d’Or
o Participe à la réalisation de permanences administratives, notamment en médiation numérique.

Pour le grade de rédacteur principal :
o Propose, en lien avec l’Adjoint au Chef d’Agence, des procédures d’évolution et de simplification des pratiques et de l’arborescence informatique
o Rédige, actualise et diffuse les documents types, les guides de procédures
o Élabore et diffuse les outils de communication (livret d’accueil, répertoire partenaires, plaquettes.)
o Mobilise son expertise et ses qualités pédagogiques pour accompagner la prise de fonctions des nouveaux arrivants,
o Peut être amené à coordonner d’autres secrétaires de l’Espace Solidarités Côted’Or
notamment sur des Espaces Solidarités Côte-d’Or de taille importante
o Assure la référence administrative d’un ou plusieurs dispositif ou domaines pour l’Agence
o Pilote le recueil des données d’activité de l’Espace Solidarités Côte-d’Or et en assure le traitement et l’analyse en lien avec l’équipe d’encadrement

CONTEXTE PARTICULIER OU SPECIFIQUE AU POSTE :
Poste qui nécessite à la fois de l’expertise, une appétence pour la transversalité, une grande capacité d’adaptation, ouverture d’esprit et curiosité
Agent affecté principalement à l'ESCO d'Arnay le Duc avec intervention possible sur d'autres ESCO de l’Agence et sur l’ensemble des dispositifs

Suppléance en cas d'absence d’autres secrétaires afin d'assurer l'accueil téléphonique et physique (pour mémoire : 9h à 12h et de 14h à 17h)